Krankmeldung & eAU: Ausfälle rechtssicher managen
In Apotheke, Praxis und Pflege reißt jeder Krankheitsfall sofort eine Lücke in den Plan – kleine Teams, keine Reserve. Seit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat sich der bürokratische Ablauf geändert, die organisatorische Herausforderung bleibt. Was rechtlich gilt und wie Sie Ausfälle schnell auffangen.
Wie die eAU funktioniert
Seit 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten selbst elektronisch bei der Krankenkasse ab. Die frühere „gelbe Papierbescheinigung“ für den Arbeitgeber entfällt damit für gesetzlich Versicherte. Der Arzt übermittelt die Krankschreibung digital an die Kasse, der Arbeitgeber holt sie dort ab. Wichtig: Der Abruf ist erst möglich, nachdem sich die oder der Beschäftigte krankgemeldet hat – die eAU ersetzt die Krankmeldung nicht, nur den Papiernachweis.
Die Meldepflicht bleibt bestehen
Wer krankheitsbedingt ausfällt, muss dies dem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen – in der Regel vor Schichtbeginn (§ 5 EntgFG). Gerade bei Frühdiensten in Apotheke oder Pflege ist das entscheidend, damit rechtzeitig eine Vertretung organisiert werden kann. Der Arbeitgeber darf die voraussichtliche Dauer der Erkrankung erfragen, um planen zu können.
Wann ein Attest nötig ist
Eine ärztliche Bescheinigung ist spätestens ab dem vierten Krankheitstag vorzulegen, sofern der Arbeitsvertrag nichts anderes regelt. Viele Arbeitgeber verlangen das Attest vertraglich schon ab dem ersten Krankheitstag – das ist zulässig. Ausnahmen von der eAU: privatärztliche Bescheinigungen sowie ausländische Atteste werden weiterhin auf Papier vorgelegt.
Entgeltfortzahlung: bis zu sechs Wochen
Bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung für bis zu sechs Wochen (§ 3 EntgFG); danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld. Für dieselbe Erkrankung gilt die Sechs-Wochen-Frist innerhalb der gesetzlichen Zeiträume nur einmal – bei wiederholter Erkrankung lohnt die genaue Prüfung, ob es sich um dieselbe Ursache handelt.
Kurzfristige Ausfälle im Dienstplan auffangen
Der rechtliche Teil ist das eine, die Lücke im Plan das andere. In kleinen Teams bedeutet ein Ausfall am Morgen sofort Unterbesetzung. Die klassische Telefon- und WhatsApp-Kette kostet dabei wertvolle Zeit. Besser strukturiert:
- Krankmeldung entgegennehmen und die Abwesenheit sofort digital im Plan erfassen.
- Die entstandene offene Schicht per App an das Team ausschreiben – wer kann und will, übernimmt.
- Fest definierte Springer- oder Hintergrunddienste zuerst anfragen.
- Ruhezeit prüfen: Wer einspringt, darf nicht gegen die elfstündige Ruhezeit verstoßen.
Fehlzeiten auswerten
Wer Krankheitstage sauber erfasst, erkennt Muster – etwa auffällige Häufungen an einzelnen Wochentagen oder in dauerhaft unterbesetzten Bereichen. Eine hohe Krankenquote ist oft ein Symptom von Überlastung durch strukturelle Unterbesetzung. Die Auswertung der Fehlzeiten wird damit auch zum Frühwarnsystem für die Personalplanung.
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