Phantomlohn: Wenn Beiträge auf nicht gezahlten Lohn fällig werden

Was ist Phantomlohn?

Phantomlohn – auch Fiktivlohn genannt – ist die Differenz zwischen dem Lohn, der einer beschäftigten Person arbeitsrechtlich zusteht, und dem Lohn, der ihr tatsächlich ausgezahlt wird. Der Begriff klingt nach einem Rechenfehler, meint aber ein handfestes sozialversicherungsrechtliches Prinzip: Für laufendes Arbeitsentgelt entstehen die Beitragsansprüche der Sozialversicherung, sobald der Anspruch auf den Lohn entsteht – nicht erst, wenn das Geld fließt. Das ist das sogenannte Entstehungsprinzip des § 22 Abs. 1 Satz 1 SGB IV. Ob der Arbeitgeber den geschuldeten Betrag vollständig überwiesen hat, spielt für die Beitragshöhe keine Rolle.

Wichtig ist die Gegenausnahme: Für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt – etwa Weihnachts- oder Urlaubsgeld als Sonderzahlung – gilt das Zuflussprinzip (§ 22 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Solche Einmalzahlungen werden erst verbeitragt, wenn sie ausgezahlt werden; ein nicht gewährtes Weihnachtsgeld löst also keinen Phantomlohn aus. Die Falle betrifft ausschließlich das laufende, Monat für Monat geschuldete Entgelt.

Wie entsteht Phantomlohn?

Phantomlohn entsteht überall dort, wo ein Lohnanspruch besteht, der nicht vollständig erfüllt wird. Im Gesundheitswesen sind das vor allem diese Konstellationen:

• Unterschrittener Mindest- oder Branchenlohn: Wird der gesetzliche Mindestlohn (13,90 € ab 2026, 14,60 € ab 2027) oder der höhere Pflegemindestlohn rechnerisch nicht erreicht – etwa weil Arbeitszeiten unsauber erfasst werden –, entsteht Phantomlohn in Höhe der Differenz. Der Mindestlohn ist unabdingbar und kann weder durch Vereinbarung noch durch eine Ausschlussfrist wegfallen.
• Nicht vergütete Überstunden und Mehrarbeit: Geleistete und geschuldete Stunden, die weder bezahlt noch wirksam über ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden, sind beitragspflichtig – auch wenn sie auf der Abrechnung nie auftauchen.
• Zu niedriges Urlaubsentgelt: Das Urlaubsentgelt muss den durchschnittlichen Verdienst der letzten Wochen abbilden, einschließlich regelmäßiger Zuschläge und Überstunden. Wird im Urlaub nur das Grundgehalt ohne diese Bestandteile gezahlt, fehlt der Rest – und wird zu Phantomlohn.
• Tarif- oder vertragswidrige Vergütung: Zahlt der Betrieb unter dem einschlägigen Tarif- oder dem im Arbeitsvertrag vereinbarten Lohn, entstehen Beiträge auf den geschuldeten Betrag.
• Arbeit auf Abruf ohne feste Stundenzahl: Fehlt die vereinbarte Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit, gelten 20 Stunden pro Woche als vereinbart (§ 12 Abs. 1 Satz 3 TzBfG) – und auf diese fiktive Zeit sind Beiträge fällig, selbst wenn weniger abgerufen und gezahlt wurde.

Die Minijob-Falle: Wenn Phantomlohn die Grenze sprengt

Am gefährlichsten ist Phantomlohn im Minijob. Die Geringfügigkeitsgrenze ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt und steigt mit ihm: 603 € pro Monat im Jahr 2026, 633 € ab 2027. Maßgeblich für diese Grenze ist nicht der ausgezahlte, sondern der geschuldete Lohn. Wer also mehr Stunden arbeitet, als der Minijob-Lohn abdeckt, oder wessen Lohn rechnerisch unter dem Mindestlohn liegt, überschreitet die Grenze – und das Arbeitsverhältnis wird rückwirkend voll sozialversicherungspflichtig.

Besonders tückisch ist die Arbeit auf Abruf: Ist keine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, unterstellt das Gesetz 20 Wochenstunden. Bei 13,90 € Mindestlohn ergibt das einen geschuldeten Monatslohn von mehr als 1.200 € – weit über der Minijob-Grenze. Ein als Minijob gedachtes Abruf-Arbeitsverhältnis ohne klare Stundenvereinbarung ist damit faktisch ein sozialversicherungspflichtiges Teilzeitverhältnis, ohne dass es jemand bemerkt – bis die Betriebsprüfung kommt.

Warum Phantomlohn für Arbeitgeber teuer wird

Stellt die Deutsche Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung Phantomlohn fest, fordert sie die Beiträge rückwirkend nach. Die Verjährung beträgt vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit (§ 25 Abs. 1 Satz 1 SGB IV); bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen verlängert sie sich auf 30 Jahre (Satz 2). Hinzu kommen Säumniszuschläge von einem Prozent des rückständigen Betrags je angefangenem Monat (§ 24 SGB IV).

Der entscheidende Punkt: Der Arbeitgeber trägt die Nachforderung in aller Regel allein. Den Arbeitnehmeranteil darf er nur bei den nächsten drei Lohnabrechnungen durch Abzug zurückholen (§ 28g SGB IV) – bei Phantomlohn aus der Vergangenheit ist das praktisch ausgeschlossen. Aus einer vermeintlichen Ersparnis von ein paar Euro Stundenlohn werden so schnell vierstellige Nachzahlungen je Mitarbeiter:in, inklusive des sonst hälftig geteilten Anteils.

Typische Phantomlohn-Fallen im Gesundheitswesen

Apotheken, Praxen und Pflegeeinrichtungen sind besonders anfällig, weil hier viele geringfügig Beschäftigte, flexible Aushilfen und zuschlagsrelevante Dienste zusammenkommen:

• Die Wochenend- oder Nachtaushilfe in der Pflege, deren Stunden am Monatsende knapp über der Minijob-Grenze liegen.
• Die PKA oder MFA, die regelmäßig einige Minuten früher kommt und später geht, ohne dass diese Zeit erfasst und bezahlt wird.
• Die Reinigungs- oder Botenkraft auf Abruf ohne vereinbarte Wochenstundenzahl.
• Der Urlaub einer Pflegekraft, in dem die sonst üblichen Nacht- und Sonntagszuschläge nicht in das Urlaubsentgelt eingerechnet werden.
• Die Aushilfe, die zu Jahresbeginn noch nach dem alten Mindestlohn abgerechnet wird, obwohl die neue Stufe bereits gilt.

Phantomlohn ist am Ende ein Dokumentations- und Erfassungsproblem: Wer genau plant, was er schuldet, und genau erfasst, was tatsächlich gearbeitet wird, zahlt den richtigen Lohn – und gerät gar nicht erst in die Beitragsfalle. In unserem Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan und Zeiterfassung laufen in einem System zusammen, geplante und tatsächliche Stunden stehen nebeneinander, und die Minijob-Grenze lässt sich je Mitarbeiter:in im Blick behalten – bevor ein Monat sie reißt.