24/7-Schichtbetrieb, fahrzeitoptimierte Touren und der richtige Qualifikationsmix: Wir erklären die Besonderheiten der Pflege-Planung – und zeigen die drei passenden Software-Lösungen.
Kaum eine Branche stellt höhere Anforderungen an den Dienstplan: Stationäre Einrichtungen müssen rund um die Uhr lückenlos besetzt sein, ambulante Dienste planen Touren nach Terminen, Lage und Fahrzeiten. Behandlungspflege darf nur von examinierten Fachkräften geleistet werden, deshalb muss jede Schicht und jede Tour den richtigen Qualifikationsmix abbilden. Bei einer sehr hohen Teilzeitquote und ständigem Personalengpass wird kurzfristiger Ausfall zur täglichen Herausforderung – heute oft noch per WhatsApp und Telefon gelöst.
Verantworten den Pflegeprozess und die Behandlungspflege (Medikamente, Wundversorgung, Injektionen) – fachkraftvorbehalten.
Grundpflege und Alltagsunterstützung als Unterstützung der Fachkräfte – planbar nur im richtigen Mix mit ihnen.
Aktivierung und soziale Betreuung – keine körperliche Pflege, keine Behandlungspflege.
Die Pflegedienstleitung organisiert Einsätze; im ambulanten Dienst sind Fahrzeiten zwischen Klienten Arbeitszeit und Planungsfaktor.
Die Pflege ist der zweitgrößte Engpassberuf Deutschlands – und das Personalwachstum gelingt nur noch über ausländische Fachkräfte.
Seit 2020 ist die Ausbildung generalistisch – und die Zahlen steigen wieder deutlich.
3-jährige Ausbildung seit 2020. 2025 wurden rund 64.300 neue Verträge geschlossen (+8 %); 99 % der Absolvent:innen wählen die generalistische Berufsbezeichnung.
Seit 2023 mit Ausbildungsvergütung (Pflegestudiumstärkungsgesetz) – der akademische Weg in die Pflege.
In der Regel 1-jährig, bislang landesrechtlich geregelt; eine bundeseinheitliche Pflegeassistenzausbildung ist in Arbeit.
Die Bezahlung ist durch Pflegemindestlohn und Tariftreue-Pflicht (§ 72 SGB XI) deutlich nach oben gerückt. Der Pflegemindestlohn steigt in mehreren Stufen:
Im TVöD-P verdienen examinierte Fachkräfte (EG P7) je nach Stufe rund 3.187–4.013 € brutto – plus Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge. Einrichtungen müssen tariflich oder mindestens regional üblich bezahlen (Tariftreue-Pflicht seit 1.9.2022).
Früh, Spät und Nacht müssen lückenlos besetzt sein – inklusive Wochenenden und Feiertagen, fair rotiert.
Routen nach Terminen, Lage und Fahrzeiten optimieren; jeder Ausfall oder jede Neuaufnahme erfordert eine Neuberechnung der Tour.
Behandlungspflege nur durch Fachkräfte – jede Schicht/Tour muss den passenden Mix abbilden (PeBeM-Logik).
Krankheitsausfälle werden heute oft per WhatsApp kompensiert. Springer, Hintergrunddienste und Einspringen aus dem Frei müssen organisiert werden.
Was Sie bei Arbeitszeit, Dokumentation und Tarif beachten müssen – die Grundlage für eine gesetzeskonforme Zeiterfassung.
Max. 8 (→10) Stunden, mind. 11 Stunden Ruhezeit (Pflege-Sonderregel: −1 Stunde mit Ausgleich), Nachtarbeitsregeln.
Seit 13.09.2022 (1 ABR 22/21) gilt die Pflicht sofort und ohne Übergangsfrist – für alle Beschäftigten.
Seit 1.7.2023 bundeseinheitliche Personal-Anhaltswerte nach Pflegegraden und Qualifikation; seit 1.1.2026 verpflichtend.
TVöD-P, AVR; Pflegemindestlohn Fachkraft ab 1.7.2025 20,50 €, ab 1.7.2026 21,03 € – plus Nacht- und Wechselschichtzuschläge.
In der Pflege dominieren Komplettsysteme für Dokumentation, Leistungsabrechnung (SGB V/XI) und Touren – teils mit eigenem Dienstplan-Modul. Das sind die Marktführer:
Links zu den Anbietern öffnen in einem neuen Tab (nofollow). Keine Empfehlung oder Partnerschaft.
Die großen Suiten bringen Dienstplan-Module mit, die jedoch häufig auf Abrechnung und Dokumentation optimiert und entsprechend schwerfällig sind. Das öffnet die Tür für schlanke, mobile Dienstplan- und Zeiterfassungs-Software – als Ergänzung mit Lohn-Export statt Komplettsystem.
Mit der TI-Pflicht seit Juli 2025 ist die Digitalisierung in der Pflege verbindlich geworden – und wird gefördert.
Mit dem PUEG ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur für ambulante und stationäre Pflege verpflichtend – inklusive KIM (sichere E-Mail) und ePA-Zugriff.
Seit Ende April 2025 verfügbar; nach Einwilligung können Pflegeeinrichtungen Befunde und Dokumente einsehen.
Bis zu 40 % der Kosten, max. 12.000 € je Einrichtung – u. a. für digitale Pflegedokumentation und Dienst-/Tourenplanung. Beantragbar bis Ende 2030.
Moderne Systeme optimieren Touren per KI und dokumentieren mobil – zur Entlastung bei wachsender Arbeitsverdichtung.
Die Finanzlage der Pflegeversicherung und die Personalbemessung dominieren die Debatte.
Der Pflegebeitrag stieg auf 3,6 %; dennoch droht 2025 ein Minus von rund 3 Mrd. €, das sich 2026 ohne Gegensteuern verdoppeln könnte.
Das Personalbemessungsverfahren ist seit 1.1.2026 verpflichtend; das geplante Pflegekompetenzgesetz soll den Personalaufbau flankieren.
Der durchschnittliche Eigenanteil im ersten Heimjahr liegt bei rund 3.245 € pro Monat – etwa 9 % mehr als im Vorjahr.
Aplano stammt aus dem Gesundheitswesen – ursprünglich für die Dienstplanung in Apotheken entwickelt – und ist von Grund auf auf Schichtbetrieb ausgelegt. Für Pflegedienste heißt das: Früh-, Spät- und Nachtdienste lassen sich mit dem richtigen Qualifikationsmix planen, Zuschläge werden automatisch berechnet, und kurzfristige Ausfälle laufen über die mobile App statt über Telefon- und WhatsApp-Ketten.
Im Pflegedienst zählt eine Software, die Schichten und Touren mit dem richtigen Qualifikationsmix plant, Zuschläge automatisch berechnet und kurzfristige Ausfälle über eine mobile App abfedert. Auf Platz 1: Aplano – schlank, mobil und mit BAG-konformer Zeiterfassung.
Schicht- und Zuschlagslogik mit mobiler App fürs schnelle Einspringen.
Detaillierte Pflege-Zuschläge und starker Lohn-Export.
Schlanker Dienstplan mit Wunschdiensten und Gratis-Einstieg.
Eine Lösung mit Schicht-/Tourenplanung, Fachkraftquoten-Logik, automatischen Zuschlägen und mobiler App fürs Einspringen. Im Vergleich überzeugt Aplano als schlanker, mobiler Allrounder mit BAG-konformer Zeiterfassung.
Oft ja. Suiten wie MEDIFOX DAN, Vivendi oder snap sind stark in Dokumentation und Abrechnung, ihre Dienstplan-Module gelten aber häufig als schwerfällig. Eine schlanke, mobile Lösung mit Lohn-Export ergänzt sie sinnvoll.
Über eine mobile App können offene Schichten ausgeschrieben und vom Team angenommen werden – statt Telefon- und WhatsApp-Ketten. So lassen sich Springer und Einspringen aus dem Frei deutlich schneller organisieren.
Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI gibt seit 2023 bundeseinheitliche Anhaltswerte je Pflegegrad und Qualifikation vor und ist seit 1.1.2026 verpflichtend. Die Software sollte den geplanten Qualifikationsmix entsprechend prüfen können.
Recherchestand 2024–2026. Preis- und Funktionsangaben der Software ohne Gewähr.