Weihnachtsfeier & Betriebsveranstaltung: der 110-Euro-Freibetrag

Der 110-Euro-Freibetrag (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG)

Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Beschäftigten aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gehören grundsätzlich zum Arbeitslohn. Das Einkommensteuergesetz stellt sie aber bis zu einem Freibetrag von 110 Euro je Beschäftigtem und Veranstaltung frei (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Begünstigt sind höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr. Die klassische Weihnachtsfeier und das Sommerfest passen also beide in den begünstigten Rahmen – eine dritte Feier dagegen nicht mehr.

Was zählt überhaupt als Betriebsveranstaltung?

Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter – die Weihnachtsfeier, das Sommerfest, der Betriebsausflug, eine Jubiläumsfeier. Kein geselliges Beisammensein in diesem Sinn ist eine reine Fachveranstaltung wie eine Fortbildung oder eine Teambesprechung; deren Kosten sind ohnehin kein Arbeitslohn. Damit der Freibetrag greift, muss die Veranstaltung außerdem allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen – diese Bedingung gilt für den Freibetrag bereits seit 2015.

Zwei Veranstaltungen im Jahr – die dritte wird teuer

Der Freibetrag steht für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr zur Verfügung. Finden mehr statt, darf der Arbeitgeber die beiden Veranstaltungen auswählen, für die der Freibetrag gelten soll – sinnvoll sind die beiden teuersten. Für jede weitere Veranstaltung ist die Zuwendung dann in voller Höhe Arbeitslohn, ganz ohne den 110-Euro-Abzug. Wer also Weihnachtsfeier, Sommerfest und zusätzlich einen Betriebsausflug ausrichtet, sollte vorab festlegen, welche beiden begünstigt sein sollen.

So wird der Pro-Kopf-Betrag berechnet

Für den Pro-Kopf-Betrag zählt der Arbeitgeber alle Aufwendungen der Veranstaltung zusammen – einschließlich Umsatzsteuer – und teilt sie zu gleichen Teilen auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmenden auf. Entscheidend ist die Zahl der Anwesenden, nicht die der Eingeladenen oder Angemeldeten. Sagen also von 50 angemeldeten Personen 10 kurzfristig ab, werden die Gesamtkosten durch 40 geteilt – die Absagen erhöhen den Betrag, der auf jede anwesende Person entfällt. Das Bundesfinanzgericht hat diese Rechnung zulasten der Erschienenen bestätigt (BFH, 29.04.2021 – VI R 5/22).

Zu den einzubeziehenden Kosten gehören nicht nur Speisen, Getränke und Musik, sondern auch die Aufwendungen für den äußeren Rahmen: Raummiete, Beleuchtung, Eventagentur, Sanitätsdienst, behördliche Auflagen, Stornokosten sowie Geschenke und Tombolagewinne. Nicht einzubeziehen sind rechnerische Eigenkosten des Betriebs wie anteilige Lohnbuchhaltung oder Abschreibungen. Bringt jemand eine Begleitperson mit, wird deren Kostenanteil der begleiteten Person zugerechnet – für Partner oder Partnerin gibt es keinen eigenen 110-Euro-Freibetrag.

Ein Beispiel: Eine Weihnachtsfeier kostet insgesamt 5.000 Euro inklusive Umsatzsteuer, 40 Personen sind anwesend. Der Pro-Kopf-Betrag beträgt 125 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 110 Euro sind 15 Euro je Person steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Freibetrag, nicht Freigrenze

Die 110 Euro sind ein Freibetrag und keine Freigrenze. Das ist der entscheidende Unterschied: Bei einem Freibetrag bleibt der Betrag bis 110 Euro immer frei, und nur der übersteigende Teil wird besteuert. Bei einer Freigrenze wäre dagegen bei einem Cent darüber der gesamte Betrag steuerpflichtig. Im Beispiel oben sind also nur die 15 Euro über der Grenze relevant, nicht die vollen 125 Euro.

Der Teil über 110 Euro: die 25-Prozent-Pauschalsteuer

Den steuerpflichtigen Teil – also den Betrag über 110 Euro oder die vollen Kosten einer dritten Veranstaltung – muss nicht jede Person einzeln über ihre Lohnsteuerklasse versteuern. Der Arbeitgeber kann ihn stattdessen pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG), zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Der große Vorteil: Die pauschal besteuerte Zuwendung ist beitragsfrei in der Sozialversicherung – vorausgesetzt, die Pauschalbesteuerung wird rechtzeitig vorgenommen, nach Auffassung der Rentenversicherung spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres. Wird die Frist versäumt, kann die Beitragsfreiheit entfallen.

Neu ab 2026: Pauschalierung nur bei Offenstehen für alle

Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 ist ab 2026 ausdrücklich im Gesetz verankert, dass die 25-Prozent-Pauschalierung nur möglich ist, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Damit wird eine Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs aus 2024 eingeschränkt, nach der dieses Offenstehen nur für den Freibetrag galt, nicht aber für die Pauschalierung. Praktische Folge: Eine Feier, die nur einem ausgewählten Kreis vorbehalten ist – etwa ein Essen allein für die Leitungsebene –, bekommt weder den 110-Euro-Freibetrag noch die 25-Prozent-Pauschalsteuer. Die Zuwendung ist dann in voller Höhe über die individuelle Lohnsteuer der Teilnehmenden abzurechnen und beitragspflichtig. Eine Weihnachtsfeier, zu der das gesamte Team eingeladen ist, bleibt dagegen uneingeschränkt begünstigt.

Eine zwischenzeitlich diskutierte Anhebung des Freibetrags von 110 auf 150 Euro ist nicht umgesetzt worden; es bleibt bei 110 Euro.

Freibetrag und Pauschalsteuer im Überblick

Minijob: zählt die Weihnachtsfeier zur 603-Euro-Grenze?

Soweit die Zuwendung innerhalb des 110-Euro-Freibetrags bleibt oder der übersteigende Teil pauschal mit 25 Prozent versteuert wird, ist sie beitragsfrei und bleibt bei der Minijob-Grenze von 603 Euro (2026) beziehungsweise 633 Euro (2027) außen vor. Geringfügig Beschäftigte können also ohne Weiteres mitfeiern. Vorsicht ist nur geboten, wenn der steuerpflichtige Teil nicht pauschaliert wird oder eine Feier nur einem ausgewählten Kreis offensteht: Dann ist die Zuwendung beitragspflichtiger Arbeitslohn und kann die Minijob-Grenze belasten.

Was das für Schichtbetrieb und Dienstplan bedeutet

In Klinik, Pflege und anderen durchgehend besetzten Betrieben kann nie das ganze Team gleichzeitig feiern – der Betrieb läuft weiter. Das wirft zwei praktische Fragen auf. Erstens: Die Bedingung „steht allen offen“ bedeutet, dass alle eingeladen sein müssen, nicht dass alle teilnehmen. Wer wegen des Dienstes nicht kann, schadet der Begünstigung nicht. Richtet ein Betrieb die Weihnachtsfeier in mehreren Runden für verschiedene Schichtgruppen aus, spricht viel dafür, das als eine Veranstaltung zu behandeln, zu der alle eingeladen waren – die steuerliche Einordnung sollte hier vorab fachlich geklärt werden. Zweitens: Weil der Pro-Kopf-Betrag an den tatsächlich Anwesenden hängt, ist eine verlässliche Anwesenheitsliste zugleich der Beleg fürs Lohnkonto. Ob die Teilnahme an der Feier vergütete Arbeitszeit ist, richtet sich danach, ob sie freiwillig und außerhalb des Dienstes stattfindet; angeordnete Anwesenheit kann Arbeitszeit sein.

Wer anwesend war, entscheidet über den Pro-Kopf-Betrag – und damit über die Steuer. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Anwesenheiten und Zeiterfassung laufen in einem System, sodass sich Teilnahme an der Feier und paralleler Dienstbetrieb sauber dokumentieren lassen – eine belastbare Grundlage für die Abrechnung der Betriebsveranstaltung und fürs Lohnkonto.