Sachbezugswerte 2026 & 2027: freie Verpflegung und Unterkunft richtig abrechnen

Was Sachbezugswerte sind – und warum nicht der echte Preis zählt

Überlässt ein Betrieb seinen Beschäftigten Mahlzeiten oder eine Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt, entsteht ein geldwerter Vorteil. Bewertet wird dieser nicht mit dem Marktpreis, sondern mit amtlichen Sachbezugswerten. Rechtsgrundlage ist § 17 SGB IV in Verbindung mit der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV); lohnsteuerlich knüpft § 8 Abs. 2 EStG an dieselben Werte an. Sie gelten bundeseinheitlich, werden jährlich an die Entwicklung der Verbraucherpreise angepasst und sind ab dem ersten Abrechnungsmonat des neuen Jahres anzuwenden.

Der Vorteil dieser Pauschalierung: Betriebe müssen nicht den tatsächlichen Wert jeder Mahlzeit ermitteln, sondern rechnen mit festen Beträgen. Der so bewertete Vorteil ist grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Zahlt die beschäftigte Person allerdings mindestens den amtlichen Sachbezugswert selbst zu, verbleibt kein geldwerter Vorteil – der Zuschuss des Betriebs bleibt dann ohne Lohnfolge.

Verpflegung: die Werte 2026 und 2027

Der Monatswert gilt, wenn die Verpflegung dauerhaft und arbeitstäglich gestellt wird – etwa die volle Verpflegung für eine im Haushalt oder in einer Einrichtung lebende Kraft. Werden nur einzelne Mahlzeiten gestellt, etwa ein vergünstigtes Mittagessen in der Kantine, rechnet man mit dem kalendertäglichen Wert. Entscheidend ist immer der Sachbezugswert, nicht der Küchenpreis: Kostet das Kantinenessen den Betrieb real 6 Euro und zahlt die Kraft nichts, wird trotzdem nur der Sachbezugswert von 4,57 Euro (2026) als Vorteil angesetzt – zahlt sie mindestens diesen Betrag selbst, bleibt gar kein Vorteil.

Unterkunft und Wohnung: der feine, teure Unterschied

Eine Unterkunft – ein einzelnes Zimmer oder ein nicht abgeschlossener Wohnraum, typisch das Zimmer im Personal- oder Schwesternwohnheim – wird ebenfalls mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet: 285 Euro im Monat (9,50 Euro je Kalendertag) für 2026, geplant 289 Euro (9,63 Euro) für 2027. Dieser Wert mindert sich um 15 Prozent, wenn die Unterkunft in eine Gemeinschaftsunterkunft fällt, die Person in den Haushalt des Arbeitgebers aufgenommen ist oder es sich um Jugendliche unter 18 Jahren und Auszubildende handelt.

Anders die abgeschlossene Wohnung mit eigener Küche und Bad: Sie wird nicht mit dem Sachbezugswert, sondern mit dem ortsüblichen Mietwert angesetzt. Nur wenn sich dieser ausnahmsweise nur mit außergewöhnlichen Schwierigkeiten ermitteln lässt, greifen pauschale Quadratmeterwerte (für 2027 geplant 5,08 Euro je Quadratmeter, bei einfacher Ausstattung 4,15 Euro). Für Gesundheitsbetriebe heißt das: Das Zimmer im Wohnheim läuft meist über den günstigen Sachbezugswert, die echte Dienst- oder Werkswohnung dagegen über den – häufig deutlich höheren – ortsüblichen Mietwert.

Der Essenszuschuss: Kantine, Restaurantscheck, digitale Essensmarke

Ohne eigene Kantine lässt sich der Vorteil über einen arbeitstäglichen Essenszuschuss abbilden – klassisch als Restaurantscheck, heute meist als digitale Essensmarke per App. Begünstigt ist ein solcher Zuschuss bis zum amtlichen Sachbezugswert für das Mittagessen zuzüglich eines Aufschlags von 3,10 Euro: 2026 also bis 7,67 Euro, 2027 voraussichtlich bis 7,80 Euro je Arbeitstag.

Die Aufteilung dahinter: Der Anteil bis zum Sachbezugswert (4,57 Euro in 2026) kann der Betrieb pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG) und bleibt damit beitragsfrei; der Aufschlag von bis zu 3,10 Euro ist ohnehin steuer- und beitragsfrei. Voraussetzung ist, dass der Zuschuss nur für tatsächliche Arbeitstage gewährt wird und je Monat höchstens 15 Essensmarken ausgegeben werden; seit 2022 ist das auch im Homeoffice zulässig. Kein Zuschuss darf auf Urlaubs-, Krankheits- oder Abwesenheitstage entfallen.

Sachbezug und Minijob: die Grenze, die leicht reißt

Der häufigste und teuerste Fehler betrifft Minijobs. Freie Verpflegung und eine überlassene Unterkunft sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt – sie zählen damit voll zur Geringfügigkeitsgrenze von 603 Euro (2026) beziehungsweise 633 Euro (2027). Wer einer Minijobberin 580 Euro bar zahlt und zusätzlich volle Verpflegung (345 Euro) stellt, liegt mit 925 Euro weit über der Grenze – aus dem Minijob wird ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis beziehungsweise ein Midijob.

Anders der pauschal versteuerte oder steuerfreie Anteil eines Essenszuschusses: Er ist sozialversicherungsfrei und zählt deshalb nicht zur Minijob-Grenze. Wer geringfügig Beschäftigten einen Vorteil zuwenden will, ohne die Grenze zu gefährden, fährt mit der digitalen Essensmarke daher meist sicherer als mit freier Vollverpflegung.

Was das für den Dienstplan bedeutet

Ein Verpflegungsvorteil fällt nur an, wenn tatsächlich gearbeitet und gegessen wird – der arbeitstägliche Zuschuss ist an Anwesenheitstage gekoppelt, nicht an das Beschäftigungsverhältnis als solches. Wer den Essenszuschuss korrekt abrechnen will, braucht die tatsächlichen Arbeitstage: Urlaub, Krankheit, Fortbildung außer Haus oder Freischichten dürfen nicht mitzählen, und die Obergrenze von 15 Essensmarken im Monat muss mit den geplanten und geleisteten Diensten abgeglichen werden. Die Personalunterkunft dagegen wird monatlich angesetzt, unabhängig von der Zahl der Dienste.

In der Praxis heißt das: Die Arbeitstage aus Dienstplan und Zeiterfassung sind die Grundlage für den Verpflegungssachbezug, und in der Lohnabrechnung müssen barer Lohn und Sachbezüge sauber getrennt geführt werden – gerade an der Minijob-Grenze.

Für die Abrechnung des Essenszuschusses zählt, an welchen Tagen tatsächlich Dienst war. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Abwesenheiten und Zeiterfassung laufen in einem System mit dem Lohnexport zusammen, sodass die tatsächlichen Arbeitstage ohne doppelte Pflege in die Abrechnung der Sachbezüge einfließen – und Bar- und Sachlohn an der Minijob-Grenze nicht durcheinandergeraten.