FSJ & Bundesfreiwilligendienst im Dienstplan: Was Einsatzstellen wissen müssen

FSJ und BFD: Was sie unterscheidet – und was im Dienstplan gleich bleibt

Beide Formate sind Freiwilligendienste, beruhen aber auf unterschiedlichen Gesetzen. Das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ) nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz richtet sich an junge Menschen nach der Vollzeitschulpflicht bis zur Vollendung des 27. Lebensjahres. Der Bundesfreiwilligendienst (BFD) nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz steht Menschen jeden Alters offen – auch über 27, was ihn für Wiedereinsteiger:innen und Ältere interessant macht. Beide dauern in der Regel zwölf Monate, mindestens sechs und höchstens 18, in Ausnahmen bis 24 Monate.

Für die Dienstplanung sind diese Unterschiede zweitrangig. Entscheidend ist ein Grundsatz, der für beide gilt: Freiwillige sind eine zusätzliche Kraft, kein Ersatz für reguläres Personal. Wer das im Plan berücksichtigt, vermeidet sowohl arbeitsrechtliche Probleme als auch Ärger mit dem Träger, der den Dienst begleitet.

Der wichtigste Planungsgrundsatz: zusätzlich, nicht als Ersatz

Freiwilligendienste sind arbeitsmarktneutral. Sie dürfen keine regulären, sozialversicherungspflichtigen Stellen ersetzen oder verdrängen – ein Freiwilliger tritt immer neben die vorhandene Besetzung, nie an ihre Stelle. Daraus folgt für den Dienstplan die zentrale Regel: Eine Freiwillige zählt nicht auf die Fachkraftquote und nicht als geplante Fachkraft im Personalschlüssel. Jede Schicht muss auch dann fachlich vollständig besetzt sein, wenn man die Freiwillige gedanklich herausstreicht.

Praktisch heißt das: Die Freiwillige ergänzt eine bereits stehende Schicht, arbeitet unter Anleitung und übernimmt unterstützende Aufgaben – Betreuung, Begleitung, hauswirtschaftliche und grundpflegerische Hilfstätigkeiten. Sie ist nie die einzige Kraft im Wohnbereich, nie allein für eine Behandlungspflege verantwortlich und nicht die Person, die eine fehlende Fachkraft ausgleicht. Ein Plan, der Freiwillige als eigene Rolle führt und die Fachkraftbesetzung getrennt davon prüft, macht diesen Unterschied sichtbar.

Wie viele Stunden – und was bei Unter-18-Jährigen gilt

Die Arbeitszeit der Freiwilligen richtet sich nach den hauptamtlichen Beschäftigten der Einsatzstelle und liegt üblicherweise bei 38,5 bis 40 Stunden pro Woche. Der BFD ist – vor allem jenseits des 27. Lebensjahres – auch in Teilzeit möglich, dann mit mehr als 20 Wochenstunden. Schicht-, Wochenend- und in Grenzen auch Spätdienste sind zulässig, soweit die Einsatzstelle sie regulär vorsieht.

Sobald eine Freiwillige noch nicht 18 ist – im FSJ der Regelfall –, gilt zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz. Es setzt engere Grenzen als das Arbeitszeitgesetz und ist beim Einplanen strikt einzuhalten:

Der Urlaub für Minderjährige ist nach Alter gestaffelt (§ 19 JArbSchG): mindestens 30 Werktage, wenn die Person zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 war, 27 Werktage bei noch nicht 17 und 25 Werktage bei noch nicht 18. Volljährige Freiwillige haben Anspruch auf mindestens den gesetzlichen Urlaub; viele Träger gewähren analog zu ihren Beschäftigten mehr. Details zum Jugendschutz haben wir im eigenen Ratgeber zusammengefasst.

Seminartage sind Dienstzeit – und fehlen in der Einsatzstelle

Zum Freiwilligendienst gehört die pädagogische Begleitung durch Bildungsseminare. Bei einem zwölfmonatigen Dienst sind es 25 Seminartage; ist die Freiwillige noch minderjährig, erhöht sich die Zahl entsprechend. Im BFD für über 27-Jährige gilt eine reduzierte Pflicht von etwa einem Seminartag je Monat. Diese Tage zählen rechtlich als Dienstzeit – die Freiwillige gilt als anwesend und erhält ihr Taschengeld –, sie fehlt aber physisch in der Einsatzstelle.

Für den Dienstplan ist das der häufigste Stolperstein: Seminarwochen werden übersehen, und plötzlich fehlt eine fest eingeplante Kraft für mehrere Tage. Seminartage gehören deshalb frühzeitig als Abwesenheit in den Plan – am besten mit eigenem Kürzel, damit sie weder als Ausfall noch als frei fehlgedeutet werden. Da die Freiwillige ohnehin nur zusätzlich zählt, entsteht keine Besetzungslücke bei den Fachkräften – vorausgesetzt, man hat sie von Anfang an nicht in die Kernbesetzung eingerechnet.

Taschengeld, Sozialversicherung und die Neuerungen 2026

Freiwillige erhalten kein Gehalt, sondern ein Taschengeld. Dessen Höhe legt die Einsatzstelle beziehungsweise der Träger fest; gesetzlich ist es nach oben gedeckelt und an eine Referenzgröße der Sozialversicherung gekoppelt. In der Praxis liegt es häufig zwischen rund 350 und 450 Euro im Monat, oft ergänzt um Sachleistungen für Unterkunft und Verpflegung oder entsprechende Geldersatzleistungen. Trotz Taschengeld statt Lohn sind Freiwillige sozialversicherungsrechtlich Beschäftigte: Sie sind kranken-, pflege-, renten-, arbeitslosen- und unfallversichert; die Beiträge trägt die Einsatzstelle oder der Träger.

Beispiel: eine Freiwillige richtig in den Wohnbereich einplanen

An diesem Ausschnitt sieht man die Prüfpunkte für Minderjährige: Mia hat keinen Nachtdienst und keinen Dienst nach 20 Uhr, arbeitet an höchstens fünf Tagen und hat das Wochenende frei; ihr Seminartag am Mittwoch ist als Abwesenheit vermerkt. Vor allem aber ist in jeder Schicht mindestens eine Pflegefachkraft eingeteilt – Mia ergänzt Anna in der Frühschicht, ersetzt sie aber nie. Streicht man Mia gedanklich aus dem Plan, steht die Fachkraftbesetzung trotzdem. Genau das ist der Test, den jeder Freiwilligen-Einsatz bestehen muss.

Was Freiwillige dürfen – und was nicht

Freiwillige unterstützen und lernen; sie ersetzen keine qualifizierte Kraft. Zulässig sind Tätigkeiten unter Anleitung, die zur Betreuung und Grundunterstützung gehören: Begleitung und Beschäftigung, Hilfe bei Mahlzeiten und Mobilität, hauswirtschaftliche Aufgaben, einfache grundpflegerische Handreichungen im Rahmen der Einarbeitung. Nicht zulässig ist die eigenverantwortliche Übernahme von Behandlungspflege, Medikamentengabe ohne Anleitung oder Aufgaben, die eine Fachkraftqualifikation voraussetzen. Wer im Zweifel ist, sollte die Tätigkeitsliste mit dem Träger und der verantwortlichen Anleitung abstimmen – auch mit Blick auf Haftung und Versicherungsschutz.

Jede Einsatzstelle benennt eine Anleiterin oder einen Anleiter. Diese Begleitung ist keine Formalie, sondern Voraussetzung des Dienstes: Sie stellt sicher, dass die Freiwillige weder überfordert noch als billige Ersatzkraft eingesetzt wird. Im Dienstplan bedeutet das idealerweise, Freiwillige und Anleitung in überlappenden Schichten zu führen, damit die Begleitung tatsächlich stattfindet.

So behalten Sie Freiwillige im Dienstplan im Griff

Drei Dinge entscheiden über einen sauberen Freiwilligen-Einsatz: die Fachkraftbesetzung unabhängig von der Freiwilligen zu prüfen, Seminartage und Urlaub früh als Abwesenheit zu hinterlegen und – bei Minderjährigen – die Grenzen des Jugendarbeitsschutzes schon beim Zuweisen einzuhalten. Von Hand in einer Excel-Tabelle geraten genau diese Punkte durcheinander, sobald mehrere Freiwillige, wechselnde Seminartermine und Teilzeitmodelle zusammentreffen.

Freiwillige als eigene Rolle mit hinterlegter Qualifikation führen, die Fachkraftbesetzung je Schicht getrennt prüfen, Seminartage und Urlaub als Abwesenheit blocken und Jugendschutz-Grenzen automatisch beachten – dafür ist Dienstplan-Software gemacht. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Qualifikationen lassen sich je Schicht als Voraussetzung hinterlegen, sodass eine Freiwillige eine Fachkraftschicht gar nicht erst füllt, Abwesenheiten und Stundenkonten laufen mit, und Warnungen zu Arbeitszeit und Ruhezeit erscheinen schon beim Zuweisen.