Dienstplan Tagespflege: Öffnungszeiten, Fahrdienst und Betreuungskräfte
Die Tagespflege plant anders als ein Pflegeheim: Sie ist teilstationär, öffnet in der Regel werktags tagsüber und kennt keinen Nachtdienst. Dafür bringt sie eigene Knoten mit – den Fahrdienst am Rand des Tages, eine je Wochentag schwankende Belegung und ein Team aus Pflegekräften, Betreuungskräften und Fahrern mit ganz unterschiedlichen Zeitfenstern. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es beim Tagespflege-Dienstplan ankommt.
Was macht den Tagespflege-Dienstplan besonders?
Drei Dinge unterscheiden die Tagespflege vom stationären Heim. Erstens das Zeitfenster: Die Einrichtung ist teilstationär und öffnet meist von Montag bis Freitag tagsüber – ein typischer Betrieb läuft etwa von 8 bis 16 Uhr, ohne Spät- und Nachtdienst. Zweitens die Belegung: Gäste kommen an festen Wochentagen, nicht jeden Tag dieselbe Zahl – Montag und Freitag sehen oft anders aus als die Wochenmitte. Der Plan muss die Besetzung deshalb je Wochentag an die belegten Plätze anpassen. Drittens der Fahrdienst: Viele Gäste werden morgens geholt und nachmittags zurückgebracht; die Touren rahmen den Tag ein und erzeugen Arbeitszeit vor und nach dem eigentlichen Betreuungsbetrieb.
Wie viel Personal verlangt die Tagespflege?
Der Personalschlüssel ergibt sich nicht aus § 113c SGB XI wie in der vollstationären Pflege, sondern aus dem Landesrahmenvertrag nach § 75 SGB XI und den Vergütungsvereinbarungen. Bemessungsgröße sind die belegten Plätze pro Tag, nicht eine feste Bettenzahl. Für Pflege und soziale Betreuung wird ein Personalrichtwert vereinbart; der Fahrdienst wird in der Regel gesondert ausgewiesen und zählt nicht zur Pflege- und Betreuungsquote. Weil die Werte je Bundesland, Träger und Einrichtungskonzept variieren, ist der eigene Versorgungsvertrag die verbindliche Quelle – nicht eine bundesweite Faustregel.
Fahrdienst: der unterschätzte Teil des Plans
Der Fahrdienst ist planerisch der heikelste Punkt. Die Morgentour beginnt vor dem Öffnen, die Nachmittagstour endet nach dem Schließen – wer beide fährt und dazwischen in der Betreuung arbeitet, hat schnell einen geteilten Dienst mit langer Unterbrechung. Zwei Fragen gehören deshalb früh geklärt: Sind die Fahrzeiten Arbeitszeit (in aller Regel ja, wenn sie zur Aufgabe gehören) – und wie wird die Lücke zwischen den Touren bewertet? Dazu kommt die Abstimmung mit der Betreuung: Fällt eine Fahrkraft aus, verschiebt sich nicht nur eine Tour, sondern die Ankunftszeit der Gäste und damit der Start des ganzen Tagesprogramms.
Beispiel: eine Woche in einer Tagespflege mit 15 Plätzen
| Person | Mo | Di | Mi | Do | Fr |
|---|---|---|---|---|---|
| PFK Frauke (VZ) | P | P | P | P | X |
| PFH Georg (75 %) | FD + P | FD + P | X | FD + P | FD + P |
| Betreuungskraft Hana (§ 43b) | B | B | B | B | B |
| Betreuungskraft Ilka (50 %) | X | B | B | X | B |
| Fahrer/Hauswirtschaft Jörg | FD + K | FD + K | FD + K | FD + K | FD + K |
Man sieht die typischen Stellen: Georg fährt morgens die Tour und arbeitet danach in der Präsenz – ein Randzeit-Übergang, der als durchgehende oder als geteilte Arbeitszeit sauber definiert sein muss. Die Betreuungsbesetzung folgt der Belegung: Dienstag, Mittwoch und Freitag sind stärker gebucht, also ist Ilka zusätzlich eingeplant. Und mit Frauke als einziger examinierter Fachkraft am Donnerstag steht die Pflegeaufsicht auf einer Person – fällt sie aus, fehlt der Ersatz. Solche Single-Points sollte der Plan sichtbar machen.
Excel-Vorlage oder Software?
Für eine kleine, stabile Tagespflege mit gleichbleibender Belegung reicht eine Wochenvorlage oft aus. Sie stößt dort an ihre Grenze, wo Tagespflege real kompliziert ist: bei wechselnder Belegung je Wochentag, bei geteilten Fahr-/Betreuungsdiensten mit ihren Wegezeiten und bei der Frage, ob die Fachkraftpräsenz an jedem Öffnungstag steht. Diese Prüfungen leistet Excel nicht.
Software bildet genau diese Besonderheiten ab. In unserem Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Qualifikationen wie „examinierte Fachkraft“ oder „Betreuungskraft § 43b“ lassen sich je Tag als Pflichtbesetzung hinterlegen, geteilte Dienste und Fahrzeiten sauber als Arbeitszeit führen, und das Team bringt Verfügbarkeiten und Wünsche direkt per App ein. Die belegungsabhängige Besetzung wird planbar, statt jede Woche neu von Hand ausgerechnet zu werden – Planung und Zeiterfassung laufen dabei in einem System.
Häufige Fragen
Hat die Tagespflege einen Nachtdienst?
Nein. Die Tagespflege ist teilstationär und öffnet in der Regel werktags tagsüber – ein typischer Betrieb läuft etwa von 8 bis 16 Uhr, ohne Spät- und Nachtdienst. Der Plan dreht sich deshalb nicht um Drei-Schicht-Rotation, sondern um die tägliche Besetzung im Öffnungsfenster plus die Fahrdienst-Touren am Rand des Tages.
Wie wird der Personalschlüssel in der Tagespflege bestimmt?
Nicht über § 113c SGB XI wie in der vollstationären Pflege, sondern über den Landesrahmenvertrag nach § 75 SGB XI und die Vergütungsvereinbarung. Bemessungsgröße sind die belegten Plätze pro Tag; der Fahrdienst wird meist gesondert kalkuliert und zählt nicht zur Pflege- und Betreuungsquote. Die konkreten Werte stehen im Versorgungsvertrag der Einrichtung.
Ist die Fahrzeit im Fahrdienst Arbeitszeit?
In aller Regel ja: Gehört das Bringen und Abholen der Gäste zur arbeitsvertraglichen Aufgabe, ist die Fahrzeit Arbeitszeit und zählt in die tägliche Höchstarbeitszeit. Heikel wird die Lücke zwischen Morgen- und Nachmittagstour – wird dazwischen nicht gearbeitet, kann ein geteilter Dienst entstehen, der vertraglich und im Plan klar geregelt sein sollte.
Was machen Betreuungskräfte nach § 43b SGB XI?
Betreuungskräfte nach § 43b SGB XI ergänzen die Pflege bei der sozialen Betreuung und Aktivierung – etwa Spaziergänge, Gesellschaftsspiele, Vorlesen oder Basteln – in enger Abstimmung mit den Pflegekräften. Sie ersetzen keine examinierte Fachkraft, sind aber ein fester Teil des Tagespflege-Teams und gehören mit eigener Qualifikation in die tägliche Besetzung.
Vergleichen Sie Dienstplan- und Zeiterfassungs-Lösungen – mit Empfehlungen für Ihre Branche.