Diensthandy, Internetzuschuss & Arbeitsmittel: was steuerfrei bleibt

Das überlassene Diensthandy: steuerfrei ohne Obergrenze (§ 3 Nr. 45 EStG)

Grundsätzlich wäre die private Nutzung eines betrieblichen Geräts ein geldwerter Vorteil und damit steuerpflichtig. Für Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte macht § 3 Nr. 45 EStG davon eine großzügige Ausnahme: Überlässt der Arbeitgeber ein betriebliches Smartphone, Handy, Tablet, Notebook oder einen PC auch zur privaten Nutzung, bleibt dieser Vorteil vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei – und zwar unabhängig vom Verhältnis zwischen beruflicher und privater Nutzung und ohne betragsmäßige Obergrenze. Die Steuerfreiheit umfasst auch Zubehör und Software sowie die laufenden Verbindungsentgelte und Grundgebühren, soweit der Arbeitgeber sie trägt.

Entscheidend ist eine einzige Voraussetzung: Gerät und Vertrag müssen beim Arbeitgeber liegen – er bleibt Eigentümer und Vertragspartner, die Nutzung wird nur überlassen. Kauft die beschäftigte Person das Gerät selbst oder läuft der Mobilfunkvertrag auf ihren Namen, greift § 3 Nr. 45 nicht; dann gelten die Regeln zur Erstattung privater Telefonkosten weiter unten. Es gibt Gestaltungen, bei denen der Arbeitgeber ein vorhandenes Privatgerät ankauft und wieder überlässt – das ist steuerlich anerkannt, aber fehleranfällig und sollte vorab fachlich geprüft werden.

Wird das Gerät übereignet: 25 Prozent Pauschalsteuer

Anders liegt der Fall, wenn der Arbeitgeber ein Gerät nicht nur überlässt, sondern übereignet – also verschenkt oder verbilligt ins Eigentum der beschäftigten Person übergehen lässt. Dann greift § 3 Nr. 45 nicht; es entsteht ein geldwerter Vorteil. Für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung von Personalcomputern samt Zubehör kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer aber pauschal mit 25 Prozent übernehmen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Die pauschal besteuerte Leistung ist dann beitragsfrei. Voraussetzung ist, dass die Übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt – eine Gehaltsumwandlung ist hier nicht begünstigt.

Zuschuss zu den privaten Internetkosten: bis 50 Euro vereinfacht

Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den laufenden Internetkosten am privaten Anschluss der beschäftigten Person – etwa fürs mobile Arbeiten –, kann er auch das mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG) und hält die Leistung damit beitragsfrei. Aus Vereinfachungsgründen lässt die Finanzverwaltung einen Zuschuss bis zu 50 Euro im Monat ohne Einzelnachweis zu (R 40.2 Abs. 5 LStR), wenn die beschäftigte Person erklärt, dass ihr Internetkosten mindestens in dieser Höhe entstehen. Diese Erklärung gehört zum Lohnkonto. Höhere Zuschüsse sind möglich, erfordern aber einen entsprechenden Nachweis. Auch hier gilt das Zusätzlichkeitserfordernis.

Das eigene Handy dienstlich nutzen: Telefonkosten erstatten

Nutzt jemand das eigene private Handy oder den privaten Anschluss für berufliche Telefonate – in der ambulanten Pflege, bei Rufbereitschaft oder im Bereitschaftsdienst der Normalfall –, kann der Arbeitgeber die beruflich veranlassten Kosten als steuerfreien Auslagenersatz erstatten (§ 3 Nr. 50 EStG). Die Lohnsteuer-Richtlinien (R 3.50 LStR) kennen dafür zwei Wege: Entweder weist die beschäftigte Person den beruflichen Anteil über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach – dann kann der so ermittelte Durchschnittsbetrag fortlaufend steuerfrei erstattet werden. Oder man rechnet ohne Einzelnachweis pauschal mit 20 Prozent des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro im Monat; dieser Betrag bleibt steuerfrei.

Werkzeuggeld und Berufskleidung

Zwei weitere Arbeitsmittel-Befreiungen sind in Gesundheitsbetrieben relevant. Werkzeuggeld nach § 3 Nr. 30 EStG ist eine Entschädigung dafür, dass die beschäftigte Person eigenes Werkzeug für betriebliche Zwecke einsetzt; es bleibt steuerfrei, soweit es den tatsächlichen Aufwand nicht offensichtlich übersteigt. Praktisch spielt das nur dort eine Rolle, wo eigenes Gerät genutzt wird – meist wird Arbeitsmittel ohnehin gestellt.

Wichtiger ist § 3 Nr. 31 EStG zur Berufskleidung: Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung typischer Berufskleidung ist steuerfrei; eine Barablösung ist nur steuerfrei, wenn sie auf tarif- oder arbeitsrechtlicher Grundlage beruht. „Typisch“ meint Kleidung, die objektiv nahezu ausschließlich beruflich getragen wird: Kasack und Schutzkittel, OP-Kleidung, Sicherheitsschuhe oder eine Uniform mit Betriebslogo. Normale bürgerliche Kleidung – die schlichte schwarze Hose, das weiße Shirt ohne Kennzeichnung – fällt nicht darunter, selbst wenn der Betrieb sie vorschreibt. Die klassische Dienstkleidung in Pflege, Klinik, Apotheke und Praxis ist dagegen regelmäßig typische Berufskleidung und lässt sich steuerfrei stellen.

Welcher Steuertopf gilt wofür?

Minijob: zählt das zur 603-Euro-Grenze?

Nein. Steuerfreie Leistungen nach § 3 Nr. 45, 30, 31 und 50 EStG und pauschal besteuerte Leistungen nach § 40 Abs. 2 EStG sind beitragsfrei und bleiben bei der Minijob-Grenze von 603 Euro (2026) beziehungsweise 633 Euro (2027) außen vor. Wer einer geringfügig beschäftigten Aushilfe – etwa im Handverkauf, als Reinigungs- oder Springerkraft – einen Vorteil zuwenden will, ohne die Grenze zu gefährden, ist mit dem überlassenen Diensthandy, der gestellten Dienstkleidung oder dem pauschal besteuerten Internetzuschuss auf der sicheren Seite.

Was das für Dienstplan und Lohnkonto bedeutet

In der ambulanten Pflege ist das Diensthandy Arbeitsmittel und Dokumentationswerkzeug zugleich: Tourendaten, Erreichbarkeit, Pflege-App und oft auch Dienstplan und Zeiterfassung laufen darüber. Solange es ein betriebliches Gerät bleibt, ist die private Mitnutzung nach § 3 Nr. 45 steuerfrei – auch wenn das Gerät mit nach Hause geht. Fürs Lohnkonto gilt: steuerfreie und pauschal besteuerte Posten getrennt führen und sauber dokumentieren, bei der 50-Euro-Internetpauschale die Erklärung der beschäftigten Person ablegen, und Bar- von Sachbezügen trennen, damit an der Minijob-Grenze nichts durcheinandergerät.

Ob Diensthandy, Dienst-App oder Zeiterfassung – in Gesundheitsbetrieben laufen viele dieser Werkzeuge über ein mobiles Gerät. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Zeiterfassung laufen in einem System und lassen sich per App auf dem überlassenen Diensthandy nutzen; die Lohndaten gehen strukturiert in die Entgeltabrechnung, sodass steuerfreie Extras und laufende Bezüge an der Minijob-Grenze nicht durcheinandergeraten.