Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was §8 BVV für die Betriebsprüfung bedeutet

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Die Beitragsverfahrensverordnung regelt, welche Unterlagen Arbeitgeber für die Sozialversicherung führen und für die Prüfung bereithalten müssen. Bisher konnten Betriebe sich auf Antrag von der Pflicht befreien lassen, diese Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen – sie durften also weiter auf Papier arbeiten. Genau diese Ausnahme (§8 Abs. 3 Satz 2 BVV) läuft zum 31. Dezember 2026 aus. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung ohne Wenn und Aber: Es gibt keine neue Befreiung und keine Übergangsfrist mehr.

Praktisch heißt das: Wer bis Ende 2026 noch mit Papierordnern oder einer bunten Mischung aus Papier und einzelnen PDFs arbeitet, muss den Bestand rechtzeitig in eine strukturierte, elektronische Form überführen – und den laufenden Betrieb so aufstellen, dass neue Unterlagen von vornherein digital und prüfungsfest entstehen.

Warum es diese Pflicht gibt: die Betriebsprüfung der DRV

Hintergrund ist die turnusmäßige Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung, die bei Arbeitgebern in der Regel alle vier Jahre stattfindet. Geprüft wird, ob Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden – von der richtigen Einstufung geringfügig Beschäftigter über Beitragsfreiheiten bis zur beitragsrechtlichen Behandlung von Zuschlägen und Sachbezügen. Die Prüfung läuft zunehmend digital und maschinell. Deshalb genügt es nicht mehr, dass Unterlagen irgendwo abgeheftet existieren; sie müssen strukturiert und maschinell auswertbar vorliegen, damit die Prüfung ohne Verzögerung darauf zugreifen kann.

Für Betriebe hat das eine handfeste Kehrseite: Wer am Prüfungstag nicht prüfungsfähig ist, riskiert eine deutlich längere Prüfung, Nachforderungen und Verzögerungen. Die elektronische, geordnete Ablage ist damit nicht nur Formsache, sondern schützt vor Aufwand und Streit im Prüfungsfall.

Welche Unterlagen als Entgeltunterlagen gelten

Der Begriff ist weiter gefasst, als viele erwarten. Zu den Entgeltunterlagen zählen unter anderem:

• Nachweise zur beitragsrechtlichen Beurteilung – etwa Befreiungsanträge in der Sozialversicherung, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudierenden
• Angaben zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltsstatus, soweit erforderlich, sowie A1-Bescheinigungen bei Entsendung
• Nachweise zur Elterneigenschaft (für den Beitragszuschlag in der Pflegeversicherung)
• die Grundlagen der Entgeltabrechnung selbst – und damit die Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit, aus denen sich Löhne, Mehrarbeit und Zuschläge ergeben

Der letzte Punkt ist für Dienstplan- und Zeiterfassungsthemen entscheidend: Arbeitszeit- und Stundennachweise sind kein Nebenschauplatz, sondern Grundlage der Entgeltabrechnung – und damit prüfungsrelevant. Bei geringfügig Beschäftigten kommt die eigenständige Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz hinzu; Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen und aufzubewahren. Genau diese Nachweise sieht sich die Prüfung an, wenn sie beurteilt, ob die Minijob-Grenze eingehalten und der Mindestlohn gezahlt wurde.

Anforderungen an die elektronische Führung

Elektronisch heißt nicht einfach „eingescannt“. Die Unterlagen sollen jederzeit maschinell auswertbar und revisionssicher archiviert sein – also nachträglich nicht unbemerkt veränderbar, vollständig und nachvollziehbar. In der Praxis orientiert sich das an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD) und muss zugleich datenschutzkonform sein, weil es sich um sensible Personaldaten handelt. Übliche Anforderungen sind eine geordnete, je Beschäftigtem und Dokumenttyp getrennte Ablage sowie gängige, lesbare Dateiformate.

Für Betriebe im Gesundheitswesen kommt der Datenschutz erschwerend hinzu: Personalunterlagen dürfen nur den Berechtigten zugänglich sein, Zugriffe sollten protokolliert und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Die elektronische Entgeltunterlage ist also immer auch ein Thema für die betriebliche Datenschutzorganisation.

Was Betriebe jetzt tun sollten

1. Bestand sichten: Welche Entgeltunterlagen liegen noch auf Papier, welche schon digital – und wo fehlt Struktur?
2. Bis Ende 2026 überführen: Papierbestände rechtzeitig digitalisieren und geordnet ablegen, damit am 1. Januar 2027 nichts nachzuholen ist.
3. Prozesse umstellen: Neue Unterlagen von vornherein digital, revisionssicher und je Dokumenttyp getrennt erzeugen.
4. Zeiterfassung digitalisieren: Stunden- und Arbeitszeitnachweise – gerade bei Minijobs – so führen, dass sie maschinell auswertbar und prüfungsfest sind, statt als lose Zettel oder Excel-Dateien.
5. Datenschutz mitdenken: Zugriffsrechte, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen für die elektronische Ablage festlegen.

Der Bezug zu Dienstplan und Zeiterfassung

Zwischen der BVV-Pflicht und der täglichen Personalarbeit liegt ein direkter Draht: Der Dienstplan legt fest, wer wann arbeiten soll; die Zeiterfassung dokumentiert, was tatsächlich geleistet wurde; und aus diesen Ist-Zeiten entstehen Lohn, Zuschläge und die Beurteilung, ob ein Minijob innerhalb der Grenze bleibt. Werden diese Nachweise digital, strukturiert und unveränderbar geführt, sind sie zugleich der prüfungsfeste Teil der Entgeltunterlagen. Wer hingegen Stunden auf Papier oder in frei überschreibbaren Tabellen sammelt, muss sie vor jeder Prüfung mühsam aufbereiten – und trägt das Risiko, dass die Aufzeichnungen als nicht ausreichend gelten.

Arbeitszeiten digital erfassen, aus dem Dienstplan heraus zu Stundenkonten, Zuschlägen und Lohn-Export verdichten und die Nachweise maschinell auswertbar bereithalten – das ist genau die Grundlage, die §8 BVV ab 2027 verlangt. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten laufen in einem Ablauf zusammen, erfasste Ist-Zeiten fließen in Stundenkonten und den Lohn-Export – und liefern damit die digitalen, nachvollziehbaren Arbeitszeitnachweise, die die Betriebsprüfung sehen will.