Arbeitsvertrag & Nachweisgesetz: Pflichtangaben richtig dokumentieren

Was das Nachweisgesetz verlangt

Das Nachweisgesetz (NachwG) setzt eine EU-Richtlinie um und soll Beschäftigten Klarheit über ihre Arbeitsbedingungen geben. Es verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzuschreiben und der beschäftigten Person auszuhändigen. Der schriftliche Arbeitsvertrag selbst erfüllt diese Pflicht meist mit, wenn er alle Pflichtangaben enthält – ein separater Nachweis ist dann nicht nötig.

Die Pflichtangaben im Überblick

Zum verpflichtenden Katalog gehören unter anderem:

• Name und Anschrift beider Vertragsparteien
• Beginn (und bei Befristung das Ende bzw. die Dauer) des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort – oder der Hinweis, dass an wechselnden Orten gearbeitet wird
• kurze Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts, einschließlich Zuschlägen, Zulagen und Fälligkeit
• vereinbarte Arbeitszeit, Regelungen zu Schichten, Schichtrhythmus und Überstunden
• Dauer der Probezeit, Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen und das einzuhaltende Kündigungsverfahren (inklusive Klagefrist)
• Angaben zur betrieblichen Altersversorgung sowie anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen

Die Fristen: Tag 1, sieben Tage, ein Monat

Nicht alles muss sofort vorliegen. Das Gesetz staffelt die Nachweise:

1. Am ersten Arbeitstag: Name und Anschrift der Parteien, Zusammensetzung und Höhe des Entgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit.
2. Innerhalb von sieben Kalendertagen: Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort und die Tätigkeitsbeschreibung.
3. Innerhalb eines Monats: alle übrigen Angaben – etwa Urlaub, Kündigungsfristen und -verfahren, Probezeit, Überstunden und die betriebliche Altersversorgung.

Neu seit 2025: Textform statt Schriftform

Bis Ende 2024 musste der Nachweis eigenhändig unterschrieben auf Papier übergeben werden – ein Scan oder eine E-Mail genügten nicht. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz reicht seit dem 1. Januar 2025 die Textform nach § 126b BGB, also zum Beispiel eine E-Mail oder ein PDF. Voraussetzung: Das Dokument ist für die beschäftigte Person zugänglich, speicher- und ausdruckbar, und der Arbeitgeber kann den Zugang nachweisen. Für einige besonders missbrauchsanfällige Branchen (etwa Baugewerbe, Gaststätten oder Gebäudereinigung nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz) bleibt es bei der Papierform – Apotheke, Praxis und Pflege zählen nicht dazu und dürfen digital dokumentieren.

Bußgeld: bis zu 2.000 Euro pro Verstoß

Seit 2022 ist ein Verstoß gegen die Nachweispflicht eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann – und zwar je Verstoß, also grundsätzlich pro betroffenem Arbeitsverhältnis. Ordnungswidrig handelt, wer den Nachweis gar nicht, falsch, unvollständig, in der falschen Form oder zu spät erbringt. Bei mehreren neuen Verträgen summiert sich das schnell.

Worauf es in Apotheke, Praxis und Pflege ankommt

Weil in diesen Betrieben fast immer im Schicht- oder Wechseldienst gearbeitet wird, sind die Angaben zu Arbeitszeit, Schichtsystem und Schichtrhythmus besonders relevant – ebenso die Regelungen zu Überstunden und Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit. Wird ein bestehender Vertrag geändert (etwa das Gehalt oder die Wochenstunden), muss die Änderung spätestens am Tag ihres Wirksamwerdens schriftlich bzw. in Textform mitgeteilt werden.

Checkliste für die Praxis

1. Eine aktuelle Vertragsvorlage nutzen, die alle Pflichtangaben des NachwG abdeckt.
2. Die gestaffelten Fristen (Tag 1, sieben Tage, ein Monat) im Onboarding fest einplanen.
3. Den Nachweis in Textform übergeben und den Zugang dokumentieren (z. B. Empfangsbestätigung).
4. Vertragsänderungen sofort schriftlich nachziehen, nicht nur mündlich vereinbaren.
5. Alle Unterlagen zentral und DSGVO-konform in einer Personalakte aufbewahren.

Fazit

Der schriftliche Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen ist Pflicht, fristgebunden und bußgeldbewehrt – aber gut beherrschbar. Wer eine vollständige Vertragsvorlage verwendet, die Fristen ins Onboarding einbaut und seit 2025 die erlaubte Textform nutzt, erfüllt die Anforderungen ohne großen Aufwand und vermeidet Bußgelder von bis zu 2.000 Euro je Fall.