Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag: Wann Überstunden und Zuschläge verfallen

Was ist eine Ausschlussfrist – und wo ist der Unterschied zur Verjährung?

Eine Ausschlussfrist – oft auch Verfall- oder Präklusionsfrist genannt – ist eine Vertrags- oder Tarifregel, nach der Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden müssen. Geschieht das nicht, erlischt der Anspruch endgültig; er kann danach nicht mehr durchgesetzt werden. Das ist der entscheidende Unterschied zur gesetzlichen Verjährung: Verjährte Ansprüche bestehen theoretisch weiter, die Gegenseite kann die Zahlung aber verweigern – und die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre. Die Ausschlussfrist ist deutlich kürzer und wirkt automatisch, ohne dass sich jemand darauf berufen muss. Wer sie versäumt, hat den Anspruch schlicht verloren.

Der praktische Effekt ist erheblich: Fällt erst bei der Durchsicht alter Abrechnungen auf, dass über Monate Zuschläge falsch berechnet oder Überstunden nicht vergütet wurden, ist der größte Teil davon bei einer Drei-Monats-Frist bereits verfallen.

Ein- oder zweistufig: so ist die Klausel aufgebaut

Ausschlussklauseln sind entweder ein- oder zweistufig. Bei der einstufigen Klausel genügt es, den Anspruch fristgerecht gegenüber der anderen Seite geltend zu machen. Die verbreitete zweistufige Klausel verlangt zwei Schritte:

Für jede Stufe muss die Frist mindestens drei Monate betragen. Eine vertragliche Ausschlussfrist von weniger als drei Monaten hält das Bundesarbeitsgericht für unangemessen kurz und damit für unwirksam. Der Fristlauf knüpft üblicherweise an die Fälligkeit des Anspruchs an – bei Lohnansprüchen also in der Regel an den Zeitpunkt, zu dem das Entgelt für den betreffenden Monat abzurechnen und auszuzahlen ist.

Drei Fehler, die die ganze Klausel zu Fall bringen

Weil Ausschlussklauseln in aller Regel vom Arbeitgeber vorformuliert sind, unterliegen sie der Kontrolle für Allgemeine Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff. BGB). Drei Fehler sind besonders häufig – und jeder einzelne kann dazu führen, dass sich die beschäftigte Person auf die Klausel gar nicht halten muss:

• Zu kurze Frist: Räumt eine Stufe weniger als drei Monate ein, ist sie unwirksam.
• Mindestlohn nicht ausgenommen: Nimmt eine Klausel in einem ab dem 1.1.2015 geschlossenen Vertrag den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausdrücklich vom Verfall aus, ist sie insgesamt unwirksam – nicht nur bezüglich des Mindestlohns. Das Bundesarbeitsgericht sieht darin einen Verstoß gegen das Transparenzgebot (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB) und lässt keine Rettung der Klausel für die übrigen Ansprüche zu (BAG, 18.9.2018 – 9 AZR 162/18).
• Schriftform statt Textform verlangt: Für ab dem 1.10.2016 geschlossene Verträge darf eine Formularklausel nicht mehr die Schriftform (eigenhändige Unterschrift) zur Wahrung der Frist verlangen. Nach § 309 Nr. 13 BGB genügt die Textform – eine E-Mail oder ein Messenger-Text reicht also aus; eine Schriftformklausel ist unwirksam.

Hinzu kommt: Die Haftung für Vorsatz lässt sich im Voraus nicht ausschließen (§ 202 Abs. 1 BGB), und auch Ansprüche wegen der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit dürfen von einer Verfallklausel nicht erfasst werden. Eine Klausel, die pauschal „alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis“ ohne diese Ausnahmen verfallen lässt, ist deshalb angreifbar.

Welche Ansprüche verfallen – und welche nicht

Wichtig ist die Unterscheidung beim Urlaub: Der gesetzliche Urlaubsanspruch als solcher verfällt nicht über eine arbeitsvertragliche Ausschlussfrist, sondern nur nach den Regeln des Bundesurlaubsgesetzes. Die Urlaubsabgeltung dagegen – der Geldanspruch, der entsteht, wenn nicht genommener Urlaub am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt wird – ist eine normale Geldforderung und kann von der Ausschlussfrist erfasst sein.

Tarifliche Ausschlussfristen: kürzer erlaubt

Anders als arbeitsvertragliche Klauseln unterliegen tarifvertragliche Ausschlussfristen nicht der AGB-Kontrolle (§ 310 Abs. 4 BGB). Sie dürfen deshalb kürzer sein als drei Monate; viele Tarifverträge sehen zwei Monate oder sogar sechs Wochen vor. Im öffentlichen Dienst regelt etwa § 37 TVöD eine sechsmonatige Ausschlussfrist für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Auch hier gilt aber: Der gesetzliche Mindestlohn bleibt unabhängig von jeder Tarifregel geschützt und kann nicht wegverfallen. Wer nach Tarif oder AVR beschäftigt ist, sollte die dort genannte Frist kennen – sie ist oft noch knapper als die vertragliche.

Bezug zum Dienstplan: ohne Nachweis kein rechtzeitiger Anspruch

Ausschlussfristen treffen im Gesundheitswesen genau die Beträge, die sich über Schichtdienst summieren: Überstunden, Zuschläge, aufgelaufene Guthaben auf dem Arbeitszeitkonto. Der Haken ist, dass ein Anspruch, den man nicht beziffern kann, sich auch nicht fristgerecht geltend machen lässt. Wer nach Monaten merkt, dass Stunden fehlen, aber keine belastbare Aufzeichnung hat, steht vor zwei Problemen gleichzeitig: die Frist ist meist schon abgelaufen, und der Nachweis fehlt. Eine lückenlose, tagesaktuelle Zeiterfassung ist deshalb die Voraussetzung dafür, Ansprüche innerhalb der Frist konkret und in richtiger Höhe anzumelden.

Die Frist wirkt zudem in beide Richtungen: Auch der Arbeitgeber muss Rückforderungen – etwa versehentlich zu viel gezahlten Lohn – innerhalb der Frist geltend machen, sonst verfallen sie ebenso. Für beide Seiten gilt: Wer eine Forderung sieht, meldet sie zeitnah in Textform an, statt auf eine spätere Klärung zu hoffen.

Ob Überstunden, Zuschläge oder Zeitguthaben fristgerecht geltend gemacht werden können, hängt davon ab, dass sie überhaupt lückenlos erfasst sind. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Ist-Zeiten, Überstunden und Zuschläge laufen automatisch mit, Salden sind jederzeit einsehbar – so lassen sich Ansprüche beziffern, bevor eine Ausschlussfrist sie stillschweigend abschneidet.