Dienstplan im OP & Funktionsdienst: Bereitschaft, Qualifikation und Beispielwoche

Was den OP-Dienstplan besonders macht

Im OP greifen zwei Planungen ineinander, die oft verwechselt werden. Das OP-Programm – meist vom OP-Management verantwortet – legt fest, welcher Saal wann mit welchem Eingriff belegt ist. Der Dienstplan des Funktionsdienstes legt fest, welche Mitarbeitenden mit welcher Qualifikation diese Säle besetzen und wer nachts, am Wochenende und für Notfälle verfügbar ist. Ein perfekt gefülltes OP-Programm nützt nichts, wenn der Dienstplan nicht die passend qualifizierten Kräfte je Saal bereitstellt; umgekehrt ist ein voller Dienstplan ohne abgestimmtes Programm teuer.

Der Funktionsdienst ist dabei kein einheitlicher Block. Zu ihm gehören der Instrumentier- und der Saal- oder Springerdienst (OP-Pflege und operationstechnische Assistenz), die Anästhesiepflege beziehungsweise anästhesietechnische Assistenz, der Aufwachraum sowie – eng verzahnt – die Sterilgutaufbereitung in der ZSVA. Jede dieser Rollen hat eigene Qualifikationsanforderungen und eine eigene Besetzungslogik, die der Plan auseinanderhalten muss.

Welche Qualifikation jede Besetzung braucht

Anders als auf einer Normalstation genügt es im OP nicht, eine bestimmte Zahl von Köpfen einzuteilen – jede Rolle verlangt eine bestimmte Qualifikation, und kein Saal läuft mit nur einer Person:

Die Berufe der operationstechnischen Assistenz (OTA) und der anästhesietechnischen Assistenz (ATA) sind seit dem 1. Januar 2022 bundeseinheitlich durch das ATA-OTA-Gesetz geregelt. Für jeden laufenden Saal braucht es in der Regel mindestens eine instrumentierende und eine springende Kraft sowie – aufseiten der Anästhesie – eine Anästhesiekraft. Diese Mindestbesetzung je Saal ist der eigentliche Taktgeber des Plans, nicht die Gesamtzahl der Beschäftigten.

Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft – was gilt nachts?

Außerhalb des Regelbetriebs muss der OP für Notfälle verfügbar bleiben: Not-Kaiserschnitt, Polytrauma, akute Blutung. Dafür gibt es zwei Modelle mit sehr unterschiedlichen arbeitszeitrechtlichen Folgen.

Beim Bereitschaftsdienst hält sich die Kraft an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort – in der Klinik – auf und kann jederzeit tätig werden. Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (SIMAP, Jaeger) zählt Bereitschaftsdienst in vollem Umfang als Arbeitszeit, auch in den ruhigen Phasen, und geht damit in die Höchstarbeitszeit ein. Über die acht- bis zehnstündige Tagesgrenze hinaus sind solche Dienste nur zulässig, wenn ein Tarifvertrag dies auf Grundlage von § 7 ArbZG erlaubt und die Beschäftigten schriftlich einwilligen (Opt-out). So entstehen die in Kliniken üblichen langen Dienste mit Bereitschaftsanteil.

Bei der Rufbereitschaft wählt die Kraft ihren Aufenthaltsort frei und muss nur erreichbar und einsatzbereit sein. Als Arbeitszeit zählt grundsätzlich nur der tatsächliche Einsatz einschließlich der Wege. Der Haken: Jeder nächtliche Einsatz unterbricht die Ruhezeit – je nach Dauer und Lage kann sie danach neu zu gewähren sein, was den Dienstplan des Folgetags verschiebt. Für Häuser mit engen Notfallzeiten – etwa einen Kreißsaal, der eine Not-Sectio in kurzer Zeit gewährleisten muss – reicht Rufbereitschaft oft nicht aus; dort ist Bereitschaftsdienst im Haus nötig.

Arbeitszeitgrenzen, wenn das Programm überzieht

Die größte Besonderheit des OP ist, dass sein Ende selten pünktlich ist – eine Operation lässt sich nicht an der Ruhezeit abbrechen. Umso wichtiger ist, dass der Dienstplan Puffer kennt und die tatsächlichen Zeiten erfasst:

• Werktäglich höchstens acht Stunden, verlängerbar auf zehn, wenn der Schnitt über sechs Monate wieder bei acht liegt (§ 3 ArbZG) – längere Dienste nur über die Bereitschafts-Sonderregel.
• Mindestens elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten, in Krankenhäusern um eine Stunde auf zehn verkürzbar, wenn der Ausgleich zeitnah erfolgt (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Ein später OP-Schluss kann den Frühdienst am Folgetag unzulässig machen.
• Pausen von 30 Minuten ab sechs, 45 Minuten ab neun Stunden (§ 4 ArbZG) – im laufenden Saal nur über eine Ablösung durch den Springer- oder einen weiteren Saaldienst darstellbar.
• Wird das Programm abgesagt, gilt das Betriebsrisiko: Die eingeteilte Kraft behält ihren Lohnanspruch, auch wenn kein Eingriff stattfindet.

Weil Soll- und Ist-Zeit im OP regelmäßig auseinanderfallen, lebt eine faire Planung von der Zeiterfassung: Überzogene Dienste, verschobene Ruhezeiten und die gerechte Verteilung der Bereitschafts- und Rufdienste lassen sich nur mit belastbaren Ist-Daten steuern.

Beispiel: eine Woche im OP-Funktionsdienst

An diesem Ausschnitt sieht man die typischen Prüfpunkte: Für jeden laufenden Saal stehen eine instrumentierende und eine springende Kraft sowie eine Anästhesiekraft bereit. Jonas' Bereitschaftsdienst am Samstag zählt voll als Arbeitszeit und muss durch anschließende freie Tage ausgeglichen werden. Nach Maras Rufdienst am Samstag ist der Sonntag konsequent frei. Und wenn der Spätsaal am Donnerstag länger läuft, ist zu prüfen, ob die elfstündige Ruhezeit bis zum Frühsaal am Freitag noch eingehalten wird – oder ob die in Kliniken zulässige Verkürzung auf zehn Stunden mit zeitnahem Ausgleich greift.

Mindestbesetzung: Was gilt für den OP?

Für bettenführende Stationen gibt es gesetzliche Vorgaben – die Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV) in pflegesensitiven Bereichen und zunehmend die Personalbemessung nach PPR 2.0. Für den OP-Funktionsdienst gibt es ein solches gesetzliches Untergrenzen-Instrument nicht. Die Besetzung ergibt sich stattdessen aus der Zahl der betriebenen Säle, dem Eingriffsspektrum (Case-Mix), den Empfehlungen der Fachgesellschaften und den Regelungen in Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung. Praktisch heißt das: Der Plan muss je geöffnetem Saal die komplette qualifizierte Besetzung sicherstellen und zusätzlich Nacht-, Wochenend- und Notfallabdeckung vorhalten – ohne sich auf eine gesetzliche Zahl stützen zu können.

Mitbestimmt wird dabei kräftig: Bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit, bei der Anordnung von Überstunden und bei der Ausgestaltung von Bereitschaft und Rufdienst hat der Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung mitzureden (§ 87 BetrVG). Ein sauber dokumentierter Dienstplan ist deshalb zugleich die Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem Gremium.

Zwei Planungsebenen, unplanbare Endzeiten und eine qualifikationsgebundene Besetzung je Saal – der OP-Dienstplan gehört zu den anspruchsvollsten überhaupt. In unserem Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Qualifikationen lassen sich je Schicht hinterlegen, Bereitschafts- und Rufdienste sauber abbilden, und Warnungen zu Ruhezeiten erscheinen bereits beim Zuweisen – gerade dann wertvoll, wenn ein Saal länger läuft als geplant.