Mitarbeiterrabatte & Rabattfreibetrag: 1.080 Euro im Jahr steuerfrei

Was ist ein Personalrabatt – und warum ist er Arbeitslohn?

Ein Personalrabatt ist jeder Preisnachlass, den der Betrieb seinen Beschäftigten auf eigene Waren oder Dienstleistungen gewährt. Steuerlich entsteht dadurch ein geldwerter Vorteil: Die beschäftigte Person zahlt weniger als die Kundschaft, und diese Differenz ist wirtschaftlich wie Lohn – sie wäre deshalb grundsätzlich lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Damit solche üblichen Belegschaftsrabatte nicht in voller Höhe versteuert werden müssen, sieht das Einkommensteuergesetz einen eigenen Freibetrag vor.

Der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG: 1.080 Euro im Jahr

Nach § 8 Abs. 3 EStG bleiben Rabatte auf Waren und Dienstleistungen, die der Betrieb überwiegend für Dritte – also nicht für den Bedarf der eigenen Beschäftigten – herstellt oder vertreibt, bis zu einem Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Kalenderjahr und beschäftigter Person steuer- und beitragsfrei. Dieser Betrag ist seit Jahren unverändert und gilt auch 2026. Wichtig sind drei Voraussetzungen:

• Es muss sich um Waren oder Dienstleistungen aus dem eigenen Sortiment handeln – also solche, die der Betrieb auch an fremde Endkundschaft abgibt. Rabatte auf fremde Produkte fallen nicht darunter.
• Der Vorteil wird vom Endpreis am Abgabeort abgeleitet, nicht von einem internen Einkaufspreis.
• Es ist ein Freibetrag, keine Freigrenze: Übersteigt der Jahresvorteil 1.080 Euro, ist nur der darüber liegende Teil steuer- und sozialabgabenpflichtig – nicht der gesamte Rabatt.

So wird der geldwerte Vorteil berechnet

Ausgangspunkt ist der Endpreis, zu dem der Betrieb die Ware fremder Endkundschaft am Abgabeort anbietet. Davon wird zunächst ein pauschaler Bewertungsabschlag von 4 Prozent abgezogen; das Ergebnis ist der maßgebliche Wert. Vom maßgeblichen Wert zieht man ab, was die beschäftigte Person selbst gezahlt hat – die Differenz ist der geldwerte Vorteil, der sich mit dem Rabattfreibetrag verrechnet. Ein Beispiel über ein Kalenderjahr:

1. Endpreis der bezogenen Waren (Angebotspreis an Endkundschaft): 3.000 Euro.
2. Abzüglich 4 Prozent Bewertungsabschlag (120 Euro): maßgeblicher Wert 2.880 Euro.
3. Die beschäftigte Person hat tatsächlich 2.100 Euro gezahlt (30 Prozent Rabatt): geldwerter Vorteil 780 Euro.
4. 780 Euro liegen unter dem Rabattfreibetrag von 1.080 Euro – der Vorteil bleibt vollständig steuer- und beitragsfrei.

Läge der Jahresvorteil dagegen bei 1.400 Euro, blieben 1.080 Euro frei und nur 320 Euro wären als Arbeitslohn zu versteuern und zu verbeitragen. Der Freibetrag gilt pro Person und Jahr – nicht pro Einkauf.

Rabattfreibetrag oder 50-Euro-Freigrenze? Das Wahlrecht

Für Sachbezüge gibt es zwei verschiedene Begünstigungen, die nicht verwechselt werden dürfen. Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG gilt für Sachbezüge aller Art – auch von Dritten, etwa Gutscheine. Der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG gilt speziell für Waren aus dem eigenen Sortiment. Für ein und dieselbe Ware hat die beschäftigte Person ein Wahlrecht, welche Bewertung angewandt wird; beide zusammen auf denselben Vorteil gehen nicht.

Faustregel: Für den regelmäßigen verbilligten Einkauf im eigenen Haus ist meist der Rabattfreibetrag günstiger, weil er mit 1.080 Euro im Jahr deutlich mehr Spielraum lässt als 50 Euro im Monat – und weil nur der übersteigende Teil versteuert wird. Die 50-Euro-Freigrenze passt eher für Gutscheine oder Sachgeschenke, die nicht aus dem eigenen Sortiment stammen.

Apotheke: Was wegen der Arzneimittelpreisbindung geht – und was nicht

In der Apotheke stößt der Personalrabatt an eine arzneimittelrechtliche Grenze. Für verschreibungspflichtige Arzneimittel gilt eine strenge Preisbindung (Arzneimittelpreisverordnung, § 78 AMG): Der Apothekenabgabepreis ist festgelegt, Preiswettbewerb auf der Abgabeebene ist ausgeschlossen. Ein Personalrabatt auf Rx-Arzneimittel ist deshalb grundsätzlich nicht zulässig – unabhängig von der Steuerfrage. Für nicht verschreibungspflichtige und freiverkäufliche Produkte (Freiwahl, Sichtwahl – etwa Kosmetik, Nahrungsergänzung, Körperpflege, Verbandmittel) gelten liberalere Maßstäbe; hier ist ein Preisnachlass möglich, und für diesen greift dann der Rabattfreibetrag.

Ein in der Rechtsprechung anerkannter Fall im Gesundheitswesen ist die verbilligte Abgabe von Arzneimitteln aus einer Krankenhausapotheke an das eigene Personal: Auch dort kann der Rabattfreibetrag nach § 8 Abs. 3 EStG anwendbar sein, soweit die Apotheke diese Waren an Endkundschaft abgibt. Entscheidend ist stets, dass der Betrieb die Ware tatsächlich selbst vertreibt.

Weitere Konstellationen im Gesundheitswesen

Der Rabattfreibetrag ist überall dort interessant, wo der Betrieb ein eigenes Warenangebot an Endkundschaft hat: Sanitätshäuser und Orthopädietechnik, Optik- und Hörakustik-Betriebe, Reformhäuser oder Drogerieabteilungen. In klassischen Pflegeeinrichtungen, Kliniken oder Arztpraxen gibt es dagegen oft kein solches Sortiment – dort läuft die Begünstigung von Sachvorteilen eher über die 50-Euro-Freigrenze oder über die amtlichen Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft. Zu beachten ist außerdem: Rabatte, die eine fremde Konzern- oder Schwestergesellschaft gewährt, fallen nicht unter den Rabattfreibetrag des eigenen Arbeitgebers – die Finanzrechtsprechung legt die Voraussetzung „Ware des Arbeitgebers“ eng aus.

Sozialversicherung und Dokumentation

Steuer- und Sozialversicherungsrecht laufen hier parallel: Soweit der Rabatt steuerfrei bleibt, ist er auch beitragsfrei. Der Teil über 1.080 Euro im Jahr ist dagegen beitragspflichtiges Entgelt. Für Minijobs ist das relevant – ein steuer- und beitragsfreier Vorteil zählt nicht zur Geringfügigkeitsgrenze (603 Euro im Monat 2026, 633 Euro ab 2027), ein darüber hinausgehender geldwerter Vorteil dagegen schon. Der Betrieb muss den gewährten Rabatt und die Eigenzahlung der beschäftigten Person im Lohnkonto festhalten, damit die Jahresgrenze belegbar ist.

Was das für Lohnabrechnung und Dienstplan bedeutet

Der Rabattfreibetrag ist kein Dienstplanthema im engeren Sinn – aber ein Lohnkonto-Thema, und das Lohnkonto hängt an sauber getrennten Entgeltbestandteilen. Wer Personalrabatte gewährt, muss den geldwerten Vorteil je Person über das ganze Jahr mitführen, die Eigenzahlungen gegenrechnen und den steuer- und beitragsfreien Anteil vom steuerpflichtigen abgrenzen. Je klarer feste und variable Lohnbestandteile im System getrennt sind, desto einfacher ist diese Jahresbetrachtung – und desto weniger Überraschungen gibt es bei der Lohnabrechnung und in der Betriebsprüfung.

Ob Personalrabatt, Zuschlag oder Sachbezug – am Ende müssen die Werte sauber aus dem Dienstplan in die Lohnabrechnung fließen. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Zeiterfassung und Stundenkonten laufen in einem System zusammen, und die Lohndaten lassen sich strukturiert für die Entgeltabrechnung exportieren – feste und variable Bestandteile bleiben dabei getrennt.