Urlaubsanspruch berechnen: Wartezeit, Teilurlaub und das Eintrittsjahr

Wie hoch ist der gesetzliche Urlaubsanspruch?

Das Bundesurlaubsgesetz gewährt mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr (§ 3 BUrlG). Werktage sind alle Tage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen – also auch der Samstag. Bezogen auf eine Sechs-Tage-Woche sind die 24 Werktage genau vier Wochen. Wer an weniger Tagen arbeitet, rechnet um: Urlaubstage ergeben sich aus 24 geteilt durch 6, multipliziert mit der Zahl der Arbeitstage pro Woche. Das sind 20 Tage bei der Fünf-Tage-Woche, 16 bei vier Arbeitstagen und 12 bei drei. Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag sehen häufig mehr vor – im öffentlichen Dienst etwa 30 Tage. Zwingend geschützt ist aber nur das gesetzliche Minimum (§ 13 BUrlG); für übergesetzlichen Mehrurlaub können eigene Regeln gelten.

Die Wartezeit: sechs Monate bis zum vollen Anspruch (§ 4 BUrlG)

Der volle Urlaubsanspruch wird erstmals nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben (§ 4 BUrlG). Diese Wartezeit ist eine einmalige Hürde: Ist sie überwunden, entsteht der volle Jahresanspruch danach in jedem Kalenderjahr neu am 1. Januar. Die Wartezeit ist nicht mit der Probezeit identisch – sie läuft unabhängig und auch dann weiter, wenn die Person in dieser Zeit krank ist oder kurzarbeitet, solange das Arbeitsverhältnis besteht. Vor Ablauf der sechs Monate kann der Arbeitgeber Urlaub gewähren, muss es aber nicht.

Teilurlaub und Zwölftelung: die drei Fälle des § 5 BUrlG

Wo kein voller Jahresurlaub entsteht, greift der Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses. § 5 Abs. 1 BUrlG nennt dafür drei Fälle:

1. Im Eintrittsjahr, wenn die Wartezeit in diesem Kalenderjahr nicht mehr erfüllt wird (§ 5 Abs. 1 Buchst. a).
2. Beim Ausscheiden, bevor die Wartezeit erfüllt ist (§ 5 Abs. 1 Buchst. b).
3. Beim Ausscheiden nach erfüllter Wartezeit, aber in der ersten Hälfte des Kalenderjahres (§ 5 Abs. 1 Buchst. c).

Aus dem dritten Fall folgt die wichtigste und am häufigsten übersehene Regel im Umkehrschluss: Wer die Wartezeit erfüllt hat und in der zweiten Jahreshälfte – also ab dem 1. Juli – ausscheidet, hat Anspruch auf den vollen Jahresurlaub, nicht nur auf die anteiligen Zwölftel. Eine zum 31. Juli kündigende Pflegekraft kann damit die vollen 20 beziehungsweise 24 Urlaubstage des Jahres beanspruchen, obwohl sie nur sieben Monate gearbeitet hat.

Urlaub im Eintrittsjahr: Beispielrechnung

Der Dreh- und Angelpunkt ist, ob die sechs Monate noch im Eintrittsjahr voll werden. Wer bis spätestens 1. Juli anfängt, erfüllt die Wartezeit im selben Jahr und hat damit den vollen Jahresurlaub. Wer später beginnt, bekommt für das Eintrittsjahr nur Teilurlaub und den vollen Anspruch erst ab dem 1. Januar des Folgejahres. Bei der Zwölftelung zählen nur volle Monate: Ein am 15. begonnener Monat ist kein voller Monat und bleibt außen vor.

Urlaub im Austrittsjahr

Wurde in der ersten Jahreshälfte bereits mehr Urlaub gewährt, als nach der Zwölftelung zusteht, darf das gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückgefordert werden (§ 5 Abs. 3 BUrlG). Für übergesetzlichen Mehrurlaub können Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag abweichen – etwa eine Zwölftelung auch bei Austritt in der zweiten Jahreshälfte oder eine Rückzahlungsregelung – solange das gesetzliche Minimum unangetastet bleibt.

Aufrunden: halbe Tage und mehr (§ 5 Abs. 2 BUrlG)

Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Aus 8,33 Tagen werden also 8 Tage, aus 8,5 Tagen 9. Das Bundesarbeitsgericht hat allerdings klargestellt, dass § 5 Abs. 2 kein allgemeines Rundungsgebot ist (BAG, 08.05.2018 – 9 AZR 578/17): Sein Anwendungsbereich beschränkt sich auf die Berechnung des gesetzlichen Teilurlaubs nach § 5 Abs. 1. Für tariflichen oder vertraglichen Mehrurlaub kann abweichend – etwa generell zugunsten der beschäftigten Person – gerundet werden, wenn das so vereinbart ist.

Doppelter Urlaub beim Arbeitgeberwechsel? Die Urlaubsbescheinigung (§ 6 BUrlG)

Wer mitten im Jahr den Arbeitgeber wechselt, erwirbt nicht zweimal vollen Urlaub. § 6 BUrlG schließt den Anspruch aus, soweit der frühere Arbeitgeber für dasselbe Kalenderjahr bereits Urlaub gewährt hat. Damit der neue Arbeitgeber das anrechnen kann, muss der alte bei Beendigung eine Urlaubsbescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub ausstellen (§ 6 Abs. 2 BUrlG). Neue Beschäftigte sollten diese Bescheinigung mitbringen – sie entscheidet, wie viele Urlaubstage im neuen Arbeitsverhältnis noch offen sind.

Sonderfälle: Elternzeit, Mutterschutz, lange Krankheit

In der Elternzeit darf der Arbeitgeber den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen (§ 17 BEEG); dafür ist eine ausdrückliche Kürzungserklärung nötig. Mutterschutzfristen zählen dagegen als Beschäftigungszeit und dürfen nicht gekürzt werden. Bei langer Krankheit entsteht der Urlaub weiter; der gesetzliche Mindesturlaub verfällt erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Diese Fristen sind im Urlaubskonto mitzuführen.

Was das für Dienstplan und Personalplanung bedeutet

Unterjährige Ein- und Austritte sind in Gesundheitsbetrieben Alltag: Azubis zum 1. September, Freiwilligendienstleistende, Springer, befristete Vertretungen. Der korrekte Anfangsurlaubsstand entscheidet die Planung ab dem ersten Tag – wer den anteiligen Anspruch, den bereits beim Vorarbeitgeber gewährten Urlaub und den Umschaltpunkt zum vollen Anspruch kennt, verteilt Urlaub und Vertretung ohne böse Überraschung zum Jahresende. Besonders der Fall „Austritt in der zweiten Jahreshälfte gleich voller Jahresurlaub“ gehört früh in die Abgangsplanung: Offener Urlaub lässt sich in der Kündigungsfrist meist besser als Freizeit einplanen, als ihn am Ende abzugelten.

Wie viel Urlaub eine Person im Eintritts- oder Austrittsjahr hat, muss von Tag eins an stimmen. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Urlaubskonten, anteilige Ansprüche, genommene und offene Tage sowie der Dienstplan laufen in einem System zusammen, sodass der tagesaktuelle Urlaubsstand jederzeit sichtbar ist – auch bei unterjährigem Ein- und Austritt.