Dienstplan Arztpraxis: Sprechzeiten, MFA-Besetzung und Vorlage

Was macht den Arztpraxis-Dienstplan besonders?

Erstens die ärztliche Präsenz: MFA dürfen viele Leistungen übernehmen – Blutentnahme, EKG, Verbandwechsel, Injektionen –, aber immer als delegierte Leistung unter Verantwortung und Erreichbarkeit einer Ärztin oder eines Arztes. Diagnose und Behandlungsentscheidung bleiben ärztlich. Praktisch heißt das: Ohne anwesende ärztliche Person findet keine Sprechstunde statt, egal wie gut das MFA-Team besetzt ist. Zweitens die Sprechzeiten-Struktur: Anders als in der Pflege gibt es keine durchlaufenden Drei-Schicht-Systeme, sondern Öffnungsblöcke – oft vormittags und nachmittags mit einer Mittagslücke, an ein bis zwei Nachmittagen ganz geschlossen. Drittens die Teilzeitquote: MFA-Teams bestehen häufig aus vielen kleinen Verträgen, dazu Auszubildende und Wiedereinsteigerinnen – das erhöht die Zahl der Planvarianten erheblich.

Die Nachfrage verteilt sich dabei nicht gleichmäßig: Montagvormittag und die Randtage vor und nach dem Wochenende sind die Peaks, an denen Anmeldung und Telefon zusätzlich besetzt sein müssen. Wer die Personaldecke am ruhigen Mittwochnachmittag bemisst, hat am Montag um acht Uhr eine Warteschlange am Empfang und ein Dauerbesetzt-Zeichen am Telefon.

Vom Sprechzeiten-Plan zum Dienstplan

Der Praxis-Dienstplan entsteht am besten in drei Schichten übereinander. Zuerst stehen die Sprechzeiten und die ärztliche Besetzung: Wer hat wann Sprechstunde, wer macht Hausbesuche, wer hat frei? Erst darauf wird das MFA-Team gelegt – nach Funktionen, nicht nach Köpfen: Anmeldung/Empfang, Behandlungsassistenz, Labor/Blutentnahme und Telefon/Verwaltung müssen zu jeder Öffnungsminute abgedeckt sein. Zuletzt kommen die Ränder: Vorbereitung vor der Öffnung, Aufräumen und Abrechnung nach Sprechstundenende, und die Mittagslücke, in der das Team Rückstände abarbeitet, während die Tür für Patient:innen zu ist.

Die Mittagslücke ist der Punkt, an dem viele Pläne unsauber werden. Schließt die Praxis von 12 bis 15 Uhr für die Sprechstunde, ist das für das Team keine Pause: Befunde, Rezepte, Rückrufe und Abrechnung laufen weiter. Eine echte Ruhepause nach § 4 ArbZG muss trotzdem eingeplant und dokumentiert sein – sie fällt nicht automatisch mit der Sprechstundenpause zusammen.

Beispiel: eine Woche in einer Praxis mit zwei Ärzt:innen

An diesem Ausschnitt sieht man die typischen Prüfpunkte: Am Dienstag ist Dr. Sahin frei und Dr. Weber zusätzlich mit Hausbesuchen unterwegs – in dieser Zeit darf in der Praxis keine Sprechstunde ohne ärztliche Rückkopplung laufen, die Termine müssen entsprechend gelegt sein. Am Freitagnachmittag ist die Praxis zu, das Labor also unbesetzt – Blutentnahmen gehören auf den Vormittag. Und die Auszubildende unter 18 unterliegt dem Jugendarbeitsschutzgesetz: feste Berufsschultage, keine Spätdienste über 20 Uhr, verlängerte Pausen.

Wie kommt der ärztliche Notdienst in den Plan – und wie nicht?

Der ärztliche Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechzeiten wird von der Kassenärztlichen Vereinigung organisiert und ist unter der bundesweiten Rufnummer 116117 erreichbar. Grundsätzlich ist jede Vertragsärztin und jeder Vertragsarzt zur Teilnahme verpflichtet. Dieser Dienst findet zunehmend nicht in den eigenen Praxisräumen statt, sondern in Bereitschafts- oder Portalpraxen an Krankenhäusern – das MFA-Team der Praxis ist daran in der Regel nicht beteiligt. Für den Praxis-Dienstplan heißt das: Der Bereitschaftsdienst gehört nicht in den Plan des Teams, wohl aber in die ärztliche Verfügbarkeitsplanung. Nach einem Nacht- oder Wochenenddienst ist die Ruhezeit einzuhalten, bevor die reguläre Sprechstunde beginnt – ein Dienst in der Nacht zum Montag kann den Montagvormittag der betroffenen Ärztin blockieren.

Welche Kürzel sind im Praxis-Dienstplan üblich?

Kürzel sind nicht genormt – jede Praxis definiert ihre eigenen. Wichtig ist eine Legende direkt am Plan, damit Vertretungen und neue Kolleg:innen denselben Stand lesen. Verbreitet sind:

Reicht eine Excel-Vorlage für die Arztpraxis?

Für ein kleines, stabiles Team mit festen Sprechzeiten bildet eine Wochenvorlage in Excel den Plan oben problemlos ab. Sie prüft aber nichts: nicht, ob nach einem Urlaubsantrag noch jede Öffnungsminute an Anmeldung und Assistenz besetzt ist, nicht die Ruhepause in der Mittagslücke, nicht die Jugendschutz-Grenzen der Azubis, nicht das Stundenkonto der vielen Teilzeitverträge. Ab etwa acht bis zehn MFA mit gemischten Verträgen und regelmäßigen Krankmeldungen kostet die Vorlage mehr Zeit, als sie spart – vor allem, weil jede kurzfristige Änderung von Hand durchgerechnet werden muss.

Software prüft diese Regeln beim Planen und schickt den aktuellen Stand als App aufs Handy des Teams. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Funktionen wie „Anmeldung“ oder „Assistenz“ lassen sich als Pflichtbesetzung je Öffnungsblock hinterlegen, Verfügbarkeiten, Urlaub und Tauschanfragen laufen über dieselbe Oberfläche, und Warnungen zu Ruhezeit oder Unterbesetzung erscheinen schon beim Zuweisen – nicht erst beim Kontrollblick auf den fertigen Plan. Die Zeiterfassung ist im selben System enthalten.