Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt

1. Bedarf ermitteln

Am Anfang steht die Frage: Wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation werden zu welcher Zeit gebraucht? Leiten Sie den Bedarf aus Öffnungs- bzw. Sprechzeiten, erfahrungsgemäßen Stoßzeiten und gesetzlich vorgeschriebenen Mindestbesetzungen ab. In der Apotheke muss zu jeder Öffnungsminute ein approbierter Apotheker anwesend sein, in der Pflege gilt der vorgegebene Qualifikationsmix.

2. Verfügbarkeiten & Wünsche einsammeln

Erfassen Sie Urlaub, feste Teilzeitmuster, Fortbildungen und Wunschdienste, bevor Sie planen – nicht danach. Eine zentrale, für alle sichtbare Abwesenheitsverwaltung verhindert Doppelbelegungen und das klassische „Das hatte ich doch beantragt“.

3. Schichten und Rollen definieren

Legen Sie wiederkehrende Schichten als Vorlagen an (z. B. Früh 7–13 Uhr, Spät 13–19 Uhr). Hinterlegen Sie pro Schicht die benötigte Rolle bzw. Qualifikation. So plant die Software nicht nur Köpfe, sondern die richtigen Köpfe.

4. Plan befüllen – und Regeln prüfen lassen

Verteilen Sie die Mitarbeitenden per Drag & Drop auf die Schichten. Achten Sie dabei auf:

• Höchstarbeitszeit (max. 8, bei Ausgleich bis 10 Stunden/Werktag)
• Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Diensten
• faire Verteilung von Wochenend-, Nacht- und Feiertagsdiensten
• Mindestbesetzung je Rolle und Funktionsbereich

5. Rechtzeitig veröffentlichen

Geben Sie den Plan mit ausreichend Vorlauf frei – je früher, desto besser planbar wird der private Alltag Ihres Teams. Über eine mobile App sehen alle ihre Schichten sofort und können Tausch- oder Vertretungsanfragen direkt stellen.

6. Ist-Zeiten erfassen und auswerten

Der Plan ist die Soll-Seite. Erfassen Sie zusätzlich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit – das ist seit 2022 Pflicht (siehe Zeiterfassung) und Grundlage für Stundenkonten, Zuschläge und die Lohnabrechnung. Aus dem Vergleich Soll/Ist erkennen Sie, wo Sie strukturell zu knapp oder zu großzügig planen.