Elektronische Zeiterfassungspflicht: Kommt das Gesetz 2026? Referentenentwurf, Fristen und was Betriebe jetzt tun sollten

Was heute schon gilt – und was noch nicht

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Das Gericht leitete diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz und dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, das sogenannte Stechuhr-Urteil) ab. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, ohne Übergangsfrist.

Der entscheidende Punkt: Diese Pflicht schreibt keine bestimmte Form vor. Die Erfassung darf heute auch auf Papier, per Stundenzettel oder in einer Tabelle erfolgen. Eine gesetzliche Pflicht, elektronisch zu erfassen, existiert bislang nicht. Genau diese Lücke soll die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes schließen.

Was der Referentenentwurf vorsieht

Am 18. Juni 2026 wurde ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes bekannt. Er verfolgt zwei große Linien: eine begrenzte Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit (weg von der starren Tagesgrenze, hin zu einer wöchentlichen Betrachtung) und eine Pflicht zur grundsätzlich elektronischen Arbeitszeiterfassung. Für die Erfassung sieht der Entwurf im Kern vor:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.
• Eine bestimmte Technik ist nicht vorgeschrieben – vom Terminal über die App bis zur Tabellenkalkulation ist grundsätzlich alles möglich, solange die Aufzeichnung elektronisch erfolgt.
• Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten selbst oder an Dritte (etwa Vorgesetzte) delegiert werden – verantwortlich und kontrollpflichtig bleibt aber der Arbeitgeber.

Neu ist also nicht das Ob der Erfassung, sondern das Wie: Aus dem heutigen dürfen auf Papier würde ein grundsätzlich müssen elektronisch – mit gestaffelten Fristen und Ausnahmen.

Die gestaffelten Übergangsfristen

Damit nicht jeder Betrieb sofort umstellen muss, sieht der Entwurf Übergangsfristen vor, die sich nach der Beschäftigtenzahl richten. Je kleiner der Betrieb, desto mehr Zeit – und die kleinsten Betriebe werden von der elektronischen Form ganz ausgenommen:

Für das Gesundheitswesen ist diese Staffelung besonders relevant: Viele Apotheken, Arztpraxen und kleinere Pflegedienste liegen unter zehn Beschäftigten und wären damit dauerhaft von der elektronischen Pflicht ausgenommen. Größere Pflegeeinrichtungen, MVZ oder Krankenhäuser fallen dagegen in die ein- bis fünfjährigen Fristen. Wichtig bleibt: Die grundsätzliche Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss gilt auch für den kleinsten Betrieb schon heute – ausgenommen wird künftig nur die elektronische Form, nicht das Erfassen an sich.

Ausnahmen über Tarifvertrag und für Vertrauensarbeitszeit

Der Entwurf lässt zusätzliche Spielräume zu. Über einen Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebs- oder Dienstvereinbarung können abweichende Regelungen getroffen werden – etwa eine nicht-elektronische Aufzeichnung oder eine spätere Erfassung innerhalb von bis zu sieben Tagen statt am selben Tag. Das gibt tarifgebundenen Einrichtungen im Gesundheitswesen Verhandlungsspielraum.

Auch die Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig. Der Arbeitgeber muss dann zwar nicht jede Zeitangabe kontrollieren, aber durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten auffallen. Ganz ohne Dokumentation geht Vertrauensarbeitszeit damit nicht mehr – die Zeiten müssen erfasst werden, nur die laufende Kontrolle kann entfallen.

Gekoppelt an die Wochenhöchstarbeitszeit

Die elektronische Erfassung ist im Entwurf eng mit der geplanten Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit verzahnt. Wer die Arbeitszeit künftig flexibler über die Woche verteilen darf, muss sie lückenlos dokumentieren – sonst lassen sich die Wochengrenze und die Ruhezeiten nicht mehr überprüfen, und unbezahlte Mehrarbeit bliebe unsichtbar. Die beiden Bausteine bedingen sich also gegenseitig: mehr Flexibilität nur gegen belastbare Aufzeichnung.

Was bei Verstößen droht

Der Entwurf erweitert den Bußgeldkatalog des § 22 ArbZG: Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Informations- und Aufbewahrungspflichten sollen als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können. Unabhängig davon gilt für Minijobs schon heute § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens innerhalb von sieben Tagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren; Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Gerade in Apotheken, Praxen und Pflegediensten mit vielen geringfügig Beschäftigten ist diese Pflicht bereits scharf.

Wo das Verfahren steht (Stand September 2026)

Der Text ist ein Referentenentwurf – das BMAS selbst spricht von einer internen Arbeitsfassung. Er ist nicht offiziell veröffentlicht, sondern bekannt geworden. Ein Kabinettsbeschluss steht aus, und der Koalitionsausschuss vom 1. und 2. Juli 2026 hat die Arbeitszeitreform aus seinem Maßnahmenpaket zunächst herausgelassen. Es folgen üblicherweise noch Ressortabstimmung, Kabinettsbeschluss, das parlamentarische Verfahren und die Zustimmung des Bundesrats – auf diesem Weg sind Änderungen eher die Regel als die Ausnahme. Ein fester Termin für das Inkrafttreten steht nicht fest. Bis ein Gesetz tatsächlich gilt, bleibt es bei der heutigen Rechtslage: erfassen ja, elektronisch noch nicht zwingend.

Was Betriebe im Gesundheitswesen jetzt tun sollten

1. Die bestehende Pflicht ernst nehmen: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen schon heute erfasst werden – unabhängig von der geplanten Reform und der Betriebsgröße.
2. Nichts überstürzt anschaffen: Solange das Gesetz nicht steht, keine teuren Systeme allein wegen einer noch unsicheren Frist kaufen. Der Nutzen einer elektronischen Lösung sollte für sich stehen.
3. Betriebsgröße einordnen: Prüfen, in welche Übergangsfrist der Betrieb voraussichtlich fiele – und ob die Zehn-Beschäftigten-Grenze greift.
4. Minijob-Aufzeichnungen sauber führen: Für geringfügig Beschäftigte gilt die strenge Sieben-Tage-Frist nach § 17 MiLoG schon jetzt.
5. Soll und Ist zusammenführen: Wer Dienstplanung und Zeiterfassung in einem System führt, erfüllt die Erfassungspflicht ohne doppelte Pflege und ist auf eine elektronische Vorgabe bereits vorbereitet.
6. Tarif- und Betriebsvereinbarungen im Blick behalten: Sie können abweichende Formen und Fristen regeln und sollten bei der Umsetzung mitgedacht werden.

Ob die elektronische Erfassung Pflicht wird oder nicht – wer Soll- und Ist-Zeiten ohnehin digital führt, ist auf beide Szenarien vorbereitet. Im apotower-Vergleich für Gesundheitsbetriebe liegt Aplano vorn: Dienstplan und Zeiterfassung laufen in einem Ablauf, Beginn, Ende und Dauer werden je Mitarbeitendem am Tag der Arbeitsleistung erfasst, und Höchstarbeitszeit sowie Ruhezeiten prüft die Software automatisch. So ist die heutige Erfassungspflicht erfüllt – und eine künftige elektronische Vorgabe wäre nur noch eine Formsache.