Vom Dienstplan zum Lohn: Lohn-Export & DATEV-Schnittstelle
Am Ende jedes Monats steht die gleiche Aufgabe: Aus Dienstplan und Zeiterfassung müssen korrekte Zahlen für die Lohnabrechnung werden – Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Überstunden. Wer das per Hand in eine Exceltabelle überträgt und ans Lohnbüro mailt, verliert Zeit und produziert Fehler. Ein sauberer Lohn-Export macht aus stundenlanger Übertragung einen Knopfdruck. Was dabei zusammenspielt und worauf es bei der DATEV-Schnittstelle ankommt.
Warum die Übergabe der kritische Schritt ist
Zwischen der geleisteten Arbeit und dem ausgezahlten Lohn liegt die Lohnvorbereitung – der Punkt, an dem die meisten Fehler entstehen. Nicht weil gerechnet wird, sondern weil abgetippt wird: Stundensummen, Nacht- und Sonntagsstunden, Krankheits- und Urlaubstage, Zulagen. Jede manuelle Übertragung ist eine Fehlerquelle, und im Gesundheitswesen mit rotierenden Not- und Nachtdiensten summieren sich diese Werte schnell. Ein digitaler Export überträgt genau die Werte, die das System ohnehin schon berechnet hat.
Was in den Export gehört
- Ist-Arbeitszeiten je Mitarbeitendem, sauber gegen den Soll-Plan abgeglichen
- Zuschlagsrelevante Stunden getrennt ausgewiesen – Nacht, Sonntag, Feiertag (siehe § 3b EStG)
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, unbezahlte Freistellung
- Überstunden bzw. der Saldo des Arbeitszeitkontos
- Zulagen und Pauschalen, etwa für Springer- oder Wechselschichtdienste
DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt?
In Deutschland rechnen die meisten Steuerberater und Lohnbüros mit DATEV ab – in zwei Varianten: DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt. Für die Schnittstelle ist der Unterschied wichtig, weil beide ein anderes Importformat erwarten. Klären Sie vor der Einrichtung mit Ihrem Lohnbüro drei Dinge: welches der beiden Programme genutzt wird, welche Lohnarten (die nummerierten Kategorien wie „Nachtzuschlag“ oder „Urlaub“) hinterlegt sind und über welchen Weg importiert wird – als Datei oder über den DATEV-Datenservice.
Lohnarten und Stammdaten sauber zuordnen
Der häufigste Grund, warum ein Export beim ersten Mal scheitert, ist die Zuordnung: Die Software kennt eine Kategorie „Sonntagszuschlag“, das Lohnbüro aber die Lohnart 240. Diese Übersetzung – von der internen Bezeichnung zur DATEV-Lohnart – muss einmal sauber eingerichtet werden. Dazu kommen die Stammdaten: Beraternummer, Mandantennummer und die Personalnummern müssen zwischen Zeiterfassung und Lohnprogramm identisch sein, sonst landen die Stunden bei der falschen Person oder gar nicht.
Der Ablauf am Monatsende
- Zeiten prüfen und freigeben: fehlende Stempelungen, offene Korrekturen und Ausreißer klären.
- Zuschläge und Salden vom System berechnen lassen – nicht nachrechnen, sondern stichprobenhaft kontrollieren.
- Exportdatei erzeugen bzw. Übergabe an den DATEV-Datenservice auslösen.
- Datei ans Lohnbüro übergeben – oder das Lohnbüro greift direkt auf die freigegebenen Daten zu.
- Rückmeldung der Abrechnung mit den freigegebenen Werten abgleichen und archivieren.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Nicht jede Dienstplan- oder Zeiterfassungslösung exportiert im richtigen Format. Achten Sie darauf, dass die Software die von Ihrem Lohnbüro genutzte DATEV-Variante bedient, frei konfigurierbare Lohnarten erlaubt und Zuschläge nach den steuerlichen Regeln getrennt ausweist. Dann wird aus der monatlichen Zettelwirtschaft ein reproduzierbarer, prüfbarer Prozess – und die gewonnene Zeit fließt zurück in die Versorgung.
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