Fahrtkostenzuschuss zum Arbeitsweg: Pauschalbesteuerung und Entfernungspauschale 2026
Ein Zuschuss zur Fahrt zur Arbeit ist ein naheliegender Benefit – gerade dort, wo Beschäftigte zu ungünstigen Zeiten pendeln und der Nahverkehr dünn ist. Anders als das Jobticket ist der Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg mit dem eigenen Auto nicht steuerfrei; er lässt sich aber pauschal mit 15 Prozent versteuern und bleibt dann sozialabgabenfrei. Seit 2026 gilt dabei eine neue Entfernungspauschale: 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer. Dieser Leitfaden erklärt die Mechanik, die 15-Tage-Vereinfachung, die Anrechnung auf die Pauschale – und warum die tatsächlichen Arbeitstage aus dem Dienstplan den Rahmen setzen.
Jobticket, Fahrtkostenzuschuss, Dienstreise – die Abgrenzung
Drei Dinge werden oft verwechselt. Das Jobticket oder der Deutschlandticket-Zuschuss betrifft den öffentlichen Nahverkehr und ist nach § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Die Dienstreise mit dem eigenen Pkw wird über Reisekosten mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer erstattet. Der Fahrtkostenzuschuss, um den es hier geht, ist etwas Drittes: der Zuschuss zum täglichen Arbeitsweg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen Fahrzeug. Für diesen Weg gibt es keine Steuerfreiheit – aber die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung.
Die 15-Prozent-Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG
Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG kann der Arbeitgeber den Zuschuss für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pauschal mit 15 Prozent versteuern – zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalsteuer trägt der Betrieb. Der entscheidende Vorteil: Pauschal besteuerte Bezüge nach § 40 Abs. 2 EStG sind beitragsfrei in der Sozialversicherung. Für die beschäftigte Person fällt damit weder Lohnsteuer noch ein Sozialversicherungsbeitrag an; der Zuschuss kommt ungeschmälert an.
Zwei Bedingungen sind dabei zwingend. Erstens muss der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden; über eine Gehaltsumwandlung ist die 15-Prozent-Pauschalierung nicht möglich. Zweitens ist sie der Höhe nach begrenzt: Pauschalierbar ist nur der Betrag, den die Person für dieselben Wege als Entfernungspauschale (Werbungskosten) geltend machen könnte. Was darüber hinaus gezahlt wird, ist normaler steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Die Entfernungspauschale 2026: 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer
Die Obergrenze richtet sich nach der Entfernungspauschale – und die hat sich 2026 geändert. Durch das Steueränderungsgesetz 2025 (verkündet im Dezember 2025) gilt seit dem 1. Januar 2026 ein einheitlicher Satz von 0,38 Euro je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer. Die frühere Staffelung – 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer, 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer – ist entfallen; der höhere Satz wurde zudem dauerhaft festgeschrieben. Gerechnet wird die einfache Entfernung (nicht Hin- und Rückweg) je Arbeitstag.
Für den Zuschuss heißt das: einfache Entfernung in Kilometern × 0,38 Euro × Zahl der Arbeitstage ergibt den maximal pauschalierbaren Betrag. Bei 20 Kilometern einfacher Entfernung und 15 Arbeitstagen im Monat sind das 20 × 0,38 € × 15 = 114 Euro, die der Betrieb mit 15 Prozent pauschal versteuern kann.
Die 15-Tage-Regel – und warum sie zur Falle werden kann
Für die Zahl der Arbeitstage lässt die Finanzverwaltung eine Vereinfachung zu: Bei einer Fünf-Tage-Woche darf ohne Einzelnachweis von monatlich 15 Arbeitstagen mit Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ausgegangen werden. Der Zuschuss muss dafür nicht monatlich fließen; auch eine einmalige Zahlung im Jahr ist möglich.
Die Falle steckt im Teilzeit- und Schichtbetrieb: Arbeitet die Person vereinbarungsgemäß an weniger als fünf Tagen pro Woche – wegen Teilzeit, Homeoffice oder mobilem Arbeiten –, ist die Zahl von 15 Tagen verhältnismäßig zu kürzen. Bei einer Drei-Tage-Woche sind es nur noch 9 Tage (drei Fünftel von 15). Wer den vollen 15-Tage-Satz ansetzt, obwohl real weniger gependelt wird, pauschaliert zu viel – der überschießende Teil wird zu regulärem steuer- und beitragspflichtigem Lohn, samt Nachforderung bei der Prüfung. Die tatsächliche Zahl der Pendeltage ist damit keine Formalie, sondern die eigentliche Rechengröße.
Anrechnung auf die Entfernungspauschale
Wie beim steuerfreien Jobticket hat auch der pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschuss eine Nebenwirkung: Er mindert die Entfernungspauschale, die die Person in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten für den Arbeitsweg abziehen kann. Was der Betrieb mit 15 Prozent pauschaliert, kann die beschäftigte Person nicht noch einmal selbst geltend machen. Für die meisten Beschäftigten ist der sofort ankommende, abgabenfreie Zuschuss trotzdem attraktiver als der spätere Werbungskostenabzug – aber im Einzelfall gehört die Rechnung ins Lohnbüro.
| Punkt | Fahrtkostenzuschuss Pkw (§ 40 Abs. 2 EStG, 15 %) | ÖPNV-/Jobticket-Zuschuss (§ 3 Nr. 15 EStG) |
|---|---|---|
| Steuer | pauschal 15 % (Arbeitgeber trägt) | steuerfrei |
| Sozialversicherung | beitragsfrei | beitragsfrei |
| Bedingung | zusätzlich zum Lohn | zusätzlich zum Lohn |
| Obergrenze | bis Höhe der Entfernungspauschale | tatsächliche Ticketkosten |
| Anrechnung Entfernungspauschale | ja, mindert die Pauschale | ja, mindert die Pauschale |
Für den öffentlichen Nahverkehr gibt es neben der Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 15 EStG noch die Pauschalierung mit 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG), die die Entfernungspauschale nicht mindert – Details dazu im Beitrag zum Jobticket. Die 15-Prozent-Variante ist dagegen der Weg für den Arbeitsweg mit dem eigenen Fahrzeug.
Minijob und Sozialversicherung
Weil der pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschuss beitragsfrei ist, zählt er nicht zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt – und damit nicht zur Minijob-Grenze von 603 Euro (2026) beziehungsweise 633 Euro (2027). Eine geringfügig beschäftigte Kraft mit weitem Anfahrtsweg kann den Zuschuss also zusätzlich erhalten, ohne dass der Minijob kippt. Auch hier gilt: zusätzlich zum Lohn, und sauber als pauschal besteuerter Bezug in der Abrechnung ausgewiesen.
Was das für Dienstplan und Lohn bedeutet
Der pauschalierbare Höchstbetrag hängt an zwei Größen: der Entfernung und den tatsächlichen Arbeitstagen. Die Entfernung ist je Person fix, die Arbeitstage nicht – sie ergeben sich aus Teilzeitgrad, Schichtlage, Homeoffice-Anteil und Abwesenheiten. Genau hier entsteht der Abgleichbedarf: Wer pauschaliert, braucht belastbare Zahlen dazu, an wie vielen Tagen im Monat die Person tatsächlich zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren ist – und muss den Zuschuss bei dauerhaft weniger Pendeltagen anpassen.
In der Lohnabrechnung sind der reguläre Barlohn und der pauschal besteuerte Zuschuss getrennt zu führen, damit die 15-Prozent-Pauschalierung und ihre Grenze bei der Prüfung nachvollziehbar bleiben. Die Grundlage dafür liefern Dienstplan und Zeiterfassung – sie zeigen, an welchen Tagen Dienst vor Ort war und an welchen nicht.
Ob der Fahrtkostenzuschuss in voller Höhe pauschalierbar ist, entscheidet sich an den tatsächlichen Pendeltagen. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Abwesenheiten und Zeiterfassung laufen in einem System mit dem Lohnexport zusammen, sodass die Zahl der Präsenztage je Person ohne doppelte Pflege vorliegt – und barer Lohn und pauschal besteuerter Zuschuss in der Abrechnung sauber getrennt bleiben.
Häufige Fragen
Ist ein Fahrtkostenzuschuss zum Arbeitsweg mit dem Auto steuerfrei?
Nein. Anders als der ÖPNV-Zuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG ist der Zuschuss für den Arbeitsweg mit dem eigenen Pkw steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann ihn aber nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG pauschal mit 15 Prozent versteuern; dann ist er sozialversicherungsfrei, und die Pauschalsteuer trägt der Betrieb.
Wie hoch ist die Entfernungspauschale 2026?
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Entfernungspauschale einheitlich 0,38 Euro je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer. Die frühere Staffelung (0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer, 0,38 Euro ab dem 21.) ist durch das Steueränderungsgesetz 2025 entfallen und der höhere Satz dauerhaft festgeschrieben worden. Gerechnet wird die einfache Entfernung je Arbeitstag.
Was besagt die 15-Tage-Regel beim Fahrtkostenzuschuss?
Aus Vereinfachungsgründen darf bei einer Fünf-Tage-Woche ohne Einzelnachweis von monatlich 15 Arbeitstagen mit Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden. Bei weniger als fünf Arbeitstagen pro Woche – etwa bei Teilzeit oder Homeoffice – ist diese Zahl verhältnismäßig zu kürzen, bei einer Drei-Tage-Woche auf 9 Tage. Wird zu viel pauschaliert, wird der überschießende Teil zu regulärem steuer- und beitragspflichtigem Lohn.
Mindert der Fahrtkostenzuschuss die Pendlerpauschale?
Ja. Der mit 15 Prozent pauschal besteuerte Zuschuss mindert die Entfernungspauschale, die die Person in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen kann. Was der Betrieb pauschaliert, kann die beschäftigte Person nicht noch einmal selbst absetzen. Der sofort abgabenfreie Zuschuss ist für die meisten dennoch günstiger als der spätere Werbungskostenabzug.
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