Arztbesuch während der Arbeitszeit: Freistellung, Bezahlung und Schichtdienst

Freistellung oder Bezahlung? Zwei Fragen, die man trennen muss

Der häufigste Denkfehler ist, beide Fragen in einen Topf zu werfen. Ob der Betrieb einen Beschäftigten für einen Arzttermin gehen lassen muss, ist das eine; ob er die ausgefallene Zeit weiterbezahlt, das andere. Die Freistellung für einen medizinisch dringend nötigen Termin folgt aus der arbeitsvertraglichen Fürsorgepflicht – sie lässt sich nicht wegvereinbaren. Die Bezahlung dagegen richtet sich nach § 616 BGB, und der ist abdingbar. Es ist also möglich, dass ein Betrieb freistellen muss, die Zeit aber nicht bezahlt.

Der Grundsatz vor beiden Fragen lautet: Arzttermine sind, soweit zumutbar möglich, in die Freizeit zu legen. Wer als Teilzeitkraft oder in Gleitzeit ohnehin an drei Nachmittagen frei hat, muss die Routineuntersuchung dorthin legen und nicht in die Kernarbeitszeit. Erst wenn das nicht geht, stellt sich die Frage nach Freistellung und Bezahlung überhaupt.

Wann der Arztbesuch bezahlt wird – § 616 BGB

§ 616 BGB gewährt Entgelt für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“, wenn eine Beschäftigte ohne eigenes Verschulden vorübergehend an der Arbeit gehindert ist. Auf den Arztbesuch übertragen heißt das: Die Zeit wird bezahlt, wenn der Termin während der Arbeitszeit stattfinden musste – nicht, weil es bequemer war, sondern weil er sich objektiv nicht in die Freizeit legen ließ.

Als unvermeidbar gelten zum Beispiel akute Beschwerden, die keinen Aufschub dulden; ein von der Praxis vorgegebener Termin, auf dessen Uhrzeit die Beschäftigte keinen Einfluss hat („Sie werden einbestellt“); eine Nüchtern-Blutabnahme, die morgens erfolgen muss; oder ein Facharzt mit eng begrenzten Sprechzeiten, der keinen Termin außerhalb der Arbeitszeit anbietet. Wählbar und damit in die Freizeit zu legen sind dagegen planbare Routine- und Vorsorgetermine, für die es freie Zeiten gäbe.

Der entscheidende Haken: § 616 BGB ist abdingbar

§ 616 BGB ist dispositives Recht – er kann durch Arbeits- oder Tarifvertrag eingeschränkt oder ganz ausgeschlossen werden. Eine Klausel wie „Die Anwendung des § 616 BGB wird ausgeschlossen“ genügt dafür und findet sich in sehr vielen Verträgen. Ist er ausgeschlossen, entfällt der Anspruch auf Bezahlung des Arzttermins – die Pflicht zur Freistellung für dringend notwendige Termine bleibt jedoch bestehen, weil sie nicht aus § 616, sondern aus der Fürsorgepflicht folgt.

In diesem Fall wird die ausgefallene Zeit typischerweise anders abgedeckt: über die Gleitzeit (der Termin liegt in der Gleitspanne und wird nachgearbeitet), über den Abbau von Zeitguthaben, über unbezahlte Freistellung oder – bei planbaren Terminen – über einen Urlaubshalbtag. Tarifverträge regeln die Arbeitsbefreiung oft eigenständig; im öffentlichen Dienst etwa fasst § 29 TVöD die Anlässe für bezahlte Freistellung zusammen. Ein Blick in den konkreten Arbeits- oder Tarifvertrag klärt die Bezahlung verlässlicher als jede Faustregel.

Sonderfall Schichtdienst: Warum die Bewertung anders ausfällt

Für die Teams in Apotheke, Praxis und Pflege ist das der praktisch wichtigste Punkt. Ob ein Termin „in die Freizeit legbar“ war, hängt von den realen Arbeitszeiten ab – und die sind im Schichtdienst gerade nicht frei wählbar. Wer in wechselnden Früh- und Spätschichten arbeitet, kann eine morgendliche Nüchtern-Blutabnahme in der Frühschichtwoche schlicht nicht außerhalb der Arbeitszeit unterbringen. Genau dann ist der Termin unvermeidbar, und § 616 BGB greift eher als bei einer festen Tagarbeitszeit mit planbaren freien Nachmittagen.

Umgekehrt kann der Betrieb bei rollierenden Schichten oft anbieten, den Termin an den Rand einer Schicht zu legen oder in eine Woche mit passender Schichtlage zu verschieben. Diese Abstimmung – Termin und Dienstplan aufeinander abzustimmen, statt sie gegeneinander laufen zu lassen – ist der eigentliche Hebel. Sie setzt voraus, dass Beschäftigte planbare Termine früh ankündigen und die Planung den Bedarf sieht, bevor der Plan steht.

Nicht verwechseln: Arztbesuch ist keine Krankschreibung

Wer wegen Krankheit arbeitsunfähig ist und eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erhält, fällt unter das Entgeltfortzahlungsgesetz – dort gilt die Sechs-Wochen-Regel, unabhängig von § 616 BGB, und der Ausfall wird per elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) gemeldet. Der reine Arztbesuch ohne Krankschreibung ist etwas anderes: Hier geht es um wenige Stunden Freistellung, nicht um eine Erkrankung. Beide Regime dürfen im Dienstplan und in der Lohnabrechnung nicht vermischt werden.

Vorsorge, Schwangerschaft und der Nachweis

Einige Termine haben eigene Regeln. Für die Untersuchungen im Rahmen des Mutterschutzes stellt § 7 MuSchG schwangere Beschäftigte bezahlt frei, ohne dass die Zeit vor- oder nachzuarbeiten ist – unabhängig davon, ob § 616 BGB im Vertrag ausgeschlossen ist. Reine Vorsorge- und Früherkennungstermine ohne akuten Anlass sind dagegen grundsätzlich planbar und damit in die Freizeit zu legen. Der Betrieb darf für die Freistellung einen Nachweis verlangen – eine Terminbestätigung der Praxis genügt; die Diagnose oder der Grund des Besuchs gehört nicht dazu und darf nicht erfragt werden.

So regeln Sie Arzttermine im Dienstplan

Reibung entsteht fast immer aus zwei Lücken: Es gibt keine klare Regel, und die Termine tauchen erst auf, wenn der Plan schon steht. Beides lässt sich schließen. Eine kurze, schriftliche Linie – planbare Termine in die Freizeit oder an den Schichtrand, unvermeidbare Termine früh ankündigen, Terminbestätigung als Nachweis – nimmt der Einzelfalldiskussion die Schärfe. Und wenn Beschäftigte ihre Termine vorab im System hinterlegen, sieht die Planung den Bedarf, bevor sie einteilt.

Verfügbarkeiten und Wunschzeiten vorab melden, planbare Arzttermine als Sperrzeiten im Kalender hinterlegen, den Termin an den Schichtrand legen und Zeitguthaben sauber führen – dafür ist Dienstplan-Software gemacht. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Wunschdienste und Stundenkonten laufen in einem Ablauf zusammen, sodass ein angekündigter Termin schon bei der Planung berücksichtigt wird – und nicht erst als kurzfristige Lücke im fertigen Plan auffällt.