Sollstunden berechnen: Monatsarbeitszeit, Feiertage und Teilzeit richtig ansetzen
Ohne Sollstunden lässt sich kein Arbeitszeitkonto führen und keine Über- oder Minusstunde ausweisen: Die Sollzeit ist der Maßstab, an dem die tatsächlich geleistete Arbeit (Ist) gemessen wird. Klingt einfach, ist in der Praxis aber Streitthema Nummer eins – weil Feiertage, Urlaubs- und Krankheitstage die Sollzeit verändern und weil es zwei gängige Rechenwege gibt, die für denselben Monat unterschiedliche Zahlen liefern. Dieser Beitrag erklärt beide Methoden, rechnet Beispiele vor und zeigt die typischen Fehler, die im Schichtdienst zu falschen Kontoständen führen.
Was sind Sollstunden – und was ist der Unterschied zu den Iststunden?
Sollstunden sind die Arbeitszeit, die eine beschäftigte Person in einem bestimmten Zeitraum leisten soll – abgeleitet aus der vertraglich oder tariflich vereinbarten Wochenarbeitszeit. Die Iststunden sind die Zeit, die sie tatsächlich gearbeitet hat. Die Differenz aus beiden ist der Saldo auf dem Arbeitszeitkonto: Wer mehr geleistet hat als sein Soll, sammelt Plusstunden; wer darunter bleibt, baut Minusstunden auf. Damit dieser Saldo stimmt, muss die Sollzeit für jeden Monat sauber ermittelt werden – und genau da beginnen die Missverständnisse.
Wichtig ist die Abgrenzung nach oben: Die im Arbeitsvertrag genannte Wochenarbeitszeit (etwa 40 oder 39 Stunden) ist die Sollarbeitszeit, nicht die gesetzliche Höchstarbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die Ist-Zeit (werktäglich höchstens acht, mit Ausgleich zehn Stunden); die Sollzeit sagt dagegen, was vereinbart und zu vergüten ist.
Methode 1: Arbeitstage des Monats mal tägliche Sollzeit
Der genaueste Weg für einen konkreten Monat: Man zählt die tatsächlichen Arbeitstage (in der klassischen Fünf-Tage-Woche also die Werktage Montag bis Freitag) und zieht die gesetzlichen Feiertage ab, die auf einen dieser Arbeitstage fallen. Das Ergebnis multipliziert man mit der täglichen Sollzeit. Bei 40 Wochenstunden auf fünf Tage sind das acht Stunden pro Tag.
Diese Methode bildet ab, dass Monate unterschiedlich lang sind und unterschiedlich viele Feiertage enthalten. Die Monatssollzeit schwankt dadurch übers Jahr:
| Beispielmonat | Arbeitstage (Mo–Fr, Feiertage abgezogen) | Methode 1: Tage × 8 Std. | Methode 2: Ø 40 × 4,33 |
|---|---|---|---|
| Monat mit 23 Arbeitstagen | 23 | 184 Std. | 173,3 Std. |
| Monat mit 22 Arbeitstagen | 22 | 176 Std. | 173,3 Std. |
| Monat mit 21 Arbeitstagen | 21 | 168 Std. | 173,3 Std. |
| Monat mit 20 Arbeitstagen (2 Feiertage) | 20 | 160 Std. | 173,3 Std. |
Methode 2: Wochenstunden mal 4,33 (der Monatsdurchschnitt)
Viele Betriebe rechnen nicht monatsgenau, sondern mit einem festen Durchschnitt – damit das Gehalt und die monatliche Sollzeit über das ganze Jahr gleich bleiben. Die Formel lautet: Wochenarbeitszeit × 4,33. Der Faktor entsteht aus 52 Wochen geteilt durch 12 Monate (genauer 4,348, wenn man 52,18 Wochen ansetzt) und lässt sich auch als 13 ÷ 3 schreiben. Beispiele:
- 40 Std./Woche × 4,33 = rund 173,3 Std./Monat
- 39 Std./Woche × 13 ÷ 3 = 169 Std./Monat
- 30 Std./Woche (Teilzeit) = 130 Std./Monat
- 20 Std./Woche (Teilzeit) = rund 86,7 Std./Monat
- 10 Std./Woche (Minijob) = rund 43,3 Std./Monat
Der Vorteil: ein konstanter Wert, ideal für gleichbleibende Gehälter und die Planung. Der Nachteil: Der Durchschnittsmonat bildet weder die konkrete Zahl der Feiertage noch die tatsächliche Monatslänge ab. Über das Jahr gleicht sich das aus – für einen einzelnen Monat kann die Zahl aber deutlich neben der Realität liegen. Welche Methode gilt, sollte deshalb in Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung eindeutig festgelegt sein.
Wie gehen Feiertage in die Sollstunden ein?
Ein gesetzlicher Feiertag, der auf einen Arbeitstag fällt, senkt die Sollzeit: Es besteht keine Arbeitspflicht, die Vergütung läuft aber nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (§ 2 EFZG) weiter. Bei der Arbeitstage-Methode zieht man den Feiertag also einfach ab. Entscheidend ist das sogenannte Ausfallprinzip: Gutgeschrieben wird, was die Person am Feiertag tatsächlich gearbeitet hätte – nicht ein pauschaler Achtstundentag.
Und Urlaub, Krankheit und andere bezahlte Ausfalltage?
Der häufigste und teuerste Fehler bei der Kontoführung: bezahlte Ausfalltage als Minusstunden zu behandeln. Für Urlaubstage, Krankheitstage mit Entgeltfortzahlung, Fortbildungen oder bezahlte Freistellungen gilt dasselbe wie für Feiertage – die dafür angesetzten Sollstunden gelten als erfüllt und werden dem Konto gutgeschrieben. Sie dürfen nicht als Fehlzeit vom Guthaben abgezogen werden. Wer krank in den Urlaub „hineinrutscht“, verliert die betroffenen Urlaubstage ebenfalls nicht (bei ärztlicher Bescheinigung).
Auch hier zählt bei individueller Verteilung das Ausfallprinzip: Gutgeschrieben wird die für den konkreten Tag geplante Sollzeit. Bei einem festen Achtstundentag sind das acht Stunden je Urlaubstag; bei einem geplanten Zehnstundendienst entsprechend zehn. Wer dagegen mit dem Monatsdurchschnitt arbeitet, rechnet Urlaubs- und Kranktage üblicherweise mit dem durchschnittlichen Tageswert an.
Teilzeit und Schichtdienst: worauf es besonders ankommt
- Teilzeit: Die Sollzeit wird anteilig berechnet – bei fester Verteilung auf bestimmte Wochentage nach den konkreten Tagen, bei flexibler Verteilung über den Monatsdurchschnitt. Wichtig ist Konsequenz: Wird das Soll nach Durchschnitt gerechnet, müssen auch Urlaub und Feiertage nach Durchschnitt angerechnet werden.
- Schichtdienst: Die Sollzeit gilt über den Ausgleichszeitraum (Tarif- oder Arbeitsvertrag), nicht je Kalenderwoche. Eine Woche mit sechs Diensten ist zulässig, wenn andere Wochen weniger enthalten – der Saldo muss am Ende des Ausgleichszeitraums stimmen.
- Feiertags- und Ausfallgutschrift immer nach Dienstplan (Ausfallprinzip), nicht nach einem pauschalen Standardtag – sonst driften Konto und Realität auseinander.
Wozu die Sollstunden dienen
Die Sollzeit ist der Rechenkern für gleich mehrere Vorgänge: Sie liefert den Vergleichswert für das Arbeitszeitkonto (Plus- und Minusstunden), ist Grundlage der Lohnabrechnung bei schwankenden Monatsstunden, und sie ist der Ausgangspunkt der Personalbedarfsplanung – erst wenn feststeht, wie viele Sollstunden ein Team im Monat mitbringt, lässt sich der Dienstplan gegen den tatsächlichen Bedarf rechnen.
Wer Soll und Ist von Hand pflegt, verrechnet sich genau an Feiertagen, Urlaub und Schichtdienst am häufigsten. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Die Software ermittelt die Monatssollzeit automatisch, schreibt Feiertage sowie Urlaubs- und Krankheitstage nach dem Ausfallprinzip gut und stellt den Kontostand (Ist minus Soll) je Person laufend dar – ohne doppelte Rechnerei.
Häufige Fragen
Wie berechnet man die Sollstunden pro Monat?
Zwei Wege sind üblich. Monatsgenau: die tatsächlichen Arbeitstage (Mo–Fr abzüglich Feiertage) mal tägliche Sollzeit – bei 40 Wochenstunden also Arbeitstage × 8 Stunden. Als konstanter Durchschnitt: Wochenstunden × 4,33 (= 52 Wochen ÷ 12 Monate, auch als 13 ÷ 3 geschrieben), etwa 40 × 4,33 ≈ 173,3 Stunden. Welche Methode gilt, sollte im Vertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt sein.
Woher kommt der Faktor 4,33?
Er entsteht aus 52 Wochen geteilt durch 12 Monate = 4,333. Rechnet man mit den genaueren 52,18 Jahreswochen, ergibt sich 4,348 (oft auf 4,35 gerundet). Der Faktor liefert die durchschnittliche Zahl der Wochen pro Monat und macht die Monatssollzeit über das Jahr konstant.
Reduzieren Feiertage die Sollstunden?
Ja. Ein gesetzlicher Feiertag, der auf einen Arbeitstag fällt, senkt die Sollzeit – es besteht keine Arbeitspflicht, die Vergütung läuft aber nach § 2 EFZG weiter. Gutgeschrieben wird nach dem Ausfallprinzip, was tatsächlich gearbeitet worden wäre. Wer ohnehin frei gehabt hätte, bekommt keine zusätzlichen Stunden.
Werden Urlaub und Krankheit als Minusstunden gewertet?
Nein – das ist ein häufiger Fehler. Für Urlaubstage, krankheitsbedingte Ausfalltage mit Entgeltfortzahlung, Fortbildungen und bezahlte Freistellungen gelten die geplanten Sollstunden als erfüllt und werden gutgeschrieben. Sie dürfen nicht vom Arbeitszeitguthaben abgezogen werden.
Gelten die Sollstunden im Schichtdienst je Woche?
Nein. Im Schichtdienst wird die Sollzeit über den Ausgleichszeitraum des Tarif- oder Arbeitsvertrags gerechnet, nicht je Kalenderwoche. Einzelne Wochen dürfen mehr oder weniger Dienste enthalten, solange der Saldo am Ende des Ausgleichszeitraums der vereinbarten Durchschnittsarbeitszeit entspricht.
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