Filialverbund im Apotheken-Dienstplan: Personal über mehrere Standorte planen

Was der Filialverbund rechtlich vorgibt

Grundlage ist § 2 Abs. 4 und 5 des Apothekengesetzes (ApoG). Danach kann eine approbierte Apothekerin oder ein approbierter Apotheker den Betrieb einer Apotheke und zusätzlich von bis zu drei Filialapotheken genehmigt bekommen – zusammen also höchstens vier Betriebsstätten. Zwei Bedingungen sind planungsrelevant: Erstens muss die Inhaberin eine der Apotheken, die Hauptapotheke, persönlich leiten. Zweitens ist für jede Filiale schriftlich ein verantwortlicher Apotheker – der Filialleiter – zu benennen, der dort die Pflichten aus Apothekengesetz und Apothekenbetriebsordnung erfüllt, wie sie sonst der Apothekenleiter trägt.

Das ist kein bloßer Formalismus, sondern strukturiert den Dienstplan: Der Verbund hat nicht eine Leitung, sondern eine Inhaberin plus so viele verantwortliche Apotheker wie Filialen. Wechselt die Person des Filialleiters, muss das der zuständigen Behörde grundsätzlich zwei Wochen im Voraus schriftlich angezeigt werden; bei einem unvorhergesehenen Wechsel ist die Anzeige unverzüglich nachzuholen. Wer die Leitung einer Filiale kurzfristig umbesetzt, hat also nicht nur ein Besetzungs-, sondern auch ein Meldethema.

Warum die Approbierten-Deckung im Verbund das eigentliche Problem ist

Der Einzelapotheke genügt eine approbierte Person zur Öffnung. Im Vierer-Verbund müssen zur selben Öffnungsminute an bis zu vier Orten gleichzeitig approbierte Kräfte stehen – und zwar nicht irgendeine, sondern in jeder Filiale eine, die dort die Verantwortung trägt oder sie vertretungsweise übernehmen darf. Damit vervielfacht sich das Kernrisiko der Apotheke: Urlaub, Krankheit oder Fortbildung einer approbierten Kraft ist nicht mehr ein Standort-, sondern ein Verbundproblem, weil die Deckung an mehreren Orten gleichzeitig gehalten werden muss.

Der kritische Fall ist der Ausfall eines Filialleiters. Fällt er länger aus, braucht die Filiale eine approbierte Vertretung, die die Leitungsaufgaben übernehmen kann; eine unbesetzte oder nur mit PTA besetzte Filiale darf nicht öffnen. Genau hier zahlt sich eine vorausgeplante Vertretungskette aus – idealerweise mit einer festen zweiten approbierten Kraft je Filiale oder einer verbundweiten Springer-Approbierten, die mehrere Standorte kennt und dort einsatzbereit ist.

Geteiltes Personal: Fahrzeiten gehören in den Plan

Der wirtschaftliche Sinn eines Verbunds liegt darin, Personal zu teilen: eine PTA, die dienstags in der Filiale am Ärztehaus und donnerstags in der Hauptapotheke aushilft; ein Bote, der die Standorte beliefert; eine Springer-Approbierte, die Lücken schließt. Der Preis dafür sind Fahrzeiten. Ordnet der Arbeitgeber den Wechsel zwischen zwei Standorten innerhalb eines Arbeitstags an, ist diese Fahrzeit in aller Regel Arbeitszeit – sie gehört in den Dienstplan und in die Zeiterfassung, nicht in eine unbezahlte Lücke. Ein Plan, der Standortwechsel einträgt, ohne die Fahrzeit auszuweisen, produziert entweder Ruhezeit- und Höchstarbeitszeit-Fehler oder unbezahlte Mehrarbeit.

Dazu kommt der Notdienst: Jede Betriebsstätte wird von der Apothekerkammer im jeweiligen Notdienstkreis herangezogen; die Dienste verteilen sich also über den Verbund, und der Folgetag-Ruhezeit-Effekt (siehe Notdienst-Beitrag) trifft je nach Einsatz mal die eine, mal die andere Filiale. Wer den Notdienstkalender aller Standorte früh in einen gemeinsamen Plan überträgt, vermeidet die typischen Doppelbelegungen und Ruhezeitverstöße.

Beispiel: eine Woche über drei Standorte

An diesem Ausschnitt sieht man die Verbund-typischen Prüfpunkte: Am Mittwoch ist die Leiterin von F1 im Urlaub – ohne die Springer-Approbierte Frau Klein bliebe die Filiale ohne Aufsicht und dürfte nicht öffnen. Frau Klein wechselt an mehreren Tagen den Standort; jeder Wechsel bindet Fahrzeit, die im Plan stehen muss, und setzt voraus, dass sie in beiden Häusern eingearbeitet und – wo sie die Leitung vertritt – dazu befugt ist. Die Inhaberin hat am Donnerstag Notdienst und ist deshalb am Freitag nicht als HA-Deckung verfügbar; dieser Ausfall muss verbundweit aufgefangen werden. Und PTA Frau Ott pendelt zwischen HA und F2 – ihre Termine sind nur zulässig, wenn Öffnungszeit, Fahrzeit und Pause zusammenpassen.

Unterschiedliche Öffnungszeiten, ein Plan

Filialen liegen oft an unterschiedlichen Standorten – eine im Zentrum, eine im Ärztehaus, eine im Einkaufszentrum – und haben deshalb selten dieselben Öffnungszeiten. Der Verbundplan muss diese Zeiten je Standort führen und die Approbierten-Deckung an jeder individuellen Öffnungsminute prüfen, nicht an einer gemeinsamen „Verbundöffnungszeit“, die es gar nicht gibt. Genau das überfordert eine Sammel-Excel: Sie kennt keine standortbezogene Pflichtbesetzung und rechnet Fahrzeiten, Notdienstfolgen und die vielen Teilzeit-Konten nicht nach.

Software löst das über standortübergreifende Planung mit hinterlegten Qualifikationen und Pflichtbesetzungen je Standort. Im apotower-Vergleich liegt Aplano vorn: Es lassen sich mehrere Standorte mit eigenen Öffnungszeiten führen, dieselben Mitarbeitenden an mehreren Standorten einsetzen und Rollen wie „approbiert“ als Pflichtbesetzung je Filiale definieren – das System warnt beim Planen, wenn eine Öffnungsstunde ohne Approbierten-Deckung bliebe. Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Tauschanfragen laufen verbundweit über eine Oberfläche, und die Zeiterfassung – seit dem BAG-Beschluss von 2022 ohnehin Pflicht – erfasst Ist-Zeiten samt Standort und den geteilten Stundenkonten in einem System.