Dienstplan im MVZ: Mehrere Fachrichtungen und Standorte planen
Ein Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) plant nicht eine Praxis, sondern mehrere Fachrichtungen, meist ausschließlich angestellte Ärzt:innen und häufig mehrere Standorte – oft mit einem gemeinsamen Pool an Medizinischen Fachangestellten. Das macht den Dienstplan zu einem eigenen Planungsproblem: Sprechzeiten je Fachrichtung, standortübergreifende Vertretung und Fahrzeiten zwischen den Häusern greifen ineinander. Dieser Leitfaden zeigt die Planungsebenen, eine Beispielwoche und die Stellen, an denen eine Excel-Tabelle im MVZ regelmäßig scheitert.
Was unterscheidet den MVZ-Dienstplan von der Einzelpraxis?
In der Einzelpraxis plant die Inhaberin sich selbst und ihr Team. Im MVZ sind die Ärzt:innen in der Regel angestellt, oft in Teilzeit, und decken unterschiedliche Fachrichtungen ab. Damit fällt der natürliche Fixpunkt weg, an dem sich die Einzelpraxis ausrichtet – niemand ist „immer da“. Stattdessen muss der Plan für jede Fachrichtung eigene Sprechzeiten sicherstellen, die ärztliche Leitung organisatorisch abbilden und häufig mehrere Standorte gleichzeitig besetzen. Hinzu kommt ein größeres, geteiltes MFA-Team: An Anmeldung, Labor, Behandlung und Verwaltung arbeiten Kräfte, die teils an mehreren Standorten oder für mehrere Fachrichtungen eingesetzt werden.
Die Folge: Der MVZ-Plan hat mehr voneinander abhängige Bedingungen als jede Einzelpraxis. Fällt eine Ärztin einer Fachrichtung aus, lässt sie sich nicht ohne Weiteres durch eine Kollegin einer anderen Fachrichtung ersetzen – anders als beim MFA-Pool, der flexibler umgeschichtet werden kann.
Die drei Planungsebenen im MVZ
Sinnvoll ist es, den Plan von oben nach unten aufzubauen – zuerst die knappste, unvertretbarste Ressource, zuletzt die flexibelste:
- Ärztliche Besetzung je Fachrichtung: Welche Sprechzeiten müssen laut Versorgungsauftrag und Terminangebot abgedeckt sein? Diese Schichten sind der Rahmen, an dem sich alles andere ausrichtet.
- Fachkräfte je Funktion und Standort: MFA für Anmeldung, Labor und Behandlung, dazu ggf. weitere Berufsgruppen. Hier gibt es Spielraum, aber Mindestbesetzungen je geöffnetem Standort.
- Standortübergreifende Springer und Vertretung: Wer fängt Ausfälle auf, und wer darf an welchem Standort eingesetzt werden? Diese Ebene entscheidet, ob der Plan kurzfristige Störungen aushält.
Beispiel: Wochenausschnitt eines Zwei-Standort-MVZ
| Person | Mo | Di | Mi | Do | Fr |
|---|---|---|---|---|---|
| Dr. Aydin (Allgemeinmed., VZ) | S-A | S-A | S-B | S-A | S-A |
| Dr. Berger (Kardiologie, 75 %) | S-A | X | S-A | S-B | X |
| Dr. Conrad (Allgemeinmed., 50 %) | X | S-B | S-B | X | S-B |
| MFA Frau Demir (VZ) | S-A | S-A | S-A | S-A | S-A |
| MFA Herr Ewald (VZ, Springer) | S-B | S-B | V | S-B | S-B |
| MFA Frau Falk (60 %) | S-A | X | S-B | S-A | X |
Die kritischen Stellen springen ins Auge: Am Dienstag ist an Standort A nur Dr. Aydin allgemeinmedizinisch da – fällt er aus, gibt es dort keine ärztliche Vertretung derselben Fachrichtung. Frau Falk wechselt am Mittwoch von Standort A nach B; die Fahrzeit dazwischen ist einzuplanen und zählt als Arbeitszeit. Und der Springer Herr Ewald ist am Mittwoch bewusst nicht fest verplant, damit er einen Ausfall auffangen kann – diese Reserve muss der Plan sichtbar machen, nicht zufällig entstehen lassen.
Mehrere Standorte planen – die Fahrzeit-Falle
Sobald eine Person innerhalb eines Arbeitstags zwischen zwei Standorten wechselt, wird die Fahrt dazwischen zu vergüteter Arbeitszeit – nicht zum privaten Arbeitsweg. Wer im Plan einen Standortwechsel „auf null Minuten“ ansetzt, unterschätzt die tatsächliche Arbeitszeit und riskiert Ruhezeit- und Höchstarbeitszeit-Verstöße. Details dazu klärt der Beitrag Fahrzeit, Wegezeit und Arbeitszeit. Ob ein Einsatz am anderen Standort überhaupt angeordnet werden darf, hängt zudem vom Arbeitsvertrag ab – das erklärt der Beitrag zum Direktions- und Weisungsrecht.
Angestellte Ärzt:innen, Teilzeit und Sprechzeiten
MVZ arbeiten fast ausschließlich mit angestellten Ärzt:innen, und viele davon in Teilzeit oder in Job-Sharing-Konstellationen. Für die Planung heißt das zweierlei: Erstens muss je Arztsitz die vertragsärztliche Mindestsprechstundenzahl abgedeckt sein – bei vollem Versorgungsauftrag mindestens 25 Sprechstunden pro Woche, bei hälftigem Auftrag entsprechend weniger. Zweitens vervielfacht die Teilzeitstruktur die Zahl der Planvarianten: Aus fünf Vollzeitkräften wird schnell ein Dutzend Verträge mit je eigenen Wochentagen, Kernzeiten und Wunschfrei-Regelungen.
Vertretung und Ausfall im MVZ
Der größte Vorteil eines MVZ gegenüber der Einzelpraxis ist zugleich seine Schwachstelle: Es gibt mehr Menschen, die einspringen könnten – aber nur, wenn Qualifikation, Fachrichtung und Standortberechtigung passen. Ein geordneter Springer- oder Flexpool mit hinterlegten Qualifikationen fängt Ausfälle planbar auf, statt sie per Rundruf zu lösen. Was bei einer kurzfristigen Umplanung überhaupt zulässig ist, vertieft der Beitrag Dienstplanänderung: Was kurzfristig erlaubt ist.
Excel oder Software fürs MVZ?
Für eine einzelne Fachrichtung an einem Standort kann eine Excel-Vorlage reichen. Im MVZ kippt der Aufwand früh: Sobald zwei Standorte, mehrere Fachrichtungen und ein geteilter MFA-Pool zusammenkommen, prüft keine Tabelle mehr, ob jede Sprechzeit ärztlich gedeckt ist, ob Standortwechsel und Fahrzeiten sauber abgebildet sind und ob Ruhezeiten über alle Einsätze hinweg eingehalten werden.
Dienstplan-Software prüft genau diese Bedingungen beim Planen und verteilt den aktuellen Stand über eine App an alle Standorte. In unserem Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Standorte, Qualifikationen und Funktionen lassen sich je Schicht hinterlegen, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten laufen zusammen, und Warnungen zu Ruhezeiten oder Unterbesetzung erscheinen bereits beim Zuweisen – nicht erst bei der Kontrolle des fertigen Plans.
Häufige Fragen
Wie viele Sprechstunden muss ein MVZ-Arztsitz anbieten?
Bei vollem Versorgungsauftrag gelten mindestens 25 Sprechstunden pro Woche, bei hälftigem Versorgungsauftrag entsprechend anteilig. Diese Vorgabe muss je Arztsitz erfüllt sein – bei Teilzeit- oder Job-Sharing-Anstellungen ergibt sich die Deckung aus der Summe der Beschäftigten auf diesem Sitz. Der Dienstplan sollte deshalb von den Sprechzeiten je Sitz und Fachrichtung aus aufgebaut werden.
Zählt die Fahrzeit zwischen zwei MVZ-Standorten als Arbeitszeit?
Ja. Wechselt eine Person innerhalb eines Arbeitstags dienstlich zwischen zwei Standorten, ist die Fahrt dazwischen vergütungspflichtige Arbeitszeit und keine private Wegezeit. Das ist bei der Höchstarbeitszeit und den Ruhezeiten mitzurechnen. Nur der erste Weg von zu Hause zum ersten Einsatzort und der letzte zurück gelten als Arbeitsweg.
Kann ein MVZ Mitarbeitende zwischen Standorten versetzen?
Das hängt vom Arbeitsvertrag ab. Ist ein bestimmter Standort fest vereinbart, ist ein dauerhafter Wechsel nicht ohne Weiteres vom Weisungsrecht gedeckt. Enthält der Vertrag eine Versetzungsklausel oder bezeichnet er das MVZ mit mehreren Standorten, sind Einsätze an anderen Standorten grundsätzlich möglich – stets im Rahmen billigen Ermessens, das etwa einen deutlich längeren Anfahrtsweg berücksichtigt.
Lohnt sich Dienstplan-Software erst ab einer bestimmten MVZ-Größe?
Als Faustregel kippt der Aufwand ab zwei Standorten oder mehreren Fachrichtungen mit geteiltem MFA-Pool. Ab dann prüft keine Excel-Tabelle mehr zuverlässig ärztliche Deckung je Sprechzeit, Standortwechsel mit Fahrzeit und Ruhezeiten über alle Einsätze. Eine prüfende Software fängt genau diese Fehler beim Planen ab und verteilt den Stand an alle Standorte.
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