Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand: Fortbildung und Dienstreise abrechnen

Wann liegt überhaupt eine Dienstreise vor?

Steuerlich heißt die Dienstreise „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“: Die beschäftigte Person ist vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig. Typische Fälle im Gesundheitswesen sind die Fortbildung oder Pflichtschulung in einem Seminarhaus, der Fachkongress, die Supervision oder Fallbesprechung an einem anderen Ort, die Hospitation in einer Partnereinrichtung und der kurzfristige Einsatz an einem zweiten Standort eines MVZ oder Apothekenverbunds. Auch die Fahrten der ambulanten Pflege von Patient zu Patient sind Auswärtstätigkeit.

Von der Dienstreise zu trennen ist die reine Fahrt zur Arbeit. Ob und wann die Reise- oder Fahrzeit als Arbeitszeit zählt und zu vergüten ist, ist eine eigene – arbeitsrechtliche – Frage; hier geht es ausschließlich um die steuerliche Erstattung der Kosten.

Die zentrale Weiche: die erste Tätigkeitsstätte

Fast alles hängt an einem Begriff: der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Das ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der die beschäftigte Person dauerhaft zugeordnet ist – die Pflegeeinrichtung, die Praxis, die Stammapotheke, die Klinik. Fahrten von der Wohnung dorthin sind Pendelfahrten: Sie werden nur über die Entfernungspauschale in der Steuererklärung berücksichtigt (seit 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 € je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer) und dürfen vom Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt werden. Für die erste Tätigkeitsstätte gibt es auch nie eine Verpflegungspauschale.

Jede Tätigkeit außerhalb dieser einen Stätte ist dagegen Auswärtstätigkeit – mit der Folge, dass Fahrtkosten, Verpflegung und Übernachtung als Reisekosten steuerfrei erstattet werden können. Pro Dienstverhältnis gibt es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte.

Welche Einrichtung das ist, legt in erster Linie der Arbeitgeber arbeitsrechtlich fest (Zuordnung im Arbeitsvertrag oder per Weisung). Fehlt eine solche Festlegung, entscheiden zeitliche Kriterien: Erste Tätigkeitsstätte ist dann die Einrichtung, an der die Person dauerhaft typischerweise arbeitstäglich, an zwei vollen Arbeitstagen je Woche oder zu mindestens einem Drittel ihrer regelmäßigen Arbeitszeit tätig sein soll. Gerade bei Beschäftigten, die regelmäßig zwischen mehreren Standorten pendeln – Springerinnen im Verbund, Ärzte an mehreren MVZ-Sitzen, Apothekerinnen in Haupt- und Filialapotheke –, lohnt die bewusste Zuordnung: Sie bestimmt, welche Fahrten Pendel- und welche Dienstfahrten sind.

Verpflegungsmehraufwand: die Pauschalen 2026

Für die Verpflegung auf Dienstreisen gibt es keinen Einzelnachweis über Restaurantbelege, sondern feste Pauschalen – abhängig allein von der Abwesenheitsdauer. Die Beträge für Reisen im Inland sind seit 2020 unverändert:

Maßgeblich ist die tatsächliche Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht die Dauer der Fortbildung selbst. Eine ganztägige Schulung in der Nachbarstadt mit An- und Rückfahrt kann so leicht die 8-Stunden-Grenze überschreiten – und damit die 14-€-Pauschale auslösen –, obwohl das Seminar nur sechs Zeitstunden dauert. Genau deshalb ist der dokumentierte Reisebeginn und das Reiseende so wichtig.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Sind im Seminarpreis, in der Kongressgebühr oder über das Hotel Mahlzeiten enthalten, wird die Pauschale gekürzt – unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde. Gerechnet wird immer vom vollen Tagessatz (28 €):

• Frühstück: Kürzung um 20 % = 5,60 €
• Mittagessen: Kürzung um 40 % = 11,20 €
• Abendessen: Kürzung um 40 % = 11,20 €

Beispiel: Ein zweitägiger Kongress mit Übernachtung, Frühstück und Mittagessen inklusive. Für den vollen Zwischentag stünden 28 € zu; abzüglich Frühstück (5,60 €) und Mittagessen (11,20 €) bleiben 11,20 €. Wird die Pauschale durch die Kürzung rechnerisch negativ, bleibt sie bei 0 € – eine Rückzahlung entsteht nie.

Die Dreimonatsfrist bei längeren Einsätzen

Die Verpflegungspauschale gibt es nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Das betrifft weniger die einzelne Fortbildung als längere Abordnungen – etwa die mehrmonatige Mitarbeit in einer anderen Einrichtung des Trägers. Wird der Einsatz an diesem Ort für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist neu; auf den Grund der Unterbrechung (Urlaub, Krankheit, Rückkehr an die Stammstätte) kommt es dabei nicht an.

Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten

Die übrigen Reisekosten werden grundsätzlich in tatsächlicher Höhe erstattet oder – beim eigenen Pkw – pauschaliert:

• Fahrtkosten mit eigenem Pkw: 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg, nicht nur die einfache Entfernung), bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen 0,20 €/km; alternativ die tatsächlichen Kosten.
• Bahn, Flug, ÖPNV, Mietwagen, Taxi: in tatsächlicher Höhe gegen Beleg.
• Übernachtung: tatsächliche Kosten gegen Beleg (ohne das im Hotelpreis enthaltene Frühstück); ohne Beleg kann der Arbeitgeber pauschal 20 € je Nacht im Inland erstatten.
• Reisenebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonkosten – gegen Beleg.

Erstattet der Arbeitgeber innerhalb dieser Grenzen, ist die Zahlung nach § 3 Nr. 16 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei. Zahlt er mehr als die Pauschalen, ist der übersteigende Teil steuerpflichtiger Arbeitslohn (für die Verpflegung ist eine Pauschalversteuerung bis zur Höhe der doppelten Pauschale möglich). Erstattet der Arbeitgeber gar nicht oder nur teilweise, können Beschäftigte den nicht erstatteten Aufwand als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen – doppelt gibt es den Betrag aber nie.

Besonderheit ambulante Dienste

In der ambulanten Pflege und bei mobilen Diensten ist meist die Sozialstation oder der Standort die erste Tätigkeitsstätte, wenn die Beschäftigten ihr dort zugeordnet sind und dort Dienstbeginn haben. Die anschließenden Fahrten zu den Patientinnen und Patienten sind dann Auswärtstätigkeit und werden als Dienstfahrten abgerechnet. Nur ausnahmsweise – wenn kein Standort regelmäßig angefahren wird und ein festes, größeres Einsatzgebiet vereinbart ist – kommt ein „weiträumiges Tätigkeitsgebiet“ in Betracht, das die Abrechnung verändert. Die Tourenplanung sollte deshalb nicht nur die Wege optimieren, sondern auch die Grundlage für die Fahrtkostenabrechnung liefern.

Was das für Dienstplan und Zeiterfassung bedeutet

Reisekosten sind kein reines Lohnbüro-Thema – die Nachweise entstehen im laufenden Betrieb:

• Abwesenheitsdauer dokumentieren: Die Verpflegungspauschale steht und fällt mit der Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Reisebeginn und Reiseende gehören erfasst, nicht nur die Seminarzeit – sonst lässt sich die 8-Stunden-Schwelle nicht belegen.
• Erste Tätigkeitsstätte je Person festlegen: Wer regelmäßig an mehreren Standorten eingeplant wird, braucht eine klare arbeitsrechtliche Zuordnung. Sie entscheidet, welche im Plan hinterlegten Einsätze Pendel- und welche Dienstfahrten sind.
• Fortbildungstage als eigene Kategorie führen: Eine auswärtige Pflichtfortbildung ist Dienst, kein Urlaub – im Plan als Fortbildung (FB) kenntlich, damit Soll-Stunden, Reisekosten und Vertretung zusammenpassen.
• Dreimonatsfrist im Blick behalten: Bei längeren Abordnungen an einen anderen Standort zeigt eine saubere Einsatzhistorie, wann die drei Monate erreicht sind und ob eine vierwöchige Unterbrechung die Frist neu gestartet hat.

Ob eine Abwesenheit die 8-Stunden-Grenze reißt, welcher Standort erste Tätigkeitsstätte ist und wie lange ein auswärtiger Einsatz schon läuft – das lässt sich nur mit einer lückenlosen Dienstplan- und Zeiterfassung sauber belegen. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheiten und Standorte laufen in einem System zusammen, sodass Reisezeiten und Einsatzorte nachvollziehbar dokumentiert sind – die Grundlage jeder korrekten Reisekostenabrechnung.