Digitale Personalakte im Gesundheitswesen: Pflicht, Anforderungen und der Bezug zur Zeiterfassung
Rund um die digitale Personalakte kursiert die Behauptung, sie werde „ab 2027 Pflicht“. Das stimmt so nicht – und wer den Unterschied kennt, spart sich sowohl unnötigen Aktionismus als auch ein böses Erwachen bei der nächsten Prüfung. Pflicht wird ab dem 1. Januar 2027 nur die elektronische Führung der Entgeltunterlagen (§8 BVV); eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die komplette Personalakte zu digitalisieren, gibt es dagegen nicht. Trotzdem führt an einer geordneten digitalen Ablage kaum ein Weg vorbei – gerade im Gesundheitswesen, wo besonders sensible Daten, enge Datenschutzregeln und turnusmäßige Prüfungen zusammentreffen. Dieser Beitrag ordnet ein, was gilt, was in die Akte gehört, wie lange was aufbewahrt werden muss und warum Dienstplan und Zeiterfassung ein fester Bestandteil der Personalakte sind.
Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Kurz: nein – jedenfalls nicht als Ganzes. Eine allgemeine gesetzliche Vorschrift, die alle Arbeitgeber zwingt, die komplette Personalakte elektronisch zu führen, existiert nicht. Was tatsächlich zum 1. Januar 2027 verpflichtend wird, ist enger gefasst: Die Entgeltunterlagen nach §8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen dann elektronisch geführt werden; die bisher auf Antrag mögliche Befreiung von der elektronischen Führung läuft zum 31. Dezember 2026 ersatzlos aus. Das betrifft die beitrags- und lohnrelevanten Unterlagen – nicht automatisch jedes Dokument, das üblicherweise in einer Personalakte liegt.
Die verbreitete Verkürzung „digitale Personalakte ab 2027 Pflicht“ vermischt also zwei Dinge. Praktisch führt der Weg trotzdem zur digitalen Ablage: Weil die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen ohnehin elektronisch und maschinell auswertbar vorliegen müssen, ist es meist sinnvoll, die gesamte Personalakte gleich strukturiert digital zu organisieren – statt einen digitalen Teil und einen Papierteil parallel zu pflegen.
Was in die Personalakte gehört – und was getrennt bleibt
Eine Personalakte bündelt die Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Typisch sind:
- Stammdaten, Arbeitsvertrag samt Nachträgen und Nachweise nach dem Nachweisgesetz
- Bescheinigungen zur Sozialversicherung: Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Sozialversicherungsnummer, ggf. A1-Bescheinigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft
- Lohn- und Gehaltsunterlagen, Lohnkonto, Steuermerkmale sowie Arbeitszeit- und Stundennachweise als Grundlage der Abrechnung
- Qualifikationsnachweise und – im Gesundheitswesen besonders wichtig – Fortbildungs-, Immunitäts- und Eignungsnachweise (z. B. Masernschutz, arbeitsmedizinische Vorsorge)
- Schriftverkehr zum Arbeitsverhältnis: Abmahnungen, Zeugnisse, Urlaubs- und Fehlzeitenübersichten
Besonders sensible Daten gehören nicht ungefiltert in die allgemein zugängliche Akte. Gesundheitsdaten – etwa Diagnosen aus Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Ergebnisse arbeitsmedizinischer Untersuchungen oder Angaben aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement – sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und sollten getrennt und nur für einen eng begrenzten Kreis zugänglich abgelegt werden. Für den Arbeitgeber zählt bei einer AU in der Regel die Dauer der Arbeitsunfähigkeit, nicht die Diagnose.
Aufbewahrungsfristen: Es gibt nicht die eine Frist
Ein häufiges Missverständnis ist, für die Personalakte gelte pauschal „zehn Jahre“. Tatsächlich hat die Personalakte als Ganzes keinen einheitlichen gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum – es gilt die Frist der jeweiligen Unterlage, und darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nach der DSGVO nicht länger gespeichert werden, als es der Zweck erfordert. Die wichtigsten Fristen im Überblick:
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto und Lohnabrechnungsunterlagen | 6 Jahre | §41 EStG |
| Buchungsbelege / Lohnjournale (lohnsteuerlich relevant) | 8 Jahre (bis 2024: 10) | §257 HGB, §147 AO |
| Entgeltunterlagen für die SV-Prüfung | bis zur nächsten Betriebsprüfung / Folgejahr | §28f SGB IV, BVV |
| Betriebliche Altersvorsorge | bis zu 30 Jahre | Verjährung von Ansprüchen |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber:innen | i. d. R. bis zu 6 Monate nach Absage | AGG (Klagefrist) |
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit 2025 – ein Beispiel dafür, dass Fristen sich ändern. Genau deshalb ist eine digitale Akte mit Löschautomatik hilfreich: Sie kann Unterlagen nach Ablauf der jeweiligen Frist gezielt zur Löschung vormerken, statt alles pauschal und dauerhaft aufzubewahren.
Datenschutz: DSGVO, §26 BDSG und die Besonderheit im Gesundheitswesen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist im Kern §26 BDSG in Verbindung mit der DSGVO: Daten dürfen verarbeitet werden, soweit das für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Daraus folgt der Grundsatz der Datenminimierung – in die Akte gehört, was gebraucht wird, nicht, was theoretisch nützlich sein könnte. Beschäftigte haben zudem ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO und, unabhängig davon, ein arbeitsrechtliches Einsichtsrecht in ihre Personalakte nach §83 BetrVG.
Im Gesundheitswesen kommt erschwerend hinzu, dass viele Personalunterlagen Gesundheitsdaten enthalten oder berühren – von der Immunitätsdokumentation bis zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Solche Daten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und verlangen ein höheres Schutzniveau: strenge Zugriffsbeschränkung, getrennte Ablage und eine saubere Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung. Zugriffsrechte sollten dem Prinzip „so wenig wie möglich“ folgen: Führungskräfte sehen nur, was sie für die Führungsaufgabe brauchen; Gehalts- und Gesundheitsdaten bleiben der Personalstelle vorbehalten. Zugriffe sollten protokolliert werden.
GoBD und Revisionssicherheit: „digital“ heißt mehr als „eingescannt“
Eine digitale Personalakte ist nicht einfach ein Ordner voller PDFs. Steuer- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen müssen so geführt werden, dass sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD) genügen: unveränderbar bzw. mit nachvollziehbarer Versionierung, vollständig, geordnet und jederzeit maschinell auswertbar. Ein bloßer Scan, der frei überschreibbar auf einem Laufwerk liegt, erfüllt das nicht zuverlässig. Prüfungsrelevant ist vor allem der Entgeltteil – und der muss ab 2027 elektronisch, revisionssicher und maschinell auswertbar vorliegen.
Praktisch bedeutet revisionssicher: nachträgliche Änderungen werden protokolliert, nicht spurlos möglich; jedes Dokument ist einem Beschäftigten und einem Dokumenttyp zugeordnet; Aufbewahrungs- und Löschfristen sind hinterlegt. Das schützt im Prüfungsfall vor Nachforderungen und langwierigen Rückfragen – und im Streitfall vor dem Vorwurf, Unterlagen seien nachträglich verändert worden.
Einführung: Mitbestimmung nicht vergessen
Wer eine Software für die digitale Personalakte einführt, sollte die betriebliche Mitbestimmung mitdenken. Systeme, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung des Betriebsrats nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – das gilt für Personalakten-, Zeiterfassungs- und Dienstplansoftware gleichermaßen. In kirchlichen und diakonischen Einrichtungen tritt an die Stelle des Betriebsrats die Mitarbeitervertretung (MAV). Eine frühzeitige Einbindung und, wo sinnvoll, eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung ersparen späteren Streit über zulässige Auswertungen und Zugriffsrechte.
Der Bezug zu Dienstplan und Zeiterfassung
Arbeitszeit- und Stundennachweise sind kein Nebenschauplatz der Personalakte, sondern Teil der prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen: Aus den erfassten Ist-Zeiten ergeben sich Löhne, Zuschläge und – bei Minijobs – die Beurteilung, ob die Geringfügigkeitsgrenze eingehalten ist. Wer diese Nachweise digital, strukturiert und unveränderbar führt, hat den prüfungsfesten Kern der Entgeltunterlagen schon in der Hand. Wer Stunden dagegen auf Zetteln oder in frei überschreibbaren Tabellen sammelt, muss sie vor jeder Prüfung mühsam aufbereiten – und riskiert, dass die Aufzeichnungen als nicht ausreichend gelten.
Der direkte Draht: Der Dienstplan legt fest, wer wann arbeiten soll; die Zeiterfassung dokumentiert, was tatsächlich geleistet wurde; und aus diesen Ist-Zeiten entstehen die Nachweise, die in den Entgeltteil der Personalakte gehören. Je nahtloser dieser Ablauf ist, desto weniger Medienbrüche entstehen zwischen Planung, Erfassung, Lohn und Ablage.
Was Betriebe jetzt tun sollten
- Bestand sichten: Welche Unterlagen liegen auf Papier, welche digital – und welche gehören zum prüfungsrelevanten Entgeltteil nach §8 BVV?
- Entgeltteil bis Ende 2026 überführen: Papierbestände rechtzeitig digitalisieren, damit die elektronische Führung am 1. Januar 2027 steht.
- Struktur festlegen: Ablage je Beschäftigtem und Dokumenttyp, mit hinterlegten Aufbewahrungs- und Löschfristen und Versionierung.
- Zugriffsrechte definieren: Need-to-know, getrennte Ablage sensibler Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), Protokollierung der Zugriffe.
- Zeiterfassung digitalisieren: Stunden- und Arbeitszeitnachweise maschinell auswertbar und prüfungsfest führen, statt als lose Zettel oder Excel-Dateien.
- Mitbestimmung einbinden: Betriebsrat bzw. MAV frühzeitig beteiligen und Auswertungen sowie Zugriffe in einer Vereinbarung regeln.
Arbeitszeiten digital erfassen, aus dem Dienstplan heraus zu Stundenkonten, Zuschlägen und Lohn-Export verdichten und die Nachweise maschinell auswertbar bereithalten – das ist genau der Teil der Personalakte, der ab 2027 ohnehin elektronisch geführt werden muss. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten laufen in einem Ablauf zusammen, erfasste Ist-Zeiten fließen in Stundenkonten und den Lohn-Export – und liefern damit die digitalen, nachvollziehbaren Arbeitszeitnachweise, die in den Entgeltteil der Personalakte gehören.
Häufige Fragen
Ist die digitale Personalakte ab 2027 gesetzlich Pflicht?
Nein, nicht als Ganzes. Es gibt keine allgemeine Pflicht, die komplette Personalakte digital zu führen. Verpflichtend elektronisch werden ab dem 1. Januar 2027 nur die Entgeltunterlagen nach §8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) – die bisher mögliche Papier-Ausnahme läuft Ende 2026 ersatzlos aus. Weil dieser Entgeltteil ohnehin digital sein muss, ist es meist sinnvoll, die ganze Akte gleich strukturiert digital zu führen.
Wie lange muss eine Personalakte aufbewahrt werden?
Es gibt keine einheitliche Frist für die Akte als Ganzes. Maßgeblich ist die Frist der jeweiligen Unterlage: Lohnkonten sechs Jahre (§41 EStG), lohnsteuerlich relevante Buchungsbelege acht Jahre (§257 HGB, §147 AO; seit 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt), Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge bis zu 30 Jahre, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber:innen in der Regel bis zu sechs Monate nach der Absage. Darüber hinaus dürfen Daten nach der DSGVO nicht länger gespeichert werden, als der Zweck es erfordert.
Was bedeutet „revisionssicher“ bei der digitalen Personalakte?
Revisionssicher heißt, dass Unterlagen unveränderbar bzw. mit nachvollziehbarer Versionierung, vollständig, geordnet und jederzeit maschinell auswertbar vorliegen – angelehnt an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD). Ein bloßer Scan auf einem frei überschreibbaren Laufwerk genügt nicht. Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden, und jedes Dokument ist einem Beschäftigten und Dokumenttyp zugeordnet.
Gehören Gesundheitsdaten in die normale Personalakte?
Nein, nicht ungefiltert. Gesundheitsdaten – etwa Diagnosen, Ergebnisse arbeitsmedizinischer Untersuchungen oder Angaben aus dem BEM – sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und sollten getrennt und nur für einen eng begrenzten Kreis zugänglich abgelegt werden. Für den Arbeitgeber zählt bei einer Arbeitsunfähigkeit in der Regel die Dauer, nicht die Diagnose. Gerade im Gesundheitswesen ist diese Trennung besonders wichtig.
Gehören Arbeitszeitnachweise in die digitale Personalakte?
Ja. Arbeitszeit- und Stundennachweise sind die Grundlage der Entgeltabrechnung und damit Teil der prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen. Bei Minijobs besteht zusätzlich die eigenständige Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Ab 2027 müssen diese Nachweise als Teil der Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar vorliegen – eine digitale Zeiterfassung liefert sie prüfungsfest.
Muss der Betriebsrat bei der Einführung mitbestimmen?
In der Regel ja. Software, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegt der Mitbestimmung nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – das betrifft Personalakten-, Zeiterfassungs- und Dienstplansysteme. In kirchlichen und diakonischen Einrichtungen ist die Mitarbeitervertretung (MAV) zuständig. Eine frühzeitige Einbindung und eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung schaffen Klarheit über zulässige Auswertungen und Zugriffsrechte.
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