Personalbedarf berechnen: Methoden für Apotheke, Praxis & Pflege
„Wir brauchen mehr Leute“ ist ein Gefühl – kein Plan. Wer beim Personal aus dem Bauch heraus entscheidet, plant entweder chronisch zu knapp (Überlastung, Fluktuation) oder zu großzügig (unnötige Kosten). Eine saubere Personalbedarfsrechnung macht aus dem Gefühl eine Zahl, die sich begründen und im Dienstplan umsetzen lässt. So gehen Sie vor.
Brutto- ist nicht gleich Nettoarbeitszeit
Der häufigste Denkfehler: Eine Vollzeitkraft mit 39 Wochenstunden steht nicht 39 Stunden für die Versorgung zur Verfügung. Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Feiertage reduzieren die tatsächlich verfügbare Zeit deutlich. Die Faustzahl: Von der Bruttojahresarbeitszeit bleiben nach Abzug dieser Ausfallzeiten oft nur rund 80 bis 85 % als produktive Nettoarbeitszeit übrig. Wer diesen Puffer nicht einplant, ist strukturell unterbesetzt.
Die Grundformel
Der benötigte Bedarf ergibt sich aus Öffnungs- bzw. Sprechzeiten, der nötigen Mindestbesetzung je Rolle und den Stoßzeiten. Die Nettoarbeitszeit einer Vollzeitkraft errechnen Sie, indem Sie von den Jahresarbeitstagen Urlaub, durchschnittliche Krankheitstage, Feiertage und Fortbildungstage abziehen und mit der täglichen Arbeitszeit multiplizieren.
Ausfallzeiten realistisch ansetzen
Die Ausfallquote entscheidet über die Qualität der Rechnung. Kalkulieren Sie mit den echten Werten Ihres Betriebs, nicht mit Wunschzahlen: gesetzlicher oder tariflicher Urlaub (in der Apotheke etwa 35 Tage nach ADA/ADEXA, in der Praxis meist 29), die durchschnittliche Krankenquote der letzten Jahre sowie Fortbildungs- und Berufsschultage bei Auszubildenden. Gerade Letztere dürfen nicht voll auf die Mindestbesetzung angerechnet werden.
Branchenspezifische Besonderheiten
- Apotheke: Zur gesamten Öffnungszeit muss approbiertes Personal anwesend sein – der Bedarf bemisst sich also nicht nur an der Kundenfrequenz, sondern an der lückenlosen Anwesenheitspflicht plus Notdiensten.
- Arztpraxis: Rollenbasiert rechnen (Anmeldung, Labor, Behandlungsassistenz) statt in reinen Köpfen. Splitschichten mit Vor- und Nachmittagssprechstunde erhöhen den Bedarf an Anwesenheitsstunden.
- Ambulante Pflege: Hier zählen auch die Fahrzeiten zwischen den Einsätzen als Arbeitszeit – der Bedarf liegt spürbar über der reinen Summe der Pflegeminuten.
PeBeM: verbindliche Personalbemessung in der stationären Pflege
In der vollstationären Langzeitpflege müssen Betriebe nicht mehr frei schätzen: Das Personalbemessungsverfahren (PeBeM) nach § 113c SGB XI ist seit dem 1. Januar 2026 verbindlich anzuwenden. Es berechnet den Bedarf einrichtungsindividuell auf Basis der Pflegegradverteilung der Bewohner und gibt für jedes Qualifikationsniveau feste Personalanhaltswerte (Vollzeitäquivalente je Bewohner und Pflegegrad) vor. Für Krankenhäuser gilt separat die PPR 2.0. Für die ambulante Pflege existiert noch kein bundeseinheitliches Verfahren – hier laufen bis Ende 2026 Modellprogramme zur Erprobung.
Vom Bedarf zum Dienstplan
Die Bedarfszahl ist die eine Hälfte, ihre Verteilung die andere. Selbst bei rechnerisch ausreichendem Personal entstehen Lücken, wenn die verfügbaren Stunden nicht zu den Stoßzeiten passen. Deshalb gehören Personalbedarf und Dienstplanung zusammengedacht: Wer Soll- und Ist-Stunden fortlaufend gegenüberstellt, erkennt strukturelle Über- oder Unterbesetzung früh – und kann nachsteuern, bevor aus einer Lücke ein Dauerzustand wird.
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