Dienstplan Kinderarztpraxis: Infekt-Saison, Vorsorgen und MFA-Besetzung

Was macht den Dienstplan in der Kinderarztpraxis besonders?

Die Grundregeln sind dieselben wie in jeder Arztpraxis: Die Sprechstunde braucht eine anwesende ärztliche Person, MFA übernehmen delegierbare Leistungen wie Blutentnahme, Impfassistenz oder Messungen unter ärztlicher Verantwortung, und das Team ist stark von Teilzeit geprägt. Das Besondere in der Pädiatrie ist die Nachfrage: Sie schwankt im Jahresverlauf so stark wie in kaum einem anderen Fachgebiet. Atemwegsinfekte sind der mit Abstand häufigste Vorstellungsgrund – über neun von zehn davon sind virusbedingt –, und sie ballen sich in den kalten Monaten. Ein Kleinkind macht bis zu acht solcher Infekte pro Jahr durch, fast alle im Winterhalbjahr.

Dadurch stehen zwei Lastkurven nebeneinander. Die eine ist planbar: Vorsorgen, Impfungen und Kontrolltermine lassen sich Wochen im Voraus legen. Die andere ist es nicht: Wie viele fiebernde Kinder am Montag im Januar in der offenen Sprechstunde erscheinen, weiß am Freitag niemand. Wer die Personaldecke am ruhigen Augustnachmittag bemisst, steht im Januar mit einem überfüllten Wartezimmer und einem dauerbesetzten Telefon da – und umgekehrt bindet eine Winterbesetzung im Sommer teure Leerzeit.

Die zwei Lastkurven: planbare Termine und die Infekt-Saison

Der entscheidende Schritt ist, den Dienstplan nicht nur je Woche, sondern über das Jahr zu denken. Die planbare Kurve gibt den Sockel vor: Vorsorge- und Impftermine binden feste, eher längere Slots und sollten gleichmäßig über das Jahr verteilt werden – möglichst außerhalb der Infektspitzen, damit sie nicht reihenweise verschoben werden müssen. Die saisonale Kurve bestimmt den Ausschlag darüber: zusätzliche Besetzung, eine getrennte Infektsprechstunde und eine eigene Telefonkraft genau dann, wenn die Akutfälle kommen.

Aus diesem Verlauf folgt die wichtigste Regel der Jahresplanung: Der Urlaub des Teams gehört in die infektarme Zeit. Wer im Januar drei MFA gleichzeitig in den Urlaub lässt, verliert genau dann die Besetzung, wenn sie am dringendsten gebraucht wird. Fortbildungen, Qualitätszirkel und die Aufarbeitung liegengebliebener Vorsorgen lassen sich dagegen gut in den ruhigen Sommer legen.

Vorsorgen und Impfmanagement als feste Planungsgröße

Die Vorsorgeuntersuchungen U1 bis U9 und die Jugenduntersuchung J1 übernehmen die gesetzlichen Krankenkassen für alle Kinder; U10, U11 und J2 zahlen nur einzelne Kassen zusätzlich. Die Termine sind im ersten Lebensjahr eng getaktet und dann an die Entwicklungsstufen gebunden. Jede Vorsorge braucht mehr Zeit als ein Akuttermin – Messungen, Entwicklungstests, Seh- und Hörprüfung, dazu bei jeder U die Kontrolle des Impfbuchs. Für den Dienstplan heißt das: Vorsorgen brauchen längere Slots und eine MFA, die diese Assistenz sicher beherrscht; sie gehören nicht in die Stunden, in denen die Akutsprechstunde ohnehin überläuft.

Das Impfmanagement läuft parallel: Grundimmunisierung nach dem STIKO-Kalender im ersten Lebensjahr, Auffrischungen, die jährliche Grippeimpfung im Herbst und – seit der Saison 2024/2025 für alle Säuglinge in ihrer ersten RSV-Saison empfohlen – die RSV-Prophylaxe mit dem Antikörper Nirsevimab. Für im Frühjahr bis Sommer geborene Kinder ist die Gabe im Herbst vor der ersten Saison vorgesehen, für während der Saison Geborene möglichst bald nach der Geburt. Das erzeugt im Herbst eine eigene kleine Terminwelle, die zur Grippeimpfung hinzukommt und eine Kraft für Impfassistenz, Impfbuch und Kühlkette bindet.

Die Infektsprechstunde: getrennte Wege im Winter

In der kalten Jahreszeit sitzen sonst Säuglinge zur Vorsorge und fiebernde, hustende Kinder im selben Wartezimmer. Viele Praxen trennen deshalb die Wege: eine eigene Infektsprechstunde zu festen Zeiten, nach Möglichkeit mit separatem Eingang oder Wartebereich, damit Vorsorge- und Impfkinder nicht dem Infektgeschehen ausgesetzt sind. Das ist nicht nur Hygiene, sondern auch Planung: Die Infektsprechstunde braucht eine verlässliche Besetzung an Assistenz und Hygiene, und die dort gebundenen Kräfte fehlen im selben Moment am regulären Betrieb. Wer die Infektsprechstunde einplant, muss die Grundbesetzung entsprechend aufstocken – sie lässt sich nicht aus demselben Team „nebenbei“ mitbedienen.

Das Telefon ist in der Saison eine eigene Schicht

Kaum eine Fachpraxis telefoniert so viel wie die Kinderarztpraxis: Fieber, Fragen zur Dosierung, Krankschreibungen fürs Kind, Terminanfragen in Wellen. In der Infekt-Saison ist das Telefon eine Dauerlast, die eine Kraft an der Anmeldung nicht nebenbei bewältigt. Eine eigene Telefon- und Triage-Kraft – idealerweise abseits der Theke, damit sie konzentriert einschätzen und zurückrufen kann – entlastet die Anmeldung und sortiert vor, welches Kind in die Infektsprechstunde gehört und welches warten kann. Für die Einschätzung am Telefon zählen vor allem Aussehen, Trinkverhalten und Allgemeinzustand des Kindes; das braucht pädiatrische Erfahrung und sollte nicht an die jüngste Aushilfe delegiert werden.

Team und Qualifikation

Geplant wird nach Funktionen, nicht nach Köpfen: Jede dieser Funktionen muss zu jeder Öffnungsminute abgedeckt sein – in der Saison mehrfach.

Beispiel: eine Woche in der Infekt-Saison

An diesem Ausschnitt sieht man die typischen Prüfpunkte: Montag- und Donnerstagvormittag tragen die größte Last – Anmeldung und Telefon sind getrennt besetzt, damit die Akutwelle nicht die Terminkinder blockiert. Dr. Lang ist mittwochs und freitags frei; an diesen Tagen steht nur eine ärztliche Person zur Verfügung, deshalb gehören Vorsorgen und planbare Impftermine auf Montag, Dienstag und Donnerstag. Die halbe Stelle an der Impfassistenz sichert, dass Impf- und Vorsorgetermine auch im Winter nicht liegen bleiben, während der Rest des Teams die Infektsprechstunde trägt. Und die Auszubildende unterliegt festen Berufsschultagen, die vor jedem Wochenplan stehen müssen.

Vorlage oder Software?

Eine Excel-Wochenvorlage bildet eine einzelne Woche ab, aber nicht den Jahresverlauf: Sie merkt sich nicht, dass die Urlaubssperre für Januar gilt, sie warnt nicht, wenn nach einem Urlaubsantrag die Infektsprechstunde unbesetzt bliebe, und sie führt keine Stundenkonten der vielen Teilzeitverträge. Gerade in der Saison, wenn kurzfristige Krankmeldungen im eigenen Team zur Infektlast hinzukommen, muss jede Änderung von Hand durchgerechnet werden – das kostet in der stressigsten Zeit des Jahres die meiste Zeit.

Software prüft diese Regeln beim Planen und schickt den aktuellen Stand als App aufs Handy des Teams. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Funktionen wie „Anmeldung“, „Telefon“ oder „Impfassistenz“ lassen sich als Pflichtbesetzung je Öffnungsblock hinterlegen, Verfügbarkeiten, Urlaub und Tauschanfragen laufen über dieselbe Oberfläche, und Warnungen zu Ruhezeit oder Unterbesetzung erscheinen schon beim Zuweisen – gerade in der Infekt-Saison, in der jede kurzfristige Umplanung schnell gehen muss. Die Zeiterfassung ist im selben System enthalten.