Ausländische Mitarbeiter beschäftigen: Aufenthaltstitel prüfen, Kopie aufbewahren – und die neue Hinweispflicht nach § 45c
Pflege, Kliniken und Praxen decken einen wachsenden Teil ihres Personalbedarfs mit Fachkräften aus dem Ausland. Die Anerkennung der Qualifikation und das Visum sind dabei nur der Anfang – als Arbeitgeber trägt man laufende aufenthaltsrechtliche Pflichten, die im Alltag leicht untergehen: Man darf jemanden nur beschäftigen, wenn der Aufenthaltstitel die konkrete Tätigkeit erlaubt, muss das vorab prüfen, eine Kopie des Titels aufbewahren und das vorzeitige Ende einer Beschäftigung melden. Seit dem 1. Januar 2026 kommt mit § 45c AufenthG eine neue Hinweispflicht bei der Anwerbung aus dem Ausland hinzu. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten, zeigt die Sanktionen bei Verstößen und erklärt, warum Befristungen und Auflagen von Aufenthaltstiteln direkt in die Dienstplanung gehören.
Anerkennung ist nicht Erlaubnis: zwei getrennte Ebenen
Zwei Dinge werden häufig vermengt. Die berufsrechtliche Anerkennung (etwa der Berufserlaubnis oder Approbation) klärt, ob jemand seinen Beruf in Deutschland ausüben darf. Das Aufenthaltsrecht klärt, ob und unter welchen Bedingungen sich die Person hier aufhalten und arbeiten darf. Beides muss stimmen. Dieser Beitrag betrifft die zweite Ebene – die aufenthaltsrechtlichen Arbeitgeberpflichten, die während des gesamten Arbeitsverhältnisses gelten, nicht nur bei der Einstellung.
Der Grundsatz: Beschäftigung nur mit erlaubendem Aufenthaltstitel
Nach § 4a AufenthG ist Ausländern die Erwerbstätigkeit erlaubt, soweit der Aufenthaltstitel es bestimmt. Für Arbeitgeber ist § 4a Abs. 5 AufenthG die zentrale Vorschrift: Wer einen Ausländer beschäftigt, muss sicherstellen, dass dieser einen Aufenthaltstitel besitzt, der die Beschäftigung erlaubt – oder von diesem Erfordernis befreit ist. Aus dieser Grundregel folgen drei konkrete Pflichten.
| Pflicht | Was konkret zu tun ist |
|---|---|
| Beschäftigungsverbot beachten | Nur beschäftigen, wenn ein Aufenthaltstitel vorliegt, der die konkrete Tätigkeit erlaubt. |
| Prüfpflicht | Vor Beschäftigungsbeginn prüfen, ob der Titel und seine Nebenbestimmungen die geplante Tätigkeit decken. |
| Aufbewahrungspflicht | Eine Kopie des Aufenthaltstitels für die gesamte Dauer der Beschäftigung aufbewahren – elektronisch oder in Papierform. |
| Mitteilungspflicht | Der Ausländerbehörde das vorzeitige Ende einer erlaubten Beschäftigung innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis melden. |
Nebenbestimmungen und Befristung: der Blick aufs Kleingedruckte
Ein Aufenthaltstitel erlaubt selten „irgendeine“ Arbeit. Häufig enthält er Nebenbestimmungen (Auflagen), die den Rahmen abstecken – etwa die Beschränkung auf eine bestimmte Tätigkeit, einen bestimmten Arbeitgeber oder eine zulässige Stundenzahl. Diese Auflagen stehen im Titel selbst oder im dazugehörigen Zusatzblatt. Für die Praxis heißt das: Der Titel ist vollständig zu lesen, nicht nur seine Gültigkeit. Eine Blaue Karte EU oder eine Aufenthaltserlaubnis zur Beschäftigung (§§ 18a, 18b AufenthG) hat andere Spielräume als etwa ein Titel im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft (§ 16d AufenthG), bei dem Qualifizierung und Beschäftigung nebeneinanderlaufen.
Genauso wichtig ist die Befristung. Läuft der Titel ab, endet in der Regel auch die Erlaubnis zu arbeiten. Wird rechtzeitig ein Verlängerungsantrag gestellt, gilt der bisherige Titel meist bis zur Entscheidung als fortbestehend; das wird über eine Fiktionsbescheinigung nach § 81 AufenthG dokumentiert. Ohne einen solchen Nachweis darf über das Ablaufdatum hinaus nicht weiterbeschäftigt werden.
Neu seit 1.1.2026: die Hinweispflicht nach § 45c AufenthG
Zum 1. Januar 2026 ist mit § 45c AufenthG eine neue Arbeitgeberpflicht in Kraft getreten. Schließt ein Arbeitgeber mit Sitz im Inland mit einem Drittstaatsangehörigen, der seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland hat, einen Arbeitsvertrag zur Arbeitsleistung im Inland, muss er ihn spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Textform auf die Möglichkeit einer Information oder Beratung nach § 45b Abs. 1 AufenthG hinweisen. Gemeint ist das bundesweite, kostenlose und niedrigschwellige Beratungsangebot „Faire Integration“ zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen, das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert wird. Der Hinweis soll die Kontaktdaten der dem Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle enthalten.
- Form: Textform genügt – ein Infoblatt, ein Absatz im Vertrag oder eine E-Mail. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.
- Nachweis: Es empfiehlt sich, den Hinweis bereits mit Vertragsschluss zu erteilen und das versandte oder übergebene Dokument aufzubewahren, um den Zugang belegen zu können.
- Ausnahme: Bei grenzüberschreitender Vermittlung im Sinne des § 299 SGB III entfällt die Pflicht des Arbeitgebers, weil dann der Vermittler informiert.
- Sanktion: Ein eigener Bußgeldtatbestand für Verstöße gegen § 45c AufenthG besteht bislang nicht – die Pflicht gehört gleichwohl zu einer sauberen Einstellungs-Compliance.
Was passiert bei Verstößen?
Die Beschäftigung eines Ausländers ohne den erforderlichen Aufenthaltstitel ist keine Bagatelle. Sie kann als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 500.000 € geahndet werden (§ 404 SGB III); in schwereren Fällen – etwa bei ausbeuterischen Bedingungen oder größerem Umfang – drohen strafrechtliche Konsequenzen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Verstöße gegen die Prüf-, Aufbewahrungs- und Mitteilungspflichten des § 4a Abs. 5 AufenthG sind eigenständige Ordnungswidrigkeiten nach § 98 AufenthG und können ebenfalls mit Geldbußen belegt werden; für die verspätete oder unterlassene Mitteilung des Beschäftigungsendes ist ein Rahmen bis 30.000 € vorgesehen. Zuständig für die Kontrolle ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
Was das für den Dienstplan bedeutet
Aufenthaltsrecht ist nicht nur Aktenführung – es wirkt direkt in die Einsatzplanung hinein. Wer für eine Schicht eingeplant wird, muss zu diesem Zeitpunkt einen Titel besitzen, der genau diese Tätigkeit deckt. Das betrifft vor allem drei Punkte:
- Ablaufdaten hinterlegen: Befristung des Titels bzw. der Fiktionsbescheinigung als Wiedervorlage führen und niemanden über das Ablaufdatum hinaus verplanen – sonst droht illegale Beschäftigung.
- Auflagen abbilden: Ist die Erlaubnis auf eine bestimmte Tätigkeit oder eine Stundenzahl begrenzt, muss der Plan das respektieren – etwa bei Titeln mit Arbeitszeitbeschränkung.
- Qualifizierungszeiten einplanen: Bei Anerkennungspartnerschaften und ähnlichen Konstellationen laufen Anpassungslehrgang, Prüfung oder Sprachkurs neben der Arbeit – diese Zeiten gehören als feste Blöcke in den Dienstplan.
Wer diese Angaben – Titelart, Gültigkeit, Auflagen – pro Person zentral hinterlegt und mit dem Plan verknüpft, verhindert, dass jemand versehentlich in eine unzulässige Schicht rutscht, und hat die Nachweise bei einer Prüfung sofort zur Hand.
Befristungen, Auflagen und Qualifizierungszeiten pro Person im Blick zu behalten, ist mit Zetteln und Excel kaum leistbar. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Qualifikationen und personenbezogene Einschränkungen lassen sich hinterlegen, sodass nur einplanbar ist, wer die Schicht rechtlich und fachlich abdecken darf – und Ablaufdaten nicht übersehen werden.
Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitgeber den Aufenthaltstitel prüfen und kopieren?
Ja. Nach § 4a Abs. 5 AufenthG dürfen Sie einen Ausländer nur beschäftigen, wenn sein Aufenthaltstitel die Tätigkeit erlaubt. Sie müssen das vor Beschäftigungsbeginn prüfen und eine Kopie des Titels für die gesamte Dauer der Beschäftigung aufbewahren – elektronisch oder in Papierform. Zusätzlich ist der Ausländerbehörde das vorzeitige Ende einer erlaubten Beschäftigung innerhalb von vier Wochen mitzuteilen.
Was ist die neue Pflicht nach § 45c AufenthG?
Seit dem 1. Januar 2026 müssen Arbeitgeber Drittstaatsangehörige, die sie aus dem Ausland anwerben, spätestens am ersten Arbeitstag in Textform auf das kostenlose Beratungsangebot „Faire Integration“ (§ 45b AufenthG) hinweisen – mit den Kontaktdaten der nächstgelegenen Beratungsstelle. Eine Unterschrift ist nicht nötig, der Zugang sollte aber dokumentiert werden. Bei grenzüberschreitender Vermittlung nach § 299 SGB III entfällt die Pflicht.
Drohen Bußgelder, wenn ich diese Pflichten verletze?
Ja. Die Beschäftigung ohne erforderlichen Aufenthaltstitel kann als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 500.000 € geahndet werden (§ 404 SGB III), in schweren Fällen auch strafrechtlich. Verstöße gegen die Prüf-, Aufbewahrungs- und Mitteilungspflichten nach § 4a Abs. 5 AufenthG sind eigene Ordnungswidrigkeiten nach § 98 AufenthG. Für § 45c besteht bislang kein eigener Bußgeldtatbestand.
Darf ich jemanden weiterbeschäftigen, dessen Aufenthaltstitel abläuft?
Nur, wenn die Erlaubnis fortbesteht. Wird rechtzeitig ein Verlängerungsantrag gestellt, gilt der bisherige Titel meist bis zur Entscheidung fort; belegt wird das über eine Fiktionsbescheinigung nach § 81 AufenthG. Ohne einen solchen Nachweis darf über das Ablaufdatum hinaus nicht weitergearbeitet werden – daher sollten Ablaufdaten im Dienstplan als Wiedervorlage hinterlegt sein.
Worin unterscheidet sich das von der Fachkräfteeinwanderung?
Die Fachkräfteeinwanderung und die berufliche Anerkennung regeln, ob und über welchen Weg jemand nach Deutschland kommen und seinen Beruf ausüben darf. Dieser Beitrag betrifft die laufenden aufenthaltsrechtlichen Arbeitgeberpflichten während des Arbeitsverhältnisses – prüfen, aufbewahren, melden und informieren. Beide Ebenen müssen erfüllt sein.
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