Dienstplan in der Pflege: Regeln, Beispiel und 5-Tage-Woche

Welche Regeln muss ein Dienstplan in der Pflege einhalten?

Drei Ebenen wirken gleichzeitig. Erstens das Arbeitszeitgesetz: werktäglich höchstens acht Stunden, verlängerbar auf zehn bei Ausgleich; mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten – in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen um bis zu eine Stunde kürzbar, wenn der Ausgleich innerhalb eines Monats erfolgt; Pausen von 30 Minuten ab sechs Stunden; mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr. Zweitens der Tarifvertrag oder die AVR: Wochenarbeitszeit, Zuschläge, Wunschfrei-Regelungen. Drittens die betriebliche Ebene: Fachkraftquote, Qualifikationsmix je Schicht und – wo vorhanden – die Mitbestimmung von Betriebsrat oder MAV bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit.

Der kritischste Einzelpunkt in der Praxis ist der Wechsel vom Spätdienst in den Frühdienst: Endet der Spätdienst um 21 Uhr und beginnt der Frühdienst um 6 Uhr, sind das neun Stunden Ruhe – zulässig nur, wenn die verkürzte Ruhezeit im selben Monat durch eine auf zwölf Stunden verlängerte ausgeglichen wird. Genau solche Ketten übersieht man in einer Papier- oder Excel-Planung leicht.

Wie funktioniert die 5-Tage-Woche im Pflege-Dienstplan?

Die 5-Tage-Woche heißt nicht, dass jede Kalenderwoche genau fünf Dienste enthält. Sie heißt: Im Durchschnitt des Ausgleichszeitraums entfallen auf jede Woche fünf Arbeitstage – und damit zwei freie Tage. Wer am Wochenende arbeitet, bekommt die freien Tage unter der Woche; ein Dienstplan über vier oder sechs Wochen kann einzelne Wochen mit sechs Diensten enthalten, wenn andere Wochen entsprechend mehr freie Tage haben. Wichtig sind die festen Anker: der Ersatzruhetag für Sonntagsarbeit innerhalb von zwei Wochen, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen – und die 15 freien Sonntage im Jahr als Untergrenze.

Streit entsteht meist an der Zählweise: Fällt ein Feiertag auf einen geplanten freien Tag, ist das kein „geschenkter“ Ausgleich; und ein halber Spätdienst am Samstag zählt als Arbeitstag, nicht als halber. Wer die Zählregeln einmal schriftlich festlegt – idealerweise mit MAV oder Betriebsrat – erspart sich die Diskussion bei jedem Planaushang.

Beispiel: eine Planwoche im Drei-Schicht-System

An diesem Ausschnitt sieht man die typischen Prüfpunkte: Ben wechselt von Spät auf Nacht (zulässig), hätte aber nach der Nachtserie zwingend freie Tage zu bekommen; Claras Sonntagsdienst braucht binnen zwei Wochen einen Ersatzruhetag; und in jeder Schicht muss mindestens eine Pflegefachkraft (PFK) eingeteilt sein, damit die Fachkraftquote nicht nur im Monatsmittel, sondern in jeder einzelnen Schicht steht.

Welche Kürzel sind im Pflege-Dienstplan üblich?

Kürzel sind nicht genormt – jede Einrichtung definiert ihre eigenen. Entscheidend ist eine Legende direkt am Plan, damit neue Kolleg:innen und Prüfinstanzen denselben Stand lesen. Verbreitet sind:

Vorlage oder Software – was trägt weiter?

Eine Excel- oder Papiervorlage bildet die Beispielwoche oben problemlos ab – sie prüft aber nichts: keine Ruhezeitkette, keine Fachkraftbesetzung je Schicht, keine Ersatzruhetag-Frist, kein Stundenkonto. Ab etwa zehn Mitarbeitenden mit Teilzeitmix kippt der Pflegeaufwand; spätestens wenn der Plan mehrmals pro Woche korrigiert wird, kostet die Vorlage mehr Zeit, als sie spart.

Dienstplan-Software prüft diese Regeln beim Planen und verteilt den aktuellen Stand über eine App ans Team. In unserem Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Stundenkonten laufen dort in einem Ablauf zusammen, Qualifikationen lassen sich je Schicht hinterlegen, und Warnungen zu Ruhezeiten erscheinen bereits beim Zuweisen – nicht erst bei der Kontrolle des fertigen Plans.