Betriebliche Altersvorsorge: Entgeltumwandlung & Pflicht-Zuschuss

Was ist Entgeltumwandlung – und was betriebliche Altersvorsorge?

Betriebliche Altersvorsorge (bAV) heißt: Der Betrieb baut für die Beschäftigten eine Zusatzrente auf. Finanziert wird sie entweder vom Arbeitgeber (arbeitgeberfinanziert) oder – der weit häufigere Fall – aus dem Bruttogehalt der Beschäftigten selbst. Diese Variante ist die Entgeltumwandlung: Ein Teil des künftigen Bruttolohns wird nicht ausgezahlt, sondern direkt in einen Vorsorgevertrag eingezahlt. Weil der Beitrag vom Brutto abgeht, sinken Steuer und Sozialabgaben – aus dem gleichen Nettoverzicht wird mehr Vorsorge.

Rechtlich gibt es fünf Durchführungswege: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage. Für eine Apotheke, Praxis oder einen ambulanten Pflegedienst ist die Direktversicherung fast immer der einfachste Weg – ein Versicherungsvertrag je Mitarbeiter:in, ohne eigene Rückstellungen oder Bilanzberührung. Welchen Anbieter und Tarif der Betrieb wählt, entscheidet grundsätzlich der Arbeitgeber.

Der Anspruch: Jede:r darf umwandeln (§ 1a BetrAVG)

Seit 2002 hat jede:r sozialversicherungspflichtig Beschäftigte nach § 1a BetrAVG einen Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung. Der Betrieb kann sie also nicht verweigern – er kann nur den Durchführungsweg bestimmen. Der Anspruch gilt unabhängig von der Betriebsgröße und auch für Teilzeitkräfte; selbst Minijobber:innen können umwandeln, sofern sie sozialversicherungspflichtig sind oder auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet haben. Bezugsgröße ist die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der allgemeinen Rentenversicherung: Bis zu 4 % dieser Grenze kann verlangt werden.

Die Doppel-Förderung: Steuer und Sozialabgaben 2026

Die Grenzen richten sich nach der jährlich steigenden BBG. 2026 liegt die BBG der Rentenversicherung bei 101.400 € im Jahr (8.450 € im Monat). Daraus ergeben sich zwei gestaffelte Freibeträge:

Bis 4 % der BBG spart man also Steuern und Sozialabgaben, zwischen 4 und 8 % nur noch Steuern. Für die meisten Beschäftigten in kleinen Gesundheitsbetrieben ist der erste Korridor der relevante: Er senkt spürbar Lohnsteuer und Beitragslast, ohne dass in der Ansparphase Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenbeiträge anfallen.

Der Pflicht-Zuschuss von 15 % – das betrifft jeden Betrieb

Weil der Arbeitgeber auf das umgewandelte Entgelt keine Sozialversicherungsbeiträge zahlt, spart er Geld – und dieser Vorteil ist seit dem Betriebsrentenstärkungsgesetz weiterzugeben. Nach § 1a Abs. 1a BetrAVG muss der Betrieb 15 % des umgewandelten Entgelts zusätzlich in den Vertrag einzahlen, soweit er durch die Umwandlung tatsächlich Sozialabgaben spart. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2019 für neue und seit dem 1. Januar 2022 für alle bestehenden Umwandlungsvereinbarungen – auch für Altverträge, die vorher ohne Zuschuss liefen.

• Höhe: 15 % des umgewandelten Betrags. Bei der vollen sozialabgabenfreien Umwandlung von 4.056 € im Jahr sind das bis zu 608,40 € Arbeitgeberzuschuss jährlich.
• Vereinfachung erlaubt: Der Betrieb darf pauschal 15 % zahlen, statt die tatsächliche Ersparnis spitz auszurechnen – das ist in der Praxis der übliche Weg.
• Ausnahme oben: Verdient jemand über der BBG, spart der Arbeitgeber insoweit keine Rentenversicherungsbeiträge – dann entfällt der Zuschuss anteilig. In kleinen Gesundheitsteams ist dieser Fall die Ausnahme.
• Ausnahme Tarif: Ein Tarifvertrag kann eine abweichende oder ausschließende Regelung treffen (§ 19 BetrAVG).

Was das für Apotheke, Praxis und Pflegedienst bedeutet

Zweierlei ist wichtig. Erstens rechtlich: Fragt eine Mitarbeiterin nach Entgeltumwandlung, muss der Betrieb sie ermöglichen und den 15-Prozent-Zuschuss leisten – Ignorieren ist keine Option und kann zu Nachzahlungsansprüchen führen. Zweitens strategisch: Gerade weil Fachkräfte knapp sind, ist eine gut erklärte oder sogar (über den Pflichtzuschuss hinaus) aufgestockte bAV ein vergleichsweise günstiges Bindungsinstrument – der Arbeitgeberzuschuss ist als Betriebsausgabe abziehbar und beim Beschäftigten steuer- und abgabenbegünstigt.

In der Lohnabrechnung schlägt sich die Umwandlung als Abzug vom Brutto nieder, der Zuschuss als zusätzlicher Arbeitgeberbeitrag. Beides muss sauber in die monatliche Abrechnung und in die Meldungen fließen – Fehler hier führen zu falschen SV-Meldungen. Vier Schritte halten die Einführung geordnet:

1. Durchführungsweg und Anbieter festlegen (im Kleinbetrieb meist eine Direktversicherung) und das Team informieren.
2. Umwandlungsbetrag je Person schriftlich vereinbaren – innerhalb der 4-%-Grenze, wenn Sozialabgabenfreiheit gewünscht ist.
3. Den 15-%-Zuschuss in die Kalkulation aufnehmen und pauschal auf jeden Umwandlungsbetrag anwenden.
4. Umwandlung und Zuschuss dauerhaft korrekt in Lohnabrechnung und SV-Meldung führen – idealerweise automatisiert über die Lohnschnittstelle.

Damit die Werte stimmen, müssen geleistete Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten sauber in die Lohnabrechnung kommen – die bAV-Umwandlung setzt auf diesem korrekten Brutto auf. Wer Dienstplan und Zeiterfassung in einem System führt und die Daten per Lohn-Export an DATEV & Co. übergibt, vermeidet Übertragungsfehler an genau der Stelle, an der Umwandlung und Zuschuss ansetzen. Im apotower-Vergleich liegt Aplano vorn: Planung, Stundenkonten und Zeiterfassung laufen in einer Web-App zusammen und lassen sich für die Lohnabrechnung exportieren.