Gruppenunfallversicherung: Beiträge pauschal mit 20 Prozent versteuern

Was ist eine Gruppenunfallversicherung – und wozu, wenn es die Berufsgenossenschaft gibt?

Die gesetzliche Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft ist Pflicht, wird allein vom Arbeitgeber getragen und schützt bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten. Sie greift aber ausschließlich im beruflichen Zusammenhang – ein Sturz beim Wandern am Wochenende oder ein Verkehrsunfall in der Freizeit ist nicht gedeckt. Eine private Gruppenunfallversicherung schließt diese Lücke: Der Arbeitgeber versichert sein Team über einen Vertrag gegen die Folgen von Unfällen, in der Regel rund um die Uhr (24-Stunden-Schutz) und damit auch im Privatleben. Sie ist freiwillig und tritt neben die gesetzliche Unfallversicherung, ersetzt sie also nicht.

Für die Beschäftigten ist das ein spürbarer Vorteil, für den Betrieb ein überschaubarer Kostenblock mit hoher Signalwirkung – gerade in Berufen mit erhöhtem Unfallrisiko. Steuerlich ist entscheidend, dass der 24-Stunden-Schutz auch die Privatsphäre erfasst: Dadurch wird die Beitragszahlung grundsätzlich zu einem Vorteil, den die beschäftigte Person erhält – also zu Arbeitslohn. Genau hier setzt die Pauschalierung an.

Die 20-Prozent-Pauschalierung nach § 40b Abs. 3 EStG

Nach § 40b Abs. 3 EStG darf der Arbeitgeber die Lohnsteuer auf die Beiträge zu einer Unfallversicherung seiner Beschäftigten mit einem Pauschsteuersatz von 20 Prozent erheben (zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer). Diese Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber. Weil pauschal besteuerter Arbeitslohn beitragsfrei in der Sozialversicherung ist, fallen auf die Beiträge keine Sozialversicherungsbeiträge an – weder beim Arbeitgeber noch bei der beschäftigten Person. Der Versicherungsschutz kommt damit nahezu ungekürzt an.

Die entscheidende Weiche: Wer kann die Versicherungsleistung verlangen?

Ob und wann die Beiträge überhaupt Arbeitslohn sind, hängt an der Bezugsberechtigung – also daran, wer im Schadensfall die Versicherungsleistung beanspruchen kann:

Hat die beschäftigte Person einen eigenen, unmittelbaren Anspruch gegen den Versicherer, fließt ihr der Vorteil schon mit der Beitragszahlung zu – das ist der typische Fall, in dem die 20-Prozent-Pauschalierung genutzt wird. Ist dagegen allein der Arbeitgeber bezugsberechtigt (er erhält im Schadensfall die Leistung und entscheidet über die Weitergabe), entsteht bei der laufenden Beitragszahlung kein Arbeitslohn. Besteuert wird dann erst im Leistungsfall – die angesammelten Beiträge werden bis zur Höhe der ausgezahlten Leistung nachversteuert. Welche Gestaltung sinnvoll ist, sollte vor Vertragsschluss mit der Steuerberatung geklärt werden.

Voraussetzung: ein gemeinsamer Vertrag für mehrere Beschäftigte

Die Pauschalierung setzt voraus, dass mehrere Beschäftigte gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag versichert sind. Ein gemeinsamer Vertrag liegt nicht nur bei einer klassischen Gruppenversicherung vor, sondern auch bei einem Rahmenvertrag mit einem oder mehreren Versicherern, in dem sowohl die versicherten Personen als auch die versicherten Risiken (Wagnisse) bezeichnet sind. Ein reiner Abwicklungs-Rahmenvertrag, der nur den Beitragseinzug und die Abrechnung bündelt, genügt dagegen nicht – dann handelt es sich um Einzelversicherungen, und die Pauschalierung nach § 40b Abs. 3 EStG scheidet aus.

Warum die 50-Euro-Freigrenze hier nicht hilft

Man könnte auf die Idee kommen, kleine Beiträge über die monatliche 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) steuerfrei zu stellen. Das geht bei einer Gruppenunfallversicherung in der Regel nicht: Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 15.3.2022) ist die 50-Euro-Freigrenze ausgeschlossen, sobald die Beiträge dem Grunde nach die Voraussetzungen für die 20-Prozent-Pauschalierung nach § 40b Abs. 3 EStG erfüllen – und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die Pauschalierung tatsächlich ausübt. Die Freigrenze bleibt damit im Wesentlichen den echten Einzelverträgen vorbehalten; für die Gruppenlösung ist die Pauschalierung der vorgesehene Weg.

Der berufliche Anteil: steuerfreier Reisenebenkosten-Teil

Soweit die Versicherung das Unfallrisiko bei Auswärtstätigkeiten abdeckt – etwa auf Dienstreisen oder auf der Tour in der ambulanten Pflege –, kann der darauf entfallende Beitragsteil als steuerfreier Reisenebenkosten-Ersatz (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG) behandelt und vorab herausgerechnet werden. Nur der verbleibende Teil, der den privaten 24-Stunden-Schutz betrifft, wird dann pauschal versteuert. Teilt der Versicherer den Beitrag nicht auf, ist eine sachgerechte Schätzung erforderlich; die konkrete Aufteilung sollte mit dem Lohnbüro abgestimmt werden.

Sozialversicherung und Minijob

Weil die Beiträge pauschal nach § 40b EStG versteuert werden, sind sie beitragsfrei in der Sozialversicherung. Für geringfügig Beschäftigte ist das wichtig: Die Beiträge zählen dann nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt und damit nicht zur Minijob-Grenze von 603 Euro (2026) beziehungsweise 633 Euro (2027). Ein Minijob lässt sich so durch einen attraktiven Unfallschutz aufwerten, ohne die Geringfügigkeit zu gefährden.

Was das für Lohnkonto und Dienstplanung bedeutet

Die Gruppenunfallversicherung ist vor allem ein Thema der sauberen Lohndokumentation. Der je Kopf entfallende Beitrag und die darauf pauschal erhobene Lohnsteuer gehören ins Lohnkonto; der pauschal versteuerte Betrag ist im Lohnexport getrennt von den laufenden Bezügen auszuweisen, und bei arbeitgeberbezogener Bezugsberechtigung ist der mögliche Leistungsfall im Blick zu behalten. Inhaltlich knüpft der Nutzen an das erhöhte Unfallrisiko im Gesundheitswesen an – vom Umgang mit scharfen und spitzen Instrumenten über das Heben von Patientinnen und Patienten bis zu Wegen und Fahrten im Außendienst. Wer den Personalbestand und die Einsätze (etwa Touren in der ambulanten Pflege) ohnehin digital führt, kann den beruflich veranlassten Beitragsteil leichter belegen und die Beiträge den Beschäftigten korrekt zuordnen.

Wer in der ambulanten Pflege unterwegs ist, wie viele Beschäftigte zu versichern sind und wer welche Tour fährt, ergibt sich aus Dienstplan und Einsatzdaten – die Grundlage, um Beiträge sauber je Kopf zuzuordnen und den beruflichen Anteil zu belegen. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan, Touren und Abwesenheiten laufen in einem System zusammen, und die Lohn-Schnittstelle übergibt die Daten sauber an die Abrechnung – so bleiben auch pauschal versteuerte Leistungen nachvollziehbar dokumentiert.