Dienstplan Ergotherapie & Logopädie: Taktung, Videotherapie und Vorlage

Was den Ergo-/Logo-Dienstplan besonders macht

Erstens die Deckungsgleichheit von Termin und Dienst, wie in jeder Therapiepraxis: Jede Behandlung ist ein Kalendereintrag an einer bestimmten Person; der Dienstplan legt die Verfügbarkeit fest, das Terminbuch füllt sie. Passen beide nicht zusammen, entsteht entweder Leerlauf oder Überbuchung. Zweitens – und das unterscheidet Ergo und Logo von der Physiotherapie – die weitgehend feste Behandlungszeit: Während die Physiopraxis ihre Taktung selbst wählen kann, ist die Sitzungsdauer in Ergo und Logo über die Verordnung faktisch vorgegeben. Eine Einheit dauert je Störungsbild meist 30, 45 oder 60 Minuten, und danach richtet sich, wie viele Termine überhaupt in einen Arbeitstag passen.

Drittens die Fachrichtung als harte Grenze: Ergotherapie und Logopädie sind eigene Heilmittelbereiche mit eigener Ausbildung – eine Ergotherapeutin kann keine logopädische Verordnung übernehmen und umgekehrt. In der verbreiteten interdisziplinären Praxis, die beide Bereiche (oft plus Physiotherapie) unter einem Dach anbietet, plant man deshalb faktisch mehrere Teams parallel, die sich nur Räume, Rezeption und Verwaltung teilen. Viertens die wirtschaftliche Empfindlichkeit: Weil jede Sitzung über die Verordnung vergütet wird, ist eine Lücke im Kalender – ein No-Show, eine kurzfristige Absage – bezahlter Leerlauf. Und fünftens die Dokumentation samt Therapiebericht an die verordnenden Ärzt:innen, die im Plan als eigene Zeit sichtbar sein muss, sonst wandert sie in unbezahlte Pausen.

Warum Fachrichtung und Zusatzqualifikationen den Plan bestimmen

„Ergotherapeut:in“ und „Logopäd:in“ sind – ähnlich wie „MFA“ oder „ZFA“ – Sammelbegriffe. Ob jemand eine konkrete Verordnung übernehmen darf, hängt neben der Grundausbildung an einzelnen Störungsbildern und Zusatzqualifikationen. Planungsrelevant sind vor allem:

• Kindertherapie: Die Behandlung von Kindern – in der Logopädie etwa bei Sprachentwicklungsstörungen, in der Ergotherapie bei sensomotorisch-perzeptiven Störungen – setzt Erfahrung und oft eigene Fortbildungen voraus; nicht jede Kraft deckt sie ab.
• Neurologische Konzepte: In beiden Bereichen erfordern bestimmte Behandlungen konzeptgebundene Fortbildungen (in der Ergotherapie z. B. Bobath oder Handtherapie, in der Logopädie z. B. Stimm-, Schluck- oder Aphasietherapie).
• Ergotherapie – Leistungsgruppen: motorisch-funktionell, sensomotorisch-perzeptiv, psychisch-funktionell und Hirnleistungstraining verlangen unterschiedliche Schwerpunkte; ein reines Handtherapie-Profil deckt keine psychisch-funktionelle Behandlung ab.
• Logopädie – Störungsbilder: Sprach-, Sprech-, Stimm- und Schlucktherapie liegen fachlich weit auseinander; wer auf Stimme spezialisiert ist, ist nicht automatisch die richtige Kraft für eine Dysphagie.

Für den Dienstplan folgt daraus dieselbe strenge Regel wie in der Physiotherapie: Eine Verordnung lässt sich nur besetzen, wenn eine anwesende Kraft die passende Fachrichtung und Zusatzqualifikation hat. Fällt die einzige Kraft mit Schlucktherapie-Schwerpunkt oder die einzige Kinder-Ergotherapeutin aus, lassen sich deren Termine nicht beliebig umverteilen – sie müssen verschoben oder abgesagt werden. Genau solche Single-Points-of-Failure übersieht ein reiner Terminkalender, der Qualifikationen nicht kennt.

Behandlungsort: Praxis, Hausbesuch, Video

Anders als in der Physiotherapie verteilt sich die Arbeit in Ergo und Logo auf drei Orte, die der Plan unterscheiden muss. In der Praxis sind Termin und Raum die knappe Ressource. Beim Hausbesuch – häufig bei Kindern, geriatrischen oder neurologischen Patient:innen – kommt die Wegezeit hinzu: Fährt die Kraft auf Anordnung zwischen Terminen, ist diese Fahrzeit Arbeitszeit und gehört in den Plan, nicht in eine unbezahlte Lücke. Ein Vormittag mit drei verstreuten Hausbesuchen bindet deshalb deutlich mehr Personalzeit, als die reine Summe der Behandlungsminuten vermuten lässt.

Die dritte Option ist seit 2022 die Videotherapie (Logopädie seit September, Ergotherapie seit Oktober 2022). Sie ist regulär über die gesetzliche Krankenversicherung abrechenbar, aber an Bedingungen geknüpft, die planungsrelevant sind: In der Ergotherapie sind höchstens 30 Prozent der Behandlungen je Leistungserbringer und Quartal per Video zulässig; die erste Einheit zur Behandlung einer Diagnose muss in Präsenz stattfinden; und bestimmte Leistungen – Hausbesuche, thermische Anwendungen, das Anfertigen von Schienen – sind per Video ausgeschlossen. Für den Dienstplan heißt das: Videotherapie braucht eigene, ausgewiesene Slots mit passender Technik und einem ungestörten Raum, und die 30-Prozent-Grenze ist eine laufende Nebenrechnung, keine freie Stellschraube.

Beispiel: eine Woche in einer interdisziplinären Praxis

An diesem Ausschnitt sieht man die typischen Prüfpunkte: Die Schlucktherapie hängt vollständig an Frau Cetin – ist sie krank, müssen alle Dysphagie-Termine der Woche verschoben werden, weil keine zweite Kraft mit diesem Schwerpunkt im Plan steht. Die Kinder-Ergotherapie liegt allein bei Herrn Bogdan, die Kinder-Logopädie bei Frau Dorn; beide sind Teilzeit, ihre freien Tage sind faktisch Sperrtage für ihre Verordnungen. Am Mittwoch ist Frau Adam auf Hausbesuchen – die Wegezeit gehört in ihren Dienst, nicht in eine Lücke –, und Frau Dorn hat Videotherapie-Slots, für die ein ruhiger Raum und die 30-Prozent-Quartalsgrenze im Blick bleiben müssen. Über den ganzen Plan zieht sich die Berichtszeit, die als eigener Block sichtbar sein sollte.

Welche Kürzel sind im Ergo-/Logo-Dienstplan üblich?

Kürzel sind nicht genormt – jede Praxis definiert ihre eigenen, oft angelehnt an Fachrichtung und Behandlungsort. Wichtig ist eine Legende direkt am Plan, damit Vertretungen und neue Kolleg:innen denselben Stand lesen. Verbreitet sind:

Reicht eine Excel-Vorlage für die Ergo-/Logo-Praxis?

Für eine kleine Praxis mit ein bis zwei Therapeut:innen, die ihr Terminbuch ohnehin in der Praxissoftware führt, genügt für die reine Anwesenheit oft eine einfache Wochenvorlage. Sie prüft aber nichts, was den Ergo-/Logo-Plan schwierig macht: nicht, ob zu jeder Verordnung eine Kraft mit passender Fachrichtung und Zusatzqualifikation anwesend ist, nicht die Wegezeiten der Hausbesuche, nicht die 30-Prozent-Grenze der Videotherapie, nicht die eingeplante Berichtszeit und nicht die Stundenkonten der vielen Teilzeitverträge. Vor allem verbindet sie Anwesenheit und Terminlast nicht: Ob die Personaldecke zur tatsächlichen Verordnungslage passt, bleibt Bauchgefühl. Ab etwa fünf bis sechs Therapeut:innen über beide Fachrichtungen kostet die getrennte Pflege von Terminbuch, Anwesenheitsliste und Stundenzettel mehr Zeit, als sie spart.

Praxissoftware für Therapeut:innen deckt Terminplanung, Dokumentation und Heilmittel-Abrechnung ab – die Personalseite (wer ist wann im Dienst, Verfügbarkeiten, Urlaub, Stundenkonten, Zeiterfassung) bleibt dabei oft außen vor. Genau diese Lücke füllt eine Dienstplan- und Zeiterfassungs-Software. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Fachrichtungen und Zusatzqualifikationen wie „Logopädie/Schlucken“ oder „Ergo/Kinder“ lassen sich je Person hinterlegen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten laufen über dieselbe Oberfläche, das Team sieht seinen Dienst in der App, und die Zeiterfassung ist enthalten – so steht neben dem, was das Terminbuch plant, verlässlich fest, wer dafür überhaupt im Dienst und qualifiziert ist.