Urlaubsplanung im Team: fair und ohne Engpässe

Wer entscheidet über den Urlaub?

Der Arbeitgeber legt den Urlaub fest – aber nicht frei nach Gusto. Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind die Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer Mitarbeitender stehen entgegen. Selbstbeurlaubung ist umgekehrt tabu: Wer ohne Genehmigung fernbleibt, riskiert die Kündigung – auch wenn der Antrag zu Unrecht abgelehnt wurde.

Sozialer Vorrang: Wer bekommt die Ferien?

Kollidieren Wünsche, entscheidet eine Abwägung sozialer Gesichtspunkte. Anerkannte Kriterien sind unter anderem:

• schulpflichtige Kinder – Bindung an die Schulferien
• Urlaub des Ehe- oder Lebenspartners, der nur zu bestimmten Zeiten frei hat
• Erholungsbedürftigkeit, etwa nach längerer Krankheit
• wer in den Vorjahren bereits in der Hauptsaison frei hatte

Betriebsferien: zulässig, aber begrenzt

Viele Praxen schließen im Sommer oder zwischen den Jahren komplett – das ist als Betriebsurlaub zulässig, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen (mit Betriebsrat: mitbestimmungspflichtig). Die Rechtsprechung zieht aber eine Grenze: Nur etwa drei Fünftel des Jahresurlaubs dürfen zentral verplant werden, der Rest muss für individuelle Wünsche frei bleiben. Betriebsferien sollten so früh wie möglich – idealerweise zu Jahresbeginn – angekündigt werden.

Verfall und Übertragung: die 31.-März-Falle

Urlaub ist an das Kalenderjahr gebunden. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich – dann muss der Resturlaub bis zum 31. März genommen werden. Aber Achtung: Nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber zuvor konkret und nachweisbar auf den drohenden Verfall hingewiesen und die Urlaubnahme ermöglicht hat. Ohne diesen Hinweis läuft der Anspruch weiter – unter Umständen über Jahre. Bei Langzeiterkrankung verfällt Urlaub 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.

1. Zu Jahresbeginn schriftlich über Resturlaub und Verfallsdatum informieren.
2. Im Herbst erinnern, wer noch viele Tage offen hat.
3. Beides dokumentieren – die Nachweispflicht liegt beim Arbeitgeber.

Mindestbesetzung zuerst planen

Bevor Wünsche verteilt werden, muss klar sein, wie viele Personen je Qualifikation gleichzeitig fehlen dürfen: In der Apotheke muss durchgehend approbiertes Personal anwesend sein, in der Praxis müssen Anmeldung und Assistenz besetzt bleiben, in der Pflege gilt der Qualifikationsmix. Aus der Mindestbesetzung ergibt sich eine einfache Regel, etwa: „maximal eine PTA und eine PKA gleichzeitig im Urlaub“. Solche Regeln vorab zu kommunizieren, verhindert die meisten Konflikte.

Ein fairer Prozess in vier Schritten

1. Bis Ende Januar: Wünsche für die Hauptsaison einsammeln – zentral, nicht auf Zetteln.
2. Februar: Konflikte nach sozialen Kriterien und fairer Rotation lösen (wer dieses Jahr Sommer hat, verzichtet nächstes Jahr).
3. März: Jahresurlaubsplan veröffentlichen – für alle einsehbar.
4. Unterjährig: Restanträge nach Besetzungslage genehmigen, Resturlaub im Blick behalten.