Geteilte Sprechzeiten, kleine MFA-Teams und die Zeiterfassungspflicht für alle: Wir erklären die Besonderheiten der Praxis-Planung – und zeigen die drei passenden Software-Lösungen.
Eine Arztpraxis ist ein Kleinbetrieb mit 3 bis 10 Personen, oft mit individuellen Teilzeitmustern und geteilten Sprechzeiten. Geplant wird selten von einer HR-Abteilung, sondern von der Praxismanagerin oder dem Arzt nebenbei. Das Modell „Vormittag und Nachmittag mit Mittagspause“ macht Splitschichten zur Regel, und jede Funktion – Anmeldung, Telefon, Labor, Behandlung – braucht zu Sprechzeiten eine Mindestbesetzung. In so kleinen Teams führt ein einziger Krankheitsfall sofort zum Engpass.
Ärztliche Leitung, Behandlung und Personalführung. Angestellte Ärzt:innen sind eine stark wachsende Gruppe.
Kern des Teams: Empfang, Telefon, Termine, Blutentnahme, Impfungen, EKG, Labor, Abrechnungsvorbereitung. Frauenanteil ~98 %.
Praxismanager:innen erstellen Dienstpläne und koordinieren das Team; VERAH übernehmen delegierte ärztliche Aufgaben und Hausbesuche.
Auszubildende MFA/ZFA sowie Reinigungskräfte und Minijobber – letztere mit eigener Dokumentationspflicht.
MFA sind ein Mangelberuf – und werden von Kliniken, Pflege und Krankenkassen aktiv abgeworben. Parallel fehlen zunehmend Hausärzt:innen, während die Ärzteschaft altert.
Die MFA-Ausbildung ist einer der beliebtesten Ausbildungsberufe – mit klaren Aufstiegswegen.
3-jährige duale Ausbildung in Praxis und Berufsschule. 2025 wurden rund 16.680 neue Verträge geschlossen – gegen den allgemeinen Trend steigend, mit wachsendem Männeranteil.
Zusatzqualifikationen, mit denen MFA delegierte ärztliche Aufgaben und Hausbesuche übernehmen (VERAH hausarztfokussiert, NäPA umfangreicher).
Aufstiegsqualifikation für Praxisorganisation, Abrechnung (EBM/GOÄ), QM und Teamführung – typischerweise die Rolle der/des Dienstplan-Verantwortlichen.
Die Gehälter regelt der Gehaltstarifvertrag zwischen vmf und AAA (Laufzeit 2025–2026). Zum 1.1.2025 stiegen sie linear um 3,85 %, zum 1.1.2026 folgte eine weitere Stufe.
29 Urlaubstage Standard, ab 55 Jahren 31 Tage. Vollzeit-Bruttowerte (2025), ohne Gewähr.
Vormittag und Nachmittag mit langer Mittagspause – Splitschichten mit mehreren Blöcken pro Tag und Person sind die Regel.
Anmeldung, Telefon, Labor und Behandlung müssen getrennt abgesichert sein – nicht nur die reine Kopfzahl zählt.
Bei 3–6 Personen führen Krankheit oder Urlaub sofort zu Engpässen; schnelle Vertretungssuche ist kritisch.
Komplette Ferien-/Schließzeiten müssen koordiniert werden, dazu kommt der KV-Bereitschaftsdienst (116117) außerhalb der Sprechzeiten.
Was Sie bei Arbeitszeit, Dokumentation und Tarif beachten müssen – die Grundlage für eine gesetzeskonforme Zeiterfassung.
Max. 8 (auf 10 erweiterbar) Stunden pro Werktag. Der Samstag gilt als regulärer Werktag.
Seit dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 muss die gesamte Arbeitszeit systematisch erfasst werden – auch in der kleinsten Praxis.
Minijobber-Arbeitszeiten binnen 7 Tagen dokumentieren und 2 Jahre aufbewahren. Verstöße: Bußgeld bis 30.000 €.
+3,85 % ab 01.01.2025, weitere Erhöhung ab 01.01.2026; Stundenlöhne 2026 je nach Berufsjahren ~17,60–29,32 €.
Das zentrale Werkzeug der Praxis ist das Praxisverwaltungssystem (PVS) – für Patientenverwaltung, Termine, KV-Abrechnung, eRezept und Dokumentation. Der Markt wird von CGM und medatixx (zusammen ~65 %) angeführt:
Links zu den Anbietern öffnen in einem neuen Tab (nofollow). Keine Empfehlung oder Partnerschaft.
PVS sind auf den medizinischen Workflow und die Abrechnung ausgelegt. Professionelle Personal-Dienstplanung und gesetzeskonforme Zeiterfassung gehören nicht dazu – Praxen behelfen sich heute meist mit Excel, Papier oder Aushang. Genau hier setzt eine dedizierte Lösung an.
Mit ePA, E-Rezept und eAU verlagert sich der Praxisalltag zunehmend in die Telematikinfrastruktur.
Seit Januar 2025 erhalten GKV-Versicherte automatisch eine elektronische Patientenakte (Opt-out). Seit 1. Oktober 2025 sind alle Leistungserbringer zur Nutzung verpflichtet.
Elektronisches Rezept und elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind etablierte TI-Anwendungen des Praxisalltags.
Rechtlicher Rahmen für den ePA-Rollout und die Beschleunigung der Digitalisierung im Gesundheitswesen.
Praxisverwaltungssysteme wandern in die Cloud (TI 2.0, Konnektor-Wegfall); Online-Terminbuchung und Videosprechstunde ergänzen den Betrieb.
2025/2026 ist von Entbudgetierung, MVZ-Debatte und demografischem Druck geprägt.
Mit dem GVSG werden hausärztliche Leistungen seit 1.10.2025 ohne Budgetierung voll vergütet – Mehrkosten rund 500 Mio. € pro Jahr.
Gefordert werden ein bundesweites MVZ-Register, Transparenz über Eigentümerstrukturen und Kennzeichnungspflichten auf dem Praxisschild.
Der Renteneintritt der geburtenstarken Jahrgänge verschärft Ärztemangel und Praxisnachfolge-Problem.
Aplano kommt ursprünglich aus dem Gesundheitswesen – entwickelt für die Dienstplanung in Apotheken – und bringt daher genau die Eigenschaften mit, die auch kleine Praxisteams brauchen. Es ist ohne IT-Abteilung bedienbar, in rund einer Stunde startklar und bildet die typischen Praxis-Muster sauber ab. Die Zielnutzerin ist die Praxismanagerin oder MFA, nicht ein HR-Profi.
Für die Praxis zählt vor allem Einfachheit: Die Software muss von der Praxismanagerin oder MFA bedienbar sein – ohne IT-Abteilung – und gleichzeitig Splitschichten, kleine Teams und die Zeiterfassungspflicht abdecken. Auf Platz 1: Aplano, einsatzbereit in rund einer Stunde.
Einfachster Dienstplan mit Splitschichten und BAG-konformer Zeiterfassung.
Schlanker Dienstplan mit Schichtbewerbungs-Prinzip.
Urlaubsverwaltung + Zeiterfassung zum Flatrate-Preis.
Eine, die Splitschichten, Mindestbesetzung je Funktion und die Zeiterfassungspflicht abdeckt und dabei einfach genug für die Praxismanagerin ist. Im Vergleich überzeugt Aplano als günstiger, schnell startklarer Allrounder.
Ja. Das BAG-Urteil von 2022 verpflichtet alle Arbeitgeber – unabhängig von der Teamgröße – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen. Für Minijobber gilt zusätzlich § 17 MiLoG.
In der Regel nicht. CGM, medatixx & Co. sind auf Patienten, Termine und Abrechnung ausgelegt, nicht auf Personal-Dienstplanung und gesetzeskonforme Zeiterfassung. Dafür ist eine eigene Lösung sinnvoll.
Mit einer zentralen Abwesenheitsverwaltung, in der alle Anträge, Schließzeiten und Vertretungen sichtbar sind. So lassen sich Engpässe früh erkennen und über die mobile App schnell Vertretungen finden.
Recherchestand 2024–2026. Preis- und Funktionsangaben der Software ohne Gewähr.