Urlaubsabgeltung: Resturlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszahlen
Urlaub ist eigentlich dazu da, genommen zu werden – nicht, um ihn sich auszahlen zu lassen. Solange das Arbeitsverhältnis läuft, ist eine Auszahlung von Urlaubstagen sogar verboten. Es gibt aber eine Ausnahme: Endet das Arbeitsverhältnis und ist noch Resturlaub offen, der wegen der Beendigung nicht mehr in Freizeit gewährt werden kann, muss der Arbeitgeber ihn in Geld abgelten. Diese Urlaubsabgeltung sorgt beim Ausscheiden regelmäßig für Streit – über die Höhe, über Fristen und über die Frage, ob der Anspruch mit dem Tod einer beschäftigten Person untergeht. Dieser Leitfaden erklärt § 7 Abs. 4 BUrlG, die Berechnung und die wichtigsten Urteile des Bundesarbeitsgerichts.
Nur bei Beendigung – das Abgeltungsverbot im laufenden Arbeitsverhältnis
Der gesetzliche Urlaub ist auf bezahlte Freizeit gerichtet, nicht auf Geld. Solange das Arbeitsverhältnis besteht, kann Urlaub deshalb nicht „ausbezahlt“ werden – auch nicht auf Wunsch der beschäftigten Person. Erst wenn das Arbeitsverhältnis endet und Resturlaub offen ist, der bis zum Ende nicht mehr in Freizeit genommen werden kann, wandelt sich der Freistellungsanspruch in einen Geldanspruch um. Das ist die Urlaubsabgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG. Sie setzt also zwei Dinge voraus: die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses und noch nicht erfüllten Urlaub.
So wird die Urlaubsabgeltung berechnet
Die Höhe der Abgeltung entspricht dem, was die Person als Urlaubsentgelt erhalten hätte, wenn sie die offenen Tage noch in Freizeit genommen hätte. Maßstab ist § 11 BUrlG: der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen (drei Monate) vor dem maßgeblichen Zeitpunkt, ohne zusätzlich für Überstunden gezahltes Entgelt. Daraus ergibt sich ein Tagessatz, der mit der Zahl der offenen Urlaubstage multipliziert wird. Ein vereinfachtes Beispiel:
- Durchschnittlicher Bruttoverdienst der letzten 13 Wochen: 3.900 Euro im Monat.
- Daraus ein Tagessatz: 3.900 Euro × 3 Monate ÷ 13 Wochen ÷ 5 Arbeitstage = 180 Euro pro Urlaubstag.
- Offene Urlaubstage bei Beendigung: 8 Tage.
- Urlaubsabgeltung: 8 × 180 Euro = 1.440 Euro brutto.
Zum maßgeblichen Durchschnitt gehören auch regelmäßig gezahlte Zuschläge und variable Bestandteile – so, wie sie in das Urlaubsentgelt einfließen. Deshalb ist eine saubere Entgelt- und Zeiterfassung die Grundlage jeder korrekten Abgeltung.
Reiner Geldanspruch – mit Folgen für Verfall und Verjährung
Früher galt die Abgeltung als bloßes „Surrogat“ des Urlaubs und teilte dessen Schicksal. Diese Sichtweise hat das Bundesarbeitsgericht aufgegeben: Die Urlaubsabgeltung ist heute ein eigenständiger, reiner Geldanspruch. Er entsteht und wird fällig mit dem rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses (BAG, 22.01.2019 – 9 AZR 45/16). Das hat zwei praktische Konsequenzen:
- Verjährung: Die Abgeltung verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (BAG, 31.01.2023 – 9 AZR 456/20). Das ist ein wichtiger Unterschied zum Urlaubsanspruch selbst: Dieser verjährt erst, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt und die Person tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen (BAG, 20.12.2022 – 9 AZR 266/20). Für die Abgeltung läuft die Frist dagegen ohne einen solchen Hinweis an.
- Ausschlussfristen: Weil es ein Geldanspruch ist, kann die Abgeltung auch von arbeits- oder tarifvertraglichen Ausschluss- und Verfallklauseln erfasst werden – oft deutlich kürzer als drei Jahre. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch selbst unterliegt solchen Klauseln nicht, seine Abgeltung aber sehr wohl.
Die Urlaubsabgeltung ist vererbbar
Stirbt eine beschäftigte Person, während noch Urlaub offen ist, geht der Anspruch nicht unter, sondern auf die Erben über. Das hat der Europäische Gerichtshof entschieden (Urteil vom 06.11.2018 – C-569/16 und C-570/16, Bauer/Willmeroth); das Bundesarbeitsgericht hat seine frühere gegenteilige Rechtsprechung aufgegeben und erkennt die Vererbbarkeit des Abgeltungsanspruchs an (BAG, 22.01.2019 – 9 AZR 45/16). Die Erben können die Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs also vom Arbeitgeber verlangen – unabhängig davon, dass der Urlaub als Freizeit nach dem Tod naturgemäß nicht mehr möglich wäre.
Langzeiterkrankung: die 15-Monats-Frist
Ein praktisch wichtiger Sonderfall ist das Ausscheiden nach langer Krankheit. Gesetzliche Urlaubsansprüche dauernd arbeitsunfähiger Personen verfallen nach unionsrechtskonformer Auslegung des § 7 Abs. 3 BUrlG erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres. Wer also über das Jahresende hinaus durchgehend erkrankt war und dann ausscheidet, kann noch Urlaub aus dem laufenden und – innerhalb der 15-Monats-Grenze – dem Vorjahr abzugelten haben. Für Urlaub, der vor Beginn der Erkrankung schon hätte genommen werden können, greifen dagegen die normalen Verfall- und Hinweisregeln.
Freistellung statt Abgeltung
Oft lässt sich eine Abgeltung ganz vermeiden, indem der Resturlaub in der Kündigungsfrist noch in Freizeit gewährt wird. Entscheidend ist dabei die Art der Freistellung: Nur eine unwiderrufliche Freistellung unter ausdrücklicher Anrechnung auf den Urlaub erfüllt den Urlaubsanspruch und mindert damit die Abgeltung. Eine widerrufliche Freistellung reicht nicht, weil die Person weiter abrufbereit sein muss und deshalb keinen echten Urlaub hat. Wer also offenen Urlaub „in der Freistellung aufgehen lassen“ will, muss ihn klar und unwiderruflich als Urlaub gewähren.
Gesetzlicher Urlaub, Mehrurlaub und Teilzeit
Zwingend geschützt ist nur der gesetzliche Mindesturlaub (nach dem Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, also vier Wochen). Für darüber hinausgehenden tariflichen oder arbeitsvertraglichen Mehrurlaub können die Parteien eigene Regeln zu Verfall und Abgeltung vereinbaren – etwa, dass Mehrurlaub am Jahresende verfällt oder nicht abgegolten wird. Bei Teilzeit und Minijob wird der Urlaubsanspruch anteilig nach den Arbeitstagen pro Woche berechnet; die Abgeltung folgt dieser anteiligen Tageszahl.
Steuer und Sozialversicherung
Die Urlaubsabgeltung ist steuerpflichtiger Arbeitslohn und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Sozialversicherungsrechtlich gilt sie als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (Einmalzahlung) und wird dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet; zu beachten ist die sogenannte Märzklausel bei Einmalzahlungen zu Jahresbeginn. Eine steuerliche Vergünstigung wie die Fünftelregelung greift nicht, weil die Abgeltung keine Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes ist, sondern nachträglicher Arbeitslohn.
Was das für Dienstplan und Lohnabrechnung bedeutet
Wie viel abzugelten ist, hängt am tagesaktuellen Resturlaubsstand – und der entsteht aus dem Dienstplan: genommene, geplante und noch offene Urlaubstage müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Wer beim Ausscheiden einer Person sofort sieht, wie viele Tage offen sind, kann entscheiden, ob er sie in der Kündigungsfrist noch als unwiderrufliche Freistellung gewährt oder auszahlt. Für die Lohnabrechnung ist der 13-Wochen-Durchschnitt mit allen regelmäßigen Zuschlägen zu bilden – auch das setzt eine lückenlose Entgelt- und Zeiterfassung voraus. Und weil die Abgeltung als Einmalzahlung gesondert zu behandeln ist, sollte sie im Lohnexport klar von den laufenden Bezügen getrennt sein.
Ob Resturlaub ausgezahlt oder in der Freistellung gewährt wird – man muss den aktuellen Stand kennen. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Urlaubskonten, genommene und offene Tage sowie die Entgeltdaten laufen in einem System zusammen, und die Lohndaten lassen sich strukturiert für die Entgeltabrechnung exportieren – Einmalzahlungen wie die Urlaubsabgeltung bleiben dabei von den laufenden Bezügen getrennt.
Häufige Fragen
Wann habe ich Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
Wenn das Arbeitsverhältnis endet und noch Resturlaub offen ist, der wegen der Beendigung nicht mehr in Freizeit genommen werden kann (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Im laufenden Arbeitsverhältnis ist eine Auszahlung von Urlaub dagegen nicht zulässig – dann ist der Urlaub in Freizeit zu nehmen.
Wie wird die Urlaubsabgeltung berechnet?
Wie das Urlaubsentgelt nach § 11 BUrlG: aus dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem maßgeblichen Zeitpunkt wird ein Tagessatz gebildet und mit der Zahl der offenen Urlaubstage multipliziert. Regelmäßige Zuschläge und variable Bestandteile fließen mit ein, zusätzlich für Überstunden gezahltes Entgelt nicht.
Verjährt der Anspruch auf Urlaubsabgeltung?
Ja. Die Abgeltung verjährt als Geldanspruch in drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (BAG, 31.01.2023 – 9 AZR 456/20). Anders als beim Urlaubsanspruch selbst läuft die Frist ohne einen Hinweis des Arbeitgebers an. Zusätzlich können kürzere arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten.
Ist die Urlaubsabgeltung vererbbar?
Ja. Stirbt eine beschäftigte Person mit offenem Urlaub, geht der Abgeltungsanspruch auf die Erben über (EuGH, 06.11.2018 – C-569/16, Bauer/Willmeroth; BAG, 22.01.2019 – 9 AZR 45/16). Die Erben können die Abgeltung des nicht genommenen Urlaubs vom Arbeitgeber verlangen.
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