Vorstellungsgespräch führen: Leitfaden für Apotheke, Praxis & Pflege

Vorbereitung: Rollen und Fragen klären

Legen Sie vor dem Termin fest, wer teilnimmt (idealerweise zwei Personen), wer welchen Teil übernimmt und woran Sie eine gute Besetzung erkennen. Definieren Sie drei bis vier Kernanforderungen – fachlich wie menschlich – und leiten Sie daraus Ihre Fragen ab. So bewerten Sie alle Bewerber am selben Maßstab statt nach Bauchgefühl.

Ein bewährter Gesprächsablauf

1. Ankommen: kurzer Small Talk, Getränk, Ablauf und Dauer erklären.
2. Betrieb vorstellen: Team, Aufgaben, Arbeitszeiten und was die Stelle besonders macht.
3. Werdegang: die Bewerberin erzählen lassen, gezielt nachfragen.
4. Kompetenzfragen: konkrete Situationen statt Selbsteinschätzungen abfragen.
5. Fragen der Bewerberin – die Qualität dieser Fragen sagt viel aus.
6. Abschluss: nächste Schritte und Zeitpunkt der Rückmeldung klar benennen.

Bessere Fragen stellen

Fragen nach der Vergangenheit sagen mehr voraus als hypothetische. Statt „Sind Sie teamfähig?“ (Antwort ist immer ja) fragen Sie nach echten Erfahrungen:

• „Erzählen Sie von einem stressigen Tag im HV/an der Anmeldung – wie sind Sie damit umgegangen?“
• „Wann gab es zuletzt Reibung im Team, und was war Ihr Beitrag zur Lösung?“
• „Was muss ein guter Dienstplan für Sie leisten?“
• „Was hat Ihnen an Ihrer letzten Stelle gefehlt?“

Diese Fragen sind unzulässig

Das AGG und das Persönlichkeitsrecht setzen Grenzen. Unzulässig – und im Zweifel folgenlos wahrheitswidrig beantwortbar – sind Fragen nach:

• Schwangerschaft und Familienplanung
• Krankheiten, sofern sie die konkrete Tätigkeit nicht dauerhaft unmöglich machen
• Religions-, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit
• Vermögensverhältnissen (Ausnahme: bei Positionen mit Kassen-/Finanzverantwortung eng begrenzt)

Zulässig ist dagegen alles, was für die Stelle sachlich relevant ist – etwa eine gültige Approbation, Berufserlaubnis, Impfnachweise nach dem Infektionsschutzgesetz oder die Bereitschaft zu Wochenend- und Notdiensten.

Das Gespräch als Aushängeschild nutzen

Bewerber bewerten Sie genauso, wie Sie sie. Ein pünktlicher Start, ehrliche Antworten auf kritische Fragen und ein aufgeräumter, wertschätzender Umgang wirken stärker als jede Hochglanzbroschüre. Zeigen Sie ruhig konkret, wie der Alltag organisiert ist – etwa wie der Dienstplan entsteht und wie Wünsche einfließen. Das schafft Vertrauen in die Planbarkeit der Stelle.

Fair vergleichen und entscheiden

Notieren Sie Ihre Eindrücke direkt nach jedem Gespräch anhand der vorab definierten Kriterien – am besten mit einer einfachen Bewertungsskala. Das schützt vor dem Fehler, die zuletzt gesehene Person am besten in Erinnerung zu haben. Beziehen Sie das Team ein, das später zusammenarbeiten muss, etwa durch ein kurzes Kennenlernen oder einen Schnuppertag. Und dann gilt: Wer überzeugt, sollte schnell ein Angebot bekommen – gute Bewerber sind selten lange verfügbar.