Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld: Voraussetzungen, Berechnung und Antrag

Was Kurzarbeit ist – und wann sie in Frage kommt

Bei Kurzarbeit wird die Arbeitszeit vorübergehend verringert, im Extremfall auf null ("Kurzarbeit null"). Das Arbeitsverhältnis bleibt bestehen, die Bindung zum eingearbeiteten Team ebenfalls – anders als bei einer Kündigung. Voraussetzung ist ein erheblicher Arbeitsausfall, der auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruht, vorübergehend und unvermeidbar ist. Er gilt als erheblich, wenn in dem betreffenden Monat mindestens ein Drittel der Beschäftigten von einem Entgeltausfall von jeweils mehr als zehn Prozent betroffen ist. Diese Ein-Drittel-Schwelle wurde in Krisenzeiten schon per Verordnung befristet abgesenkt – im Regelfall gilt sie jedoch.

Kurzarbeit lässt sich nicht einfach anordnen

Der wichtigste Fehler in der Praxis: Kurzarbeit einseitig verkünden. Das geht nicht. Es braucht eine wirksame rechtliche Grundlage, um die Arbeitszeit und damit den Lohn zu senken:

• eine Regelung im Tarifvertrag, sofern anwendbar,
• eine Betriebsvereinbarung, wo ein Betriebsrat besteht, oder
• die Zustimmung jeder betroffenen beschäftigten Person – meist über eine ergänzende Vereinbarung zum Arbeitsvertrag.

In den kleinen Teams von Apotheke und Praxis, in denen selten ein Betriebsrat existiert, läuft es fast immer über die individuelle Zustimmung. Eine vorsorgliche Kurzarbeitsklausel im Arbeitsvertrag kann den Weg ebnen, muss aber klar und angemessen formuliert sein, um wirksam zu sein.

Zwei Schritte bei der Agentur für Arbeit

Der Weg zum Kurzarbeitergeld führt in zwei getrennten Schritten über die Agentur für Arbeit:

1. Anzeige über den Arbeitsausfall: Sie muss schriftlich oder elektronisch bei der zuständigen Agentur für Arbeit eingehen – und zwar in dem Monat, in dem die Kurzarbeit beginnt. Wer zu spät anzeigt, verliert Ansprüche für den bereits laufenden Zeitraum.
2. Antrag auf Kurzarbeitergeld: Er wird nachträglich für jeden abgerechneten Kalendermonat gestellt, in der Regel innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des jeweiligen Monats. Der Arbeitgeber rechnet das Geld ab und zahlt es mit dem Lohn aus; die Agentur erstattet es anschließend.

Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld?

Das Kurzarbeitergeld ersetzt nicht den Bruttoausfall, sondern einen Teil des entgangenen Nettolohns. Es beträgt grundsätzlich 60 Prozent der Nettoentgeltdifferenz, für Beschäftigte mit mindestens einem Kind im steuerlichen Sinne 67 Prozent. Maßgeblich ist die Differenz zwischen dem pauschalierten Netto ohne und mit Kurzarbeit. Das Kurzarbeitergeld selbst ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt – es kann also den Steuersatz auf das übrige Einkommen erhöhen und in der Steuererklärung zu einer Nachzahlung führen.

Ein Beispiel zur Einordnung: Fällt die Arbeitszeit um die Hälfte weg, erhält die beschäftigte Person für die ausgefallene Hälfte 60 bzw. 67 Prozent des dafür entfallenden Nettos – zusätzlich zum Lohn für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Unterm Strich bleibt spürbar mehr als bei einer Kündigung, aber weniger als das volle Gehalt.

Dauer, Sozialversicherung und Nebenverdienst

Kurzarbeitergeld wird für die Dauer des Arbeitsausfalls gezahlt, längstens jedoch für zwölf Monate (Bezugsdauer). In außergewöhnlichen Lagen wurde diese Höchstdauer schon per Verordnung verlängert. Während der Kurzarbeit bleiben die Beschäftigten sozialversichert; die Sozialabgaben auf das ausgefallene Entgelt trägt weitgehend der Arbeitgeber, kann sie sich aber je nach geltender Regelung teils erstatten lassen. Ein Nebenverdienst kann unter Umständen auf das Kurzarbeitergeld angerechnet werden – das ist im Einzelfall zu prüfen.

Warum saubere Zeiterfassung jetzt entscheidend ist

Kurzarbeitergeld wird auf Basis der tatsächlich ausgefallenen Arbeitsstunden abgerechnet – Soll gegen Ist, Monat für Monat, je Mitarbeitendem. Ohne belastbare Zeiterfassung lässt sich der Ausfall gegenüber der Agentur für Arbeit kaum nachweisen. Eine Software, die geplante und geleistete Zeiten festhält, offene und ausgefallene Schichten dokumentiert und die Salden je Person liefert, macht aus der monatlichen Kurzarbeitsabrechnung eine Auswertung statt einer Zettelsammlung – und hält den Nachweis für eine spätere Prüfung bereit.

Checkliste: Kurzarbeit einführen

1. Prüfen, ob ein erheblicher, vorübergehender und unvermeidbarer Arbeitsausfall vorliegt.
2. Rechtsgrundlage schaffen: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Zustimmung der Betroffenen.
3. Urlaub und Arbeitszeitguthaben vorrangig einsetzen, soweit zumutbar und vorgesehen.
4. Anzeige über den Arbeitsausfall im Startmonat bei der Agentur für Arbeit einreichen.
5. Arbeitszeiten lückenlos erfassen und den Ausfall je Person dokumentieren.
6. Kurzarbeitergeld monatlich abrechnen, auszahlen und fristgerecht beantragen.

Fazit

Kurzarbeit hält das Team zusammen, wenn die Arbeit vorübergehend wegbricht – kein Massenfall im Gesundheitswesen, aber ein wichtiges Sicherheitsnetz bei Umbau, Systemausfall oder einem plötzlichen Nachfrageeinbruch. Entscheidend ist die Reihenfolge: erst die arbeitsrechtliche Grundlage, dann die fristgerechte Anzeige, dann die monatliche Abrechnung auf Basis sauber erfasster Zeiten. Wer das beherzigt, überbrückt schwierige Wochen, ohne eingearbeitete Fachkräfte zu verlieren.