Dienstplan in der Psychotherapie-Praxis: 50-Minuten-Takt, Sprechstunden und Raumbelegung
Die Psychotherapie-Praxis ist ein Sonderfall unter den Gesundheitsbetrieben: Sie kennt keinen Schichtbetrieb rund um die Uhr und keine parallel arbeitende Assistenz am Behandlungsplatz. Geplant wird in Therapieeinheiten von 50 Minuten je Behandler:in – und sobald mehr als eine Person behandelt, kommt die Raumbelegung als zweite Planungsebene hinzu. Zugleich muss der Plan feste vertragsarztrechtliche Pflichten tragen: die psychotherapeutische Sprechstunde und die telefonische Erreichbarkeit. Dieser Beitrag zeigt, was den Dienstplan in der Psychotherapie-Praxis prägt, welche Pflichten er abbilden muss und wie sich angestellte Behandler:innen und die Weiterbildung nach der Approbationsreform einfügen.
Warum der Psychotherapie-Dienstplan anders tickt
Eine Station plant rund um die Uhr, eine Arztpraxis plant die parallele Besetzung aus Ärzt:in und mehreren MFA. Die Psychotherapie-Praxis plant weder das eine noch das andere: Ihr Takt ist die einzelne Therapieeinheit von in der Regel 50 Minuten, und die zentrale Ressource ist die Zeit der Behandler:in selbst. Behandelt wird in aufeinanderfolgenden Einheiten, unterbrochen von Dokumentation, kurzen Pausen und den vertraglich vorgeschriebenen Sprechstunden- und Erreichbarkeitsfenstern. Der Plan ist damit eher ein getakteter Terminkalender als ein Schichtplan – aber einer, der harte Pflichten und, bei mehreren Behandler:innen, knappe Räume berücksichtigen muss.
Diese Ruhe im Takt täuscht über zwei Härten hinweg: Die Nachfrage übersteigt fast überall das Angebot, Wartelisten sind lang – Kapazitätsplanung ist also kein Luxus, sondern bestimmt, wie viele Menschen versorgt werden. Und die vertragsarztrechtlichen Pflichten sind fest: Sie müssen im Plan real stehen, nicht nur auf dem Papier.
Die Pflichten, die der Plan tragen muss
Wer mit Kassenzulassung (KV-Sitz) behandelt, hat einen Versorgungsauftrag – voll oder hälftig – und damit feste Pflichten, die in den Wochenplan gehören:
- Psychotherapeutische Sprechstunde: bei vollem Versorgungsauftrag mindestens 100 Minuten pro Woche, bei hälftigem mindestens 50 Minuten; abgerechnet und angeboten wird sie in Einheiten von je 25 Minuten. Sie ist der niedrigschwellige Erstzugang und muss als eigenes, verlässliches Fenster eingeplant sein.
- Telefonische Erreichbarkeit: bei vollem Versorgungsauftrag 200 Minuten pro Woche, in Einheiten von mindestens 25 Minuten – sicherzustellen durch die Behandler:in selbst oder das Praxispersonal. Diese Fenster binden Personal ans Telefon und müssen im Plan festen Personen zugeordnet sein.
- Terminvermittlung über die Terminservicestelle (116117): Über das TSVG werden Termine in die Sprechstunde und in die Akutbehandlung vermittelt. Wer solche Kontingente meldet, muss sie im Plan freihalten.
Ein Behandler, mehrere Behandler – und die Räume
Solange eine einzelne approbierte Person in Einzelpraxis arbeitet, ist der Plan überschaubar: ein Kalender, eine Reihe von 50-Minuten-Einheiten, die Pflichtfenster dazwischen. Sobald mehrere Behandler:innen tätig sind – in Berufsausübungsgemeinschaft, im MVZ, bei Sitzteilung oder mit angestellten Psychotherapeut:innen –, entsteht eine zweite Planungsebene: die Raumbelegung. In vielen Praxen gibt es mehr Behandler:innen als Therapieräume, weil nicht alle in Vollzeit und nicht alle zu denselben Zeiten arbeiten. Der Plan muss dann nicht nur sagen, wer wann arbeitet, sondern auch, in welchem Raum – sonst kollidieren zwei Behandler:innen im selben Zimmer.
Hinzu kommt die Gruppentherapie: Sie braucht einen ausreichend großen Raum, eine qualifizierte Leitung und ein festes wöchentliches Fenster, das mit den Einzelterminen der beteiligten Behandler:innen und der Raumbelegung zusammenpassen muss. Und schließlich das Praxispersonal: Empfang, Telefon und Terminorganisation müssen über die Öffnungszeiten besetzt sein – gerade in den Erreichbarkeitsfenstern.
Weiterbildung nach der Approbationsreform 2020
Seit der Reform von 2020 führt der Weg in den Beruf über ein Psychologie-Bachelor- und ein Psychotherapie-Masterstudium zur Approbation nach der Staatsprüfung; darauf folgt eine mehrjährige Weiterbildung. Anders als im alten System sind die Weiterzubildenden dabei angestellt – in Kliniken und in ambulanten Weiterbildungsstätten, also auch in Praxen, die als solche anerkannt sind. Das alte Ausbildungssystem (mit den „PiA“) läuft über Übergangsregelungen aus; Betroffene haben grundsätzlich bis 2032, in Härtefällen bis 2035 Zeit, es abzuschließen.
Für den Dienstplan hat das konkrete Folgen: Angestellte Behandler:innen und Weiterzubildende brauchen eigene Termin- und Raumkontingente, planbare Supervisionszeiten und – als Angestellte – eine saubere Arbeitszeit- und Abwesenheitsführung. Aus der Solo-Kalenderpraxis wird damit ein kleines, aber echtes Team, dessen Dienste, Räume und Vertretungen aufeinander abgestimmt sein müssen.
Beispiel: eine Planwoche mit zwei Behandlerinnen und einem Raumengpass
| Mo | Di | Mi | Do | Fr | |
|---|---|---|---|---|---|
| Dr. A (voller VA, Raum 1) | T | T | SpS + T | T | Tel + T |
| M. B (angestellt, Raum 2) | T | SpS + T | X | T | T |
| Weiterbildung C (Raum 2) | X | X | T | Gr | T |
| Praxiskraft (Empfang/Tel) | ganztags | ganztags | vormittags | ganztags | ganztags |
Der Ausschnitt zeigt die typischen Prüfpunkte: Raum 2 wird von M. B und der Weiterbildungskandidatin geteilt – ihre Zeiten dürfen sich nicht überschneiden. Die Sprechstunden- und Erreichbarkeitsfenster (SpS, Tel) sind fest gesetzt und nicht mit Therapieterminen überbucht. Die Gruppentherapie am Donnerstag belegt Raum 2 im Block. Und das Praxispersonal deckt die Öffnungs- und besonders die Erreichbarkeitszeiten ab. Fällt eine Behandlerin aus, wandern nicht nur Termine, sondern auch ein Raum wird frei – oder ein Pflichtfenster muss neu abgedeckt werden.
Vorlage oder Software?
Eine einzelne Behandlerin in Einzelpraxis kommt mit einem guten Terminkalender weit. An ihre Grenze stößt die Planung, sobald mehrere Behandler:innen sich Räume teilen, feste Sprechstunden- und Erreichbarkeitsfenster einzuhalten sind, Gruppentherapien und Supervision dazwischenpassen müssen und angestellte Kräfte samt Arbeitszeit, Urlaub und Vertretung geführt werden. Genau dieses Zusammenspiel aus Personen, Räumen und Pflichtfenstern – und der Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit der Angestellten – überfordert eine Tabelle.
Behandler:innen und Räume gemeinsam planen, feste Sprechstunden- und Erreichbarkeitsfenster als wiederkehrende Muster hinterlegen, Angestellte und Weiterzubildende mit Arbeitszeit, Abwesenheiten und Vertretung führen und offene Zeiten gezielt vergeben – dafür ist Dienstplan-Software gemacht. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Stundenkonten laufen in einem Ablauf zusammen, wiederkehrende Wochenmuster lassen sich als Vorlage anlegen, und die Zeiterfassung liefert für angestellte Behandler:innen und Praxispersonal die belastbaren Ist-Zeiten.
Häufige Fragen
Wie lang ist eine Therapieeinheit in der Psychotherapie?
In der Regel 50 Minuten. Behandler:innen legen mehrere Einheiten hintereinander, dazwischen liegen Dokumentation und kurze Pausen. Die psychotherapeutische Sprechstunde wird davon abweichend in Einheiten von je 25 Minuten angeboten und abgerechnet. Der Dienstplan der Praxis folgt damit einem Termintakt, nicht einem Schichtmodell.
Welche Sprechstunden- und Erreichbarkeitspflichten muss der Plan abbilden?
Bei vollem Versorgungsauftrag sind mindestens 100 Minuten psychotherapeutische Sprechstunde pro Woche (hälftiger Versorgungsauftrag: mindestens 50 Minuten) sowie 200 Minuten telefonische Erreichbarkeit pro Woche in Einheiten von mindestens 25 Minuten sicherzustellen. Beides gehört als festes, wiederkehrendes Fenster in den Wochenplan. Die konkreten Vorgaben und Nachweisformen regeln die Kassenärztlichen Vereinigungen.
Warum ist die Raumbelegung in der Psychotherapie-Praxis ein Planungsthema?
Weil oft mehr Behandler:innen tätig sind als Therapieräume vorhanden sind – etwa in Berufsausübungsgemeinschaft, MVZ, bei Sitzteilung oder mit Angestellten. Der Plan muss dann nicht nur festlegen, wer wann arbeitet, sondern auch in welchem Raum, damit sich keine zwei Behandler:innen im selben Zimmer überschneiden. Gruppentherapie belegt zusätzlich einen großen Raum im Block.
Was hat die Approbationsreform 2020 mit dem Dienstplan zu tun?
Seit 2020 führt der Weg über ein Psychologie-Bachelor- und ein Psychotherapie-Masterstudium zur Approbation, gefolgt von einer mehrjährigen Weiterbildung – in der die Weiterzubildenden angestellt sind, auch in anerkannten ambulanten Weiterbildungsstätten. Für den Plan bedeutet das: eigene Termin- und Raumkontingente für Angestellte und Weiterzubildende, planbare Supervisionszeiten und eine saubere Arbeitszeit- und Abwesenheitsführung. Das alte System läuft über Übergangsregelungen bis 2032 (Härtefälle 2035) aus.
Braucht eine kleine Psychotherapie-Praxis überhaupt Dienstplan-Software?
Eine Einzelpraxis kommt mit einem guten Terminkalender weit. Sobald sich aber mehrere Behandler:innen Räume teilen, feste Sprechstunden- und Erreichbarkeitsfenster einzuhalten sind und angestellte Kräfte mit Arbeitszeit, Urlaub und Vertretung geführt werden, hilft Software, Personen, Räume und Pflichtfenster ohne Kollisionen zusammenzubringen – und liefert zugleich die Arbeitszeitnachweise, die für Angestellte ohnehin zu führen sind.
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